Správa výdajů a cestovních náhrad bez ztracených účtenek

Účtenky v peněžence, cestovní příkazy v Excelu a vyúčtování, které účetní urguje týden po uzávěrce. 4expenses sbírá doklady na jednom místě, hlídá zálohy a stravné, vede schvalování a předá data účetnímu. Sazby stravného a náhrad za km si zadáváte sami.

Účtenka vyfocená, údaje doplněné a zkontrolované
Schvalování s rozpočty podle oddělení
Stravné a náhrady za km počítané podle pravidel
Schválená dávka exportovaná rovnou do účetnictví

Zobrazit ceny Jak to funguje

Jak funguje 4expenses, ve třech krocích

Od účtenky v ruce zaměstnance po dávku, kterou importuje účetní — bez jediné tabulky mezi tím.

Vyfotíte účtenku

Zaměstnanec vyfotí účtenku nebo fakturu v aplikaci v okamžiku platby a zadá nebo zkontroluje dodavatele, datum, částku a DPH. Vyúčtování se sestaví z těchto údajů.

Vyúčtování se schválí

Automaticky se odešle schvalovatelům, které jste nastavili, podle částky a oddělení. Schvalovatel vidí doklad i zbývající rozpočet na jedné obrazovce.

Dávka jde do účetnictví

Schválené výdaje se exportují do CSV s účty, DPH podle sazeb, nákladovými středisky a přiloženými doklady. Zaměstnanec dostane proplacení a záloha se uzavře sama.

Vše o firemních výdajích na jedné platformě

4expenses přináší celý život výdaje do jednoho přehledu — od vyfocené účtenky přes schválení podle rozpočtu až po export do účetnictví.

Sběr dokladů

Účtenky a faktury vyfocené, dodavatel, datum, částka a DPH zadané a zkontrolované.

Vyúčtování a zálohy

Zálohy s lhůtou k vyúčtování, sledované zůstatky a vypořádané rozdíly.

Rozpočty a schvalování

Limity podle oddělení a projektu, s vícestupňovým schvalováním podle částky.

Karty a export do účetnictví

Platby spárované s doklady a dávka exportovaná s přiloženými dokumenty.

Méně času na administrativu, více kontroly nad penězi.

Vaše firma

● Live

142

Aktivní uživatelé

Nákladová střediska

Čerpání rozpočtu

Měsíční rozpočet

Cesty14/21

Spotřební materiál3/10

Zobrazit plány 4expenses

Ceny

Průhledné plány pro výdaje vašeho týmu

Začněte se základním plánem a rostěte s týmem. Žádné skryté poplatky, žádné dlouhodobé smlouvy — plán změníte kdykoli.

Start

€1/měsíc

5 uživatelů
1 firma
256 MB úložiště
100 e-mailů/měsíc

Vybrat plán

Plus

€2/měsíc

10 uživatelů
2 firem
1 GB úložiště
500 e-mailů/měsíc
Fakturace v ceně

Vybrat plán

Doporučeno

Pro

€4/měsíc

20 uživatelů
5 firem
5 GB úložiště
2 000 e-mailů/měsíc
Fakturace v ceně

Vybrat plán

Premium

€8/měsíc

40 uživatelů
25 firem
20 GB úložiště
10 000 e-mailů/měsíc
Fakturace v ceně

Vybrat plán

Zobrazit všechny podrobnosti a porovnat plány

Propojte 4expenses s nástroji, které váš tým už používá

4expenses nežije izolovaně. Nahrávejte doklady z telefonu přes osobní odkaz pro každého zaměstnance, importujte transakce firemních karet a automaticky je spárujte s doklady, odešlete schválenou dávku do 4invoices, archivujte ji v 4docs a exportujte ji jako CSV, XML nebo JSON do účetního programu. Připomínky schválení odcházejí přes SMS nebo WhatsApp pomocí 4notify — bez dvojího zadávání. Zobrazit podrobnosti Pro samotné fakturování — vystavování, elektronické faktury a inkaso — použijte fakturační platformu 4invoices, ze stejného ekosystému 4b2b, která s 4expenses nativně sdílí data.

Import transakcí z kartyDoklady z telefonuSchvalovací procesPárování karta ↔ doklad4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSVXMLJSON

Časté dotazy o 4expenses

Odpovědi o vyúčtování výdajů, fotografování účtenek, zálohách, cestovních náhradách a exportu do účetnictví.

Stačí vyfocená účtenka jako doklad?

U drobných výdajů může účtenka sloužit jako doklad, pokud obsahuje potřebné náležitosti a je součástí vyúčtování. Pro odpočet DPH obvykle potřebujete fakturu vystavenou na firmu. V 4expenses si pro každou kategorii nastavíte, zda stačí účtenka, nebo je faktura povinná; vyúčtování bez požadovaného dokladu nelze odeslat.

Musím papírovou účtenku dál uchovávat?

Záleží na tom, jak firma archivuje a co předpisy dovolují u digitalizovaných dokladů: kopie musí zůstat čitelná a nezměněná po celou dobu archivace. S účetní si ověřte, zda originál můžete zlikvidovat; do té doby je obraz v 4expenses pracovním dokladem, protože termopapír časem bledne.

Jak 4expenses zachází s cestovními náhradami a stravným?

Zaznamenáte cestu, dny, zálohu a částky za jednotlivé cesty a vyúčtování se shromáždí v jednom spisu. 4expenses neaplikuje automaticky české daňové limity: částky a pravidla nastavíte v konfiguraci firmy a kontroluje je vaše účetní.

Co se stane s platbou kartou, ke které chybí účtenka?

Zůstane v seznamu výjimek přiřazená držiteli karty, který dostává upomínky, dokud doklad nenahraje. Výdaj bez dokladu se špatně obhajuje před správcem daně, proto je vhodné ho uzavřít včas.

Může účetní data převzít, aniž by je znovu přepisovala?

Ano. Každá kategorie výdajů má účetní předkontaci, takže export do CSV už obsahuje účty, rozdělení DPH podle sazeb, nákladové středisko a přiložené doklady. Sloupce lze přizpůsobit účetnímu programu, který používáte.

Vydává 4expenses firemní karty?

Ne. Pracuje s kartami, které už máte u své banky, a stará se o párování, kontrolu a doložení. Vztah s bankou zůstává beze změny a mezera mezi výpisem a účtenkami se uzavře.

Zobrazit další dotazy

4expenses Partners

Partnerský program

Doporučte 4expenses svým partnerům a získávejte opakované provize za každou firmu, která zdigitalizuje správu výdajů.

Zaregistrujte se zdarma

Vytvořte si partnerský účet na 4expenses.net a okamžitě získáte svůj partnerský kód a jedinečný odkaz k doporučení.

Doporučujte firmám

Firmy, které doporučíte, si předplatí 4expenses pomocí vašeho kódu nebo odkazu.

Vydělávejte provize

Dostáváte opakovanou provizi 10–30 % z každé platby klientů, kteří použili váš kód, měsíc co měsíc.

Stát se partnerem