Gestione delle spese aziendali: note spese e scontrini

I dipendenti fotografano lo scontrino al momento del pagamento e verificano fornitore, data, importo e IVA. 4expenses manda la nota spese in approvazione con il budget sotto gli occhi e consegna alla contabilità un lotto che non va ridigitato.

Scontrino fotografato, campi compilati e verificati
Flussi di approvazione con budget per reparto
Indennità di trasferta e rimborsi chilometrici calcolati
Tracciabilità dei pagamenti su vitto, alloggio e trasporti

Vedi i prezzi Come funziona

Come funziona 4expenses, in tre passaggi

Dallo scontrino in mano al dipendente fino al lotto importato dal commercialista — senza un solo foglio di calcolo in mezzo.

Fotografi lo scontrino

Il dipendente fotografa lo scontrino o la fattura dall'app, nel momento del pagamento, e inserisce o controlla fornitore, data, importo e IVA. La nota spese si compone con questi dati.

La nota va in approvazione

La nota raggiunge automaticamente gli approvatori configurati, in base a importo e reparto. L'approvatore vede il giustificativo e il budget residuo sulla stessa schermata.

Il lotto va in contabilità

Le spese approvate si esportano con conti, IVA per aliquota, centri di costo e i documenti allegati. Il dipendente riceve il rimborso e l'anticipo si chiude da solo.

Tutte le spese aziendali, in un'unica piattaforma

4expenses porta l'intero ciclo di una spesa in un'unica dashboard — dallo scontrino fotografato all'approvazione sul budget fino all'esportazione contabile.

Acquisizione dei giustificativi

Scontrini e fatture fotografati, con fornitore, data, importo e IVA inseriti e verificati.

Rimborsi e anticipi

Anticipi con termine di rendicontazione, saldi monitorati e differenze regolarizzate.

Budget e approvazioni

Limiti per reparto e commessa, con approvazione a livelli in base all'importo.

Carte e esportazione contabile

Movimenti riconciliati con i giustificativi e lotto esportato con i documenti allegati.

Meno tempo in amministrazione, più controllo sulla spesa.

La tua azienda

● Live

142

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Budget utilizzato

Budget mensile

Trasferte14/21

Materiali di consumo3/10

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Collega 4expenses agli strumenti del tuo team

4expenses non vive isolato. Carica gli scontrini dal telefono tramite un link personale per ogni dipendente, importa le transazioni delle carte aziendali e abbinale automaticamente ai giustificativi, invia il lotto approvato a 4invoices, archivialo in 4docs ed esportalo in CSV, XML o JSON per il tuo software di contabilità. I promemoria di approvazione partono via SMS o WhatsApp con 4notify — senza doppia immissione. Vedi dettagli Per la fatturazione in sé — emissione, fatturazione elettronica e incassi — usa la piattaforma di fatturazione 4invoices, dello stesso ecosistema 4b2b, che condivide nativamente i dati con 4expenses.

Import transazioni cartaScontrini dal telefonoFlusso di approvazioneAbbinamento carta ↔ giustificativo4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSVXMLJSON

Domande frequenti su 4expenses

Risposte su note spese, fotografia degli scontrini, anticipi, indennità di trasferta ed esportazione contabile.

Cosa deve contenere una nota spese per essere valida in Italia?

Deve indicare il dipendente, la data e la destinazione della trasferta, la causale, l'elenco analitico delle spese con importo e aliquota IVA, e va accompagnata dai giustificativi: scontrino parlante o documento commerciale, ricevuta fiscale, fattura elettronica. Va firmata o approvata dal responsabile e conservata dieci anni. Dal 2025, per vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC in trasferte italiane, deve risultare anche il mezzo di pagamento tracciabile usato.

Le spese di trasferta pagate in contanti sono ancora deducibili?

No, se riguardano vitto, alloggio, viaggio o trasporto non di linea sostenuti in trasferte nel territorio italiano. La L. 207/2024 (commi 81-83), come modificata dal DL 84/2025 convertito in L. 108/2025, richiede il pagamento tracciabile: senza, il rimborso diventa imponibile per il dipendente e indeducibile per l'impresa, anche ai fini IRAP. Le trasferte all'estero restano escluse dall'obbligo.

Si può detrarre l'IVA di hotel e ristoranti con lo scontrino?

No. L'art. 19-bis1 lett. e) del DPR 633/1972 consente la detrazione solo con fattura elettronica intestata all'azienda. Lo scontrino e il documento commerciale documentano il costo ma non danno diritto alla detrazione IVA. Se i fruitori del servizio non coincidono con il soggetto IVA, i nominativi vanno indicati in fattura o in una nota allegata.

A quanto ammonta l'indennità di trasferta esente?

Per trasferte fuori dal territorio comunale l'art. 51 comma 5 TUIR prevede 46,48 € al giorno in Italia e 77,47 € all'estero. L'importo si riduce di un terzo (30,99 € e 51,65 €) se l'azienda rimborsa a parte il vitto oppure l'alloggio, e di due terzi (15,49 € e 25,82 €) se li rimborsa entrambi. Le trasferte nel comune sede di lavoro sono interamente imponibili, salvo le spese di trasporto documentate dal vettore. Il CCNL applicato può prevedere massimali più favorevoli.

Si possono distruggere gli scontrini originali dopo la digitalizzazione?

Sì, se la scansione confluisce in conservazione sostitutiva a norma. Secondo la risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 96/E/2017 e le risposte a interpello nn. 403/2019 e 417/2019, scontrini e ricevute analogiche sono documenti non unici e possono essere distrutti senza l'intervento di un pubblico ufficiale. Servono però responsabile della conservazione, marca temporale e pacchetti di archiviazione conformi alle Linee Guida AgID e al DM MEF 17/06/2014.

Quanto costa un software note spese e come si integra con il gestionale?

4expenses.net si paga a canone mensile per utente attivo, senza costi di attivazione e con l'esportazione contabile inclusa in tutti i piani. Il collegamento con la contabilità passa dall'esportazione del tracciato contabile verso il gestionale o lo studio del commercialista, e dall'importazione manuale dell'estratto delle carte aziendali e prepagate, abbinato agli scontrini.

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