Belege in der Schublade, Spesenabrechnung seit Wochen offen?

Ein Taxibeleg im Sakko, ein Tankbeleg als Handy-Foto, die Kilometer aus dem Gedächtnis: So sieht die Reisekostenabrechnung am Monatsende aus. 4expenses bringt Belege, Fahrten und Vorschüsse in eine Abrechnung, die Sie zur Freigabe weitergeben und als CSV exportieren.

Beleg fotografiert, Felder automatisch erkannt
Freigabe-Workflows mit Budgets je Abteilung
Taggeld und Kilometergeld nach Ihren hinterlegten Regeln
CSV-Export für Ihren Steuerberater

Preise ansehen So funktioniert es

So funktioniert 4expenses in drei Schritten

Vom Beleg bis zum Export für den Steuerberater, ohne Tabelle dazwischen.

Beleg fotografieren

Die Mitarbeitenden fotografieren den Beleg direkt beim Bezahlen in der App. Die OCR liest Lieferant, Datum, Betrag und USt. aus, Sie prüfen die Angaben in einem Schritt.

Abrechnung wird freigegeben

Die Abrechnung geht an die festgelegten Freigebenden. Sie sehen Beleg und verbleibendes Budget auf einer Ansicht.

Export an den Steuerberater

Freigegebene Ausgaben werden als CSV exportiert, mit Konten, USt.-Sätzen, Kostenstellen und angehängten Belegen.

Alles rund um die Firmenausgaben, in einer Plattform

4expenses bringt den gesamten Lebenslauf einer Ausgabe in ein einziges Dashboard — vom fotografierten Beleg über die Budgetfreigabe bis zum Buchhaltungsexport.

Erfassung und OCR

Belege und Rechnungen fotografiert, Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer werden automatisch ausgelesen.

Abrechnungen und Vorschüsse

Vorschüsse mit Abrechnungsfrist, überwachte Salden und ausgeglichene Differenzen.

Budgets und Freigaben

Limits je Abteilung und Projekt, mit mehrstufiger Freigabe abhängig vom Betrag.

Karten und Buchhaltungsexport

Kartenumsätze mit Belegen abgestimmt, Stapel mit angehängten Dokumenten exportiert.

Weniger Zeit für Verwaltung, mehr Kontrolle über das Geld.

Ihr Unternehmen

● Live

142

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Kostenstellen

Budget verbraucht

Monatsbudget

Reisen14/21

Verbrauchsmaterial3/10

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Verbinden Sie 4expenses mit den Tools Ihres Teams

4expenses arbeitet mit dem Rest des 4b2b-Ökosystems: abgeschlossene Stapel werden in 4docs archiviert, und die Freigaben lassen sich als CSV an Ihren Steuerberater übergeben. Mehr Details Für die Fakturierung selbst — Rechnungsstellung, E-Invoicing und Zahlungseingänge — nutzen Sie die Rechnungsplattform 4invoices, aus demselben 4b2b-Ökosystem, die ihre Daten nativ mit 4expenses teilt.

Belege vom SmartphoneOCRFreigabe mit Budget4docsCSV-Export

Häufige Fragen zur Spesenabrechnung in Österreich

Antworten zu Belegen, Aufbewahrung, Taggeld, Kilometergeld und dem Export für Ihren Steuerberater.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Buchhaltungsunterlagen sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege während der gesamten Frist lesbar und unveränderbar bleiben. 4expenses speichert jeden Beleg mit Erfassungsdatum und Freigabeverlauf.

Kann ich den Papierbeleg nach dem Scannen wegwerfen?

Das kann zulässig sein, wenn der Scan die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung erfüllt. Entscheidend sind Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Dokumentation des Ablaufs. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Originale vernichten.

Reicht ein Kassenbon als Nachweis?

Für viele Ausgaben ja. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie aber eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Angaben nach dem UStG. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten erleichterte Anforderungen. 4expenses schlägt Betrag und Steuersatz vor, die Prüfung erfolgt vor der Freigabe.

Wie rechne ich Taggeld und Kilometergeld ab?

Taggeld richtet sich nach den gesetzlichen Sätzen, Kilometergeld nach dem amtlichen Satz für den privaten Pkw. 4expenses rechnet nach den Regeln, die Sie je Kategorie hinterlegen, und weist Abweichungen zur Prüfung aus. Die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Kann mein Steuerberater direkt weiterarbeiten?

Ja. Der freigegebene Stapel lässt sich als CSV exportieren, mit Konten, USt.-Sätzen, Kostenstellen und angehängten Belegen. Den Import in Ihr Buchhaltungsprogramm richtet Ihr Steuerberater ein.

Stellt 4expenses Firmenkarten aus?

Nein. 4expenses arbeitet mit den Karten, die Ihre Bank bereits ausgibt. Es gibt keine Live-Anbindung an Ihre Bank: Sie laden eine Kontoauszugsdatei hoch, und die Belege werden den Umsätzen zugeordnet.

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