Ausgabenmanagement: Belege scannen und abrechnen

Mitarbeitende fotografieren den Beleg direkt beim Bezahlen. 4expenses liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, schickt die Abrechnung mit sichtbarem Budget in die Freigabe und übergibt der Buchhaltung einen Stapel, der nicht neu erfasst werden muss.

Beleg fotografiert, Felder automatisch erkannt
Freigabe-Workflows mit Budgets je Abteilung
Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschale berechnet
GoBD-konforme Übergabe an die Buchhaltung

Preise ansehen So funktioniert es

So funktioniert 4expenses, in drei Schritten

Vom Beleg in der Hand der Mitarbeitenden bis zum Stapel, den die Buchhaltung importiert — ohne eine einzige Tabelle dazwischen.

Beleg fotografieren

Die Mitarbeitenden fotografieren Beleg oder Rechnung direkt beim Bezahlen in der App. Die OCR liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, die Abrechnung füllt sich selbst.

Abrechnung wird freigegeben

Sie läuft automatisch zu den konfigurierten Freigebenden, abhängig von Betrag und Abteilung. Die freigebende Person sieht Beleg und Restbudget auf demselben Bildschirm.

Stapel geht in die Buchhaltung

Freigegebene Ausgaben werden mit Konten, Umsatzsteuer je Satz, Kostenstellen und angehängten Belegen exportiert. Die Erstattung läuft, der Vorschuss schließt sich automatisch.

Alles rund um die Firmenausgaben, in einer Plattform

4expenses bringt den gesamten Lebenslauf einer Ausgabe in ein einziges Dashboard — vom fotografierten Beleg über die Budgetfreigabe bis zum Buchhaltungsexport.

Erfassung und OCR

Belege und Rechnungen fotografiert, Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer werden automatisch ausgelesen.

Abrechnungen und Vorschüsse

Vorschüsse mit Abrechnungsfrist, überwachte Salden und ausgeglichene Differenzen.

Budgets und Freigaben

Limits je Abteilung und Projekt, mit mehrstufiger Freigabe abhängig vom Betrag.

Karten und Buchhaltungsexport

Kartenumsätze mit Belegen abgestimmt, Stapel mit angehängten Dokumenten exportiert.

Weniger Zeit für Verwaltung, mehr Kontrolle über das Geld.

Ihr Unternehmen

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142

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Verbrauchsmaterial3/10

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Verbinden Sie 4expenses mit den Tools Ihres Teams

4expenses steht nicht für sich allein. Laden Sie Belege per persönlichem Link pro Mitarbeiter vom Smartphone hoch, importieren Sie Firmenkarten-Transaktionen und gleichen Sie sie automatisch mit den Belegen ab, übergeben Sie den freigegebenen Stapel an 4invoices, archivieren Sie ihn in 4docs und exportieren Sie ihn als CSV, XML oder JSON für Ihre Buchhaltungssoftware. Freigabe-Erinnerungen gehen per SMS oder WhatsApp über 4notify raus — ganz ohne doppelte Eingabe. Mehr Details Für die Fakturierung selbst — Rechnungsstellung, E-Invoicing und Zahlungseingänge — nutzen Sie die Rechnungsplattform 4invoices, aus demselben 4b2b-Ökosystem, die ihre Daten nativ mit 4expenses teilt.

Kartentransaktionen-ImportBelege vom SmartphoneOCRAbgleich Karte ↔ Beleg4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSVXMLJSON

Häufige Fragen zu 4expenses

Antworten zu Reisekostenabrechnung, Belegerfassung per OCR, Vorschüssen, Verpflegungsmehraufwand und Buchhaltungsexport.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Inland?

28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 14 € bei mehr als 8 Stunden sowie am An- und Abreisetag (§ 9 Abs. 4a EStG). Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: 5,60 € für das Frühstück, je 11,20 € für Mittag- und Abendessen. 4expenses rechnet die Beträge nach den Sätzen, die Sie hinterlegen; Kürzung und Dreimonatsfrist prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, beim ersetzenden Scannen – Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation, die den Ablauf beschreibt (Referenz: BSI TR-03138 RESISCAN). GoBD Rz. 130 erlaubt ausdrücklich die mobile Erfassung per Smartphone, auch aus dem Ausland. Der digitale Beleg muss unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt sein.

Wie lange muss ich Reisekosten- und Spesenbelege aufbewahren?

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1.1.2025 eine Frist von 8 statt 10 Jahren (§ 147 AO i.V.m. § 14b UStG, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleiben bei 10 Jahren. Das DSGVO-Löschkonzept sollte auf die verkürzte Frist angepasst werden – im Archiv von 4expenses ist die Frist pro Belegart hinterlegt.

Wie funktioniert der Buchhaltungsexport?

Der freigegebene Stapel wird als CSV-, XML- oder JSON-Datei erzeugt, inklusive Kontierung, Kostenstelle und getrennter Umsatzsteuer. Beim Sperren des Stapels werden die Belege in 4docs archiviert. Ein DATEV-spezifisches Format gibt es nicht; der Steuerberater importiert die Datei in sein Programm.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Reisekosten?

Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht greift ab 1.1.2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1.1.2028 für alle. Zulässig sind Formate nach EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen. 4expenses liest XRechnung und ZUGFeRD aus und archiviert sie im Originalformat.

Wie rechne ich Fahrten mit dem privaten Pkw ab?

Für Dienstreisen gelten 0,30 €/km (0,20 €/km für andere motorbetriebene Fahrzeuge). Die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist dagegen eine Pendelfahrt und läuft über die Entfernungspauschale: 0,30 €/km, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 €/km. In 4expenses ist die erste Tätigkeitsstätte pro Mitarbeitendem hinterlegt, damit die Zuordnung nicht von Hand entschieden wird.

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