The approved expense batch goes to accounting with everything the accountant needs: accounts, VAT by rate, cost centres, partners and the supporting documents attached.
The gap between the expense app and the accounting system is usually where the whole time saving is lost: someone re-keys the amounts, hunts for the documents and fixes suppliers spelled inconsistently. 4expenses closes that gap. Each expense category carries an accounting scheme, so the export already contains the accounts, the VAT split by rate, the partner identified by tax ID and the cost centre or project allocation. Supporting documents travel with the data, linked to the matching line. The accountant receives a verifiable batch, not a file to retype.
Dacă tratamentul contabil se decide abia la înregistrare, fiecare document devine o mică analiză. Când categoria de cheltuială poartă cu ea schema contabilă — conturile, tratamentul TVA, caracterul deductibil sau nedeductibil — decizia se ia o singură dată, la configurare, și se aplică apoi consecvent la mii de documente. Cazurile speciale rămân posibile, dar sunt excepții marcate, nu regula tăcută.
Două situații produc majoritatea corecțiilor: bonurile cu produse pe cote diferite de TVA și cheltuielile cu vehicule, unde deducerea este limitată la 50% dacă utilizarea nu este exclusiv în scop de business (art. 298 din Codul fiscal). 4expenses transmite defalcarea pe cote acolo unde documentul o conține și marchează explicit cheltuielile cu deductibilitate limitată, astfel încât contabilul să nu fie nevoit să deschidă fiecare document pentru a decide.
Un export care conține doar cifre obligă la o a doua căutare, prin e-mailuri sau foldere, atunci când apare o verificare. Aici documentele merg împreună cu rândurile pe care le justifică, iar legătura rămâne trasabilă în ambele sensuri: de la înregistrare la document și invers. Este exact ce se cere la un control sau la un audit — corespondența dintre înregistrare și justificativ, demonstrată, nu reconstituită.
Cheltuielile aprobate pot fi trimise mai departe către soluțiile de facturare și de contabilitate din ecosistemul 4b2b, sau exportate într-un format structurat pentru orice alt program. Pentru firmele care lucrează pe proiecte, alocarea pe proiect poate fi corelată cu evidența de proiect, astfel încât costul real al unui proiect să includă și cheltuielile mărunte, nu doar facturile mari.
Într-un format structurat, importabil în programele de contabilitate uzuale, care conține conturile, defalcarea TVA, partenerii și alocările pe centre de cost. Documentele justificative sunt incluse și legate de rândurile corespunzătoare.
Perioadele deja exportate pot fi blocate, pentru a preveni dubla înregistrare. Registrul exporturilor arată ce lot a fost trimis, când și de către cine.
Prin schema contabilă a categoriei, definită la configurare. Cheltuielile cu deductibilitate limitată — de exemplu cele cu vehiculele — sunt marcate explicit în export.
Da, prin exportul structurat. Pentru soluțiile din ecosistemul 4b2b, transferul se face direct, fără fișier intermediar.
Da, printr-un rol dedicat care vede loturile aprobate și documentele justificative, fără acces la restul datelor din aplicație.
