Online expense reports

The employee photographs the receipt as they pay, the app fills in the expense report, and approval and settlement start on their own — no Excel forms emailed around at month end.

Paper or spreadsheet expense reports always produce the same three problems: receipts lost before month end, amounts keyed in wrong, and a pile that reaches accounting two weeks late. 4expenses moves the expense report into the employee’s phone: they photograph the receipt right after paying, the app extracts the supplier, date, amount and VAT, and the expense lands on the right project or cost centre. The report follows the approval flow you configured, and once approved the amount to reimburse is already calculated. Finance sees spending as it happens, not at close.

Created on the phone in seconds: photograph the receipt, the rest of the fields fill themselves in.
Configurable expense categories (travel, accommodation, meals, entertainment, supplies, fuel).
Allocation to cost centre, project, client or department, with per-employee defaults.
Expense policy enforced at creation: category caps, over-limit warnings, mandatory fields.
Automatic duplicate detection when the same receipt is uploaded twice.
Foreign-currency expenses converted at the BNR rate of the document date.
Full per-employee history: what was spent, approved, reimbursed and when.
Multiple attachments on one report: fiscal receipt, invoice, contract, proof of payment.

Ce trebuie să conțină o notă de cheltuieli ca să fie document valid

Legea contabilității nr. 82/1991 cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată în momentul efectuării ei într-un document justificativ. Pentru o cheltuială făcută de un angajat, asta înseamnă documentul primar (bon fiscal, factură, tichet de transport) plus decontul care îl însoțește, întocmit conform OMFP nr. 2634/2015. 4expenses construiește nota cu toate elementele cerute — data, natura cheltuielii, suma, TVA-ul, persoana care a efectuat plata, scopul de business — și păstrează imaginea documentului primar atașată permanent, astfel încât nota să nu poată exista fără justificativul ei.

Politici de cheltuieli aplicate înainte de cheltuială, nu după

Cele mai multe conflicte pe deconturi apar pentru că regula devine vizibilă abia la respingere. În 4expenses politicile sunt aplicate în momentul creării notei: dacă plafonul pentru masă e depășit, angajatul vede avertizarea pe loc și poate adăuga justificarea; dacă o categorie cere obligatoriu factură pe firmă, nota nu poate fi trimisă doar cu bon. Poți defini plafoane diferite pe rol, departament sau țară de deplasare, iar excepțiile rămân posibile — dar devin explicite, aprobate de cineva anume și trasabile.

Deductibilitatea începe de la nota corect completată

O cheltuială este deductibilă la calculul impozitului pe profit doar dacă e efectuată în scopul desfășurării activității economice (art. 25 din Codul fiscal), iar unele categorii au reguli proprii: protocolul are plafon, combustibilul pentru vehiculele care nu sunt folosite exclusiv în scop de business are TVA deductibil limitat la 50% (art. 298 din Codul fiscal). Pentru că 4expenses cere de la început categoria, scopul și alocarea pe proiect, contabilul primește o notă din care rezultă tratamentul fiscal — nu un rând ambiguu pe care trebuie să-l clarifice prin e-mail.

Închiderea lunii fără vânătoare de bonuri

Pentru că notele intră continuu, nu în ultima zi, financiarul poate urmări cheltuielile în timp real și poate trimite memento-uri automate angajaților care au bonuri neîncărcate. La închidere, în loc să adune plicuri, exportă lotul aprobat direct în contabilitate. Efectul practic măsurabil: cheltuielile lunii sunt cunoscute în primele zile după închidere, nu după ce ultimul decont ajunge fizic la sediu.

Legal references

Legea nr. 82/1991 — Romanian Accounting Act, art. 6 (supporting document requirement)
OMFP nr. 2634/2015 — statutory financial-accounting documents (expense report, travel order)
Legea nr. 227/2015 — Romanian Fiscal Code, art. 25 (deductible expenses), art. 298 (VAT on vehicles)
Regulation (EU) 2016/679 — GDPR (personal data contained in uploaded documents)

Frequently asked questions

Bonul fiscal fotografiat este suficient ca document justificativ?

Pentru cheltuieli mici, bonul fiscal poate fi document justificativ dacă are elementele cerute și este însoțit de decontul de cheltuieli. Pentru a deduce TVA-ul ai nevoie de factură pe firmă. 4expenses îți permite să configurezi per categorie dacă bonul e suficient sau dacă factura e obligatorie, iar nota nu poate fi trimisă fără documentul cerut.

Trebuie să păstrez și bonul pe hârtie după ce l-am fotografiat?

Da, arhivarea documentelor financiar-contabile rămâne o obligație a firmei, iar bonurile termice se decolorează. Practica recomandată e să păstrezi originalul conform politicii tale de arhivare și să folosești imaginea din 4expenses ca document de lucru și dovadă a conținutului la data încărcării.

Cum sunt tratate cheltuielile în valută?

Nota reține valuta și suma originală, iar conversia se face la cursul BNR din data documentului, exact cum cere reglementarea contabilă. Poți vedea în orice moment atât suma în valută, cât și echivalentul în lei folosit la înregistrare.

Ce se întâmplă dacă un angajat încarcă același bon de două ori?

Aplicația compară furnizorul, data și suma extrase prin OCR și semnalează nota ca posibil duplicat înainte de aprobare. Aprobatorul vede ambele note alăturate și decide, astfel încât aceeași cheltuială să nu fie decontată de două ori.

Angajații fără telefon de serviciu pot folosi aplicația?

Da. Nota poate fi creată și din browser, de pe orice dispozitiv, iar documentul poate fi încărcat ca fișier (PDF sau imagine) primit prin e-mail de la furnizor.

Related resources

Receipt scanning with OCR →Photograph the receipt or invoice and the app reads the supplier, date, total, VAT and tax ID — no typing and no transcription errors.Expense budgets and approval flows →Set limits by department, project and category, define who approves and up to what amount, and watch budget consumption in real time as expenses come in.Accounting export →The approved expense batch goes to accounting with everything the accountant needs: accounts, VAT by rate, cost centres, partners and the supporting documents attached.

Leave spreadsheet expense reports behind

Start with one small team, watch a full month of expenses collected from phones, then roll it out company-wide.

See pricing Talk to a consultant