Receipt scanning with OCR

Photograph the receipt or invoice and the app reads the supplier, date, total, VAT and tax ID — no typing and no transcription errors.

Keying receipts in by hand is the most expensive and most error-prone part of the whole settlement process: transposed digits, VAT computed wrong, the same supplier spelled three different ways. The OCR engine in 4expenses reads the document from the photo and fills the expense report: supplier name, tax ID, date, document number, total, taxable base and VAT by rate. The employee only confirms. Anything that could not be read confidently is flagged for review, so no uncertain value slips silently into accounting.

Automatic extraction: supplier, tax ID, date, document number, total, base and VAT by rate.
Recognises Romanian fiscal receipts and invoices as PDF or image.
Low-confidence fields flagged, so human checking is targeted rather than blanket.
Batch import: upload several documents at once and get one report per document.
Invoices received by email pulled in without downloading and re-uploading.
Supplier normalisation: the same partner no longer appears in five spellings.
Duplicate detection on supplier + date + amount.
The original document stays attached as evidence of what was read.

De ce contează calitatea extragerii, nu doar existența OCR-ului

Un OCR care citește 80% din câmpuri corect nu economisește timp — creează muncă de verificare pentru fiecare document. Diferența o face tratarea explicită a incertitudinii: 4expenses nu doar completează câmpurile, ci marchează pe fiecare cât de sigur este rezultatul. Câmpurile sigure trec mai departe fără intervenție; cele nesigure sunt evidențiate și cer o confirmare de o secundă. Astfel efortul uman se concentrează exact acolo unde e necesar, în loc să se împrăștie pe recitirea întregului document.

TVA citit pe cote, nu ca o singură sumă

Un bon de la un magazin mixt conține de regulă produse cu cote diferite de TVA. Dacă sistemul extrage doar totalul, contabilul trebuie oricum să deschidă documentul. 4expenses citește defalcarea pe cote acolo unde bonul o afișează și o transmite mai departe în export, ceea ce scurtează sensibil munca de înregistrare și reduce erorile la deducerea TVA-ului.

Bonuri termice, fotografii strâmbe, lumină proastă

Documentele reale nu arată ca în demo. Bonurile termice se estompează, fotografiile sunt făcute în mașină sau pe o masă de restaurant, unele documente sunt mototolite. Aplicația corectează perspectiva, crește contrastul și decupează documentul din fundal înainte de citire. Când documentul este totuși ilizibil, angajatul primește imediat feedback să refacă fotografia — în momentul în care încă are bonul în mână, nu peste trei săptămâni.

Datele extrase, dar și documentul original

Extragerea automată nu înlocuiește documentul justificativ: imaginea originală rămâne atașată notei, cu data și ora încărcării. La un control sau la un audit intern se poate compara oricând valoarea înregistrată cu documentul de la care a pornit, iar istoricul arată dacă un câmp a fost corectat manual după citire, de cine și când.

Legal references

Legea nr. 82/1991 — Romanian Accounting Act, art. 6 (supporting document requirement)
OMFP nr. 2634/2015 — statutory financial-accounting documents
Legea nr. 227/2015 — Romanian Fiscal Code, title VII (VAT, conditions for deduction)
OUG nr. 28/1999 — electronic fiscal cash registers (mandatory receipt content)

Frequently asked questions

Ce documente poate citi motorul OCR?

Bonuri fiscale românești, facturi în format PDF sau imagine, chitanțe și tichete de transport. Pentru facturile primite electronic, datele sunt preluate din fișier, ceea ce dă cea mai bună acuratețe.

Ce se întâmplă dacă OCR-ul citește greșit o sumă?

Câmpurile cu încredere scăzută sunt marcate vizual și cer confirmare înainte ca nota să poată fi trimisă. Orice corecție manuală rămâne în istoricul notei, alături de valoarea citită inițial, astfel încât diferența să fie auditabilă.

Pot încărca mai multe bonuri deodată?

Da, importul în lot creează câte o notă separată pentru fiecare document recunoscut. E util pentru angajații care adună bonuri pe durata unei deplasări și le încarcă la întoarcere.

Datele de pe bonuri sunt prelucrate conform GDPR?

Documentele pot conține date personale, deci sunt tratate ca atare: acces pe roluri, jurnal de audit al accesărilor și politici de retenție configurabile pe tip de document.

Funcționează OCR-ul și pentru documente în altă limbă?

Da, pentru documentele uzuale din deplasările externe. Acuratețea este cea mai bună pe documentele românești și pe facturile structurate; pentru restul, câmpurile incerte sunt marcate pentru verificare.

Related resources

Online expense reports →The employee photographs the receipt as they pay, the app fills in the expense report, and approval and settlement start on their own — no Excel forms emailed around at month end.Corporate cards and reconciliation →Every company-card transaction finds its own receipt: automatic reconciliation shows instantly which payment is missing a supporting document and who has to upload it.Accounting export →The approved expense batch goes to accounting with everything the accountant needs: accounts, VAT by rate, cost centres, partners and the supporting documents attached.

See pricing Talk to a consultant