Slik fører du utlegg og reiseregninger i fire steg

Fotografer bilaget, registrer beløp og mva, og la lederen godkjenne. Når perioden er ferdig, eksporterer du utleggene som CSV til regnskapet.

Bilaget fotografert, feltene fylles inn og kontrolleres
Godkjenningsflyt med budsjett per avdeling
Diett og kilometergodtgjørelse beregnet etter reglene dine
Godkjent pakke eksportert direkte til regnskapet

Se abonnementene Slik fungerer det

Slik fungerer 4expenses i tre steg

Fra kvitteringen i den ansattes hånd til pakken regnskapsføreren importerer, uten et eneste regneark underveis.

Fotografer kvitteringen

Den ansatte fotograferer kvitteringen eller fakturaen i appen med en gang betalingen er gjort, og fyller inn leverandør, dato, beløp og mva. Utleggsrapporten settes sammen av disse opplysningene.

Utlegget godkjennes

Rapporten sendes automatisk til godkjennerne du har satt opp, basert på beløp og avdeling. Godkjenneren ser bilaget og det gjenværende budsjettet på samme skjerm.

Pakken går til regnskapet

Godkjente utlegg eksporteres med kontoer, mva per sats, kostnadssteder og bilagene festet til. Den ansatte får utbetalingen, og forskuddet avregnes.

Alle selskapets utgifter på én plattform

4expenses samler hele livssyklusen til et utlegg i ett dashbord: fra fotografert kvittering til godkjenning mot budsjett og eksport til regnskapet.

Registrering av kvitteringer

Kvitteringer og fakturaer fotograferes, og leverandør, dato, beløp og mva fylles inn og kontrolleres.

Forskudd og avregning

Forskudd med frist for avregning, saldoer under oppfølging og avvik som blir utlignet.

Budsjett og godkjenninger

Grenser per avdeling og prosjekt, med godkjenning på flere nivåer etter beløp.

Kort og eksport til regnskapet

Korttransaksjoner avstemmes mot kvitteringer, og en godkjent pakke eksporteres med bilagene vedlagt.

Mindre tid på administrasjon, mer kontroll over pengene.

Ditt selskap

● Live

142

Aktive brukere

Kostnadssteder

Budsjett brukt

Månedsbudsjett

Reiser14/21

Forbruksmateriell3/10

Se 4expenses-abonnementene

Abonnement

Oversiktlige planer for utgiftene i teamet ditt

Start med en grunnplan og utvid etter hvert som teamet vokser. Ingen skjulte kostnader, ingen langsiktige avtaler. Bytt plan når du vil.

Start

€1/måned

5 utilizatori
1 societate
256 MB stocare
100 e-mailuri/lună

Velg plan

Plus

€2/måned

10 utilizatori
2 societăți
1 GB stocare
500 e-mailuri/lună
Facturare inclusă

Velg plan

Anbefalt

Pro

€4/måned

20 utilizatori
5 societăți
5 GB stocare
2.000 e-mailuri/lună
Facturare inclusă

Velg plan

Premium

€8/måned

40 utilizatori
25 societăți
20 GB stocare
10.000 e-mailuri/lună
Facturare inclusă

Velg plan

Se alle detaljer og sammenlign planene

Koble 4expenses til verktøyene teamet ditt allerede bruker

4expenses står ikke alene. Last opp kvitteringer fra telefonen via en personlig lenke for hver ansatt, importer transaksjoner fra firmakort og koble dem automatisk til bilagene, send den godkjente pakken til 4invoices, arkiver den i 4docs og eksporter den som CSV til regnskapsprogrammet. Påminnelser om godkjenning sendes per SMS eller WhatsApp via 4notify, uten dobbeltregistrering. Se detaljer For selve faktureringen, altså utstedelse, e-faktura og innkreving, bruk faktureringsplattformen 4invoices, som er en del av det samme 4b2b-økosystemet og deler data direkte med 4expenses.

Import av kortransaksjonerKvitteringer fra telefonenKobling kort ↔ kvittering4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSV

Vanlige spørsmål om 4expenses

Svar om utlegg og reiseregninger, fotografering av kvitteringer, forskudd, diett og eksport til regnskapet.

Er et fotografert kvitteringsbilag nok som dokumentasjon?

For små beløp kan en kassakvittering være dokumentasjon, så lenge den har opplysningene bokføringsregelverket krever og følger med utleggsrapporten. For å trekke fra inngående mva trenger du normalt en faktura stilt til selskapet med organisasjonsnummer. I 4expenses setter du per kategori om kvittering er nok eller om faktura er påkrevd, og en rapport kan ikke sendes uten dokumentet som kreves.

Må jeg beholde papirkvitteringen?

Det avhenger av hvordan bilagene oppbevares. Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i 5 år etter utgangen av regnskapsåret. Digital lagring er tillatt når bildet er lesbart og ikke kan endres i hele perioden, men kontroller rutinen med regnskapsføreren før du kasserer originaler. 4expenses lagrer bildet med registreringsdato og godkjenningshistorikk.

Hvordan beregnes diett, og når blir den skattepliktig?

Diett som ligger innenfor Skatteetatens satser for kost og overnatting er normalt skattefri. 4expenses teller dagene, bruker satsene du har lagt inn for selskapet og markerer beløp som overstiger dem før utbetaling. Gjeldende satser og den skattemessige behandlingen avklarer du med regnskapsføreren.

Hva skjer med en kortbetaling som aldri får kvittering?

Den blir liggende på unntakslisten, knyttet til kortholderen, som får påminnelser til dokumentet er lastet opp. En betaling uten dokumentasjon er ikke bare et administrativt problem: uten bilag kan kostnaden bli ansett som privat, og i verste fall som en skattepliktig fordel for den ansatte.

Kan regnskapsføreren importere dataene uten å taste dem inn på nytt?

Ja. Hver utleggskategori har et kontooppsett, så eksporten inneholder allerede kontoene, mva-fordelingen per sats, leverandøren med organisasjonsnummer og kostnadsstedet, med bilagene festet til de riktige linjene. Eksporten gjøres som CSV-fil.

Utsteder 4expenses firmakort?

Nei. Tjenesten bruker kortene du allerede har fra banken, og hjelper deg med avstemming, kontroll og dokumentasjon. Bankforholdet ditt påvirkes ikke.

Se flere spørsmål

4expenses Partners

Partnerprogram

Anbefal 4expenses til partnerne dine og tjen tilbakevendende provisjon for hvert selskap som digitaliserer utleggshåndteringen.

Meld deg på gratis

Opprett affiliatkontoen din på 4expenses.net, så får du umiddelbart affiliatkoden din og en unik henvisningslenke.

Anbefal til selskaper

Selskapene du anbefaler, abonnerer på 4expenses med koden eller lenken din.

Tjen provisjon

Du får en tilbakevendende provisjon på 10–30 % av hver betaling fra kunder som har brukt koden din, måned etter måned.

Bli affiliat