Utläggshantering och reseräkning för svenska företag

Fota kvittot, kontrollera belopp, moms och datum, skicka till attest och exportera underlaget som CSV till bokföringen. 4expenses samlar utlägg, reseräkningar, förskott och företagskort på ett ställe. Svenska skatteregler som traktamente, måltidsavdrag och milersättning räknar du själv.

Kvittot fotograferas, fälten fylls i och kontrolleras
Attestflöden med budget per avdelning
Traktamente och milersättning följer dina regler
Attesterat underlag exporteras som CSV till bokföringen

Se priser Så fungerar det

Så fungerar 4expenses, i tre steg

Från kvittot i den anställdes hand till underlaget som redovisningen importerar — utan ett enda kalkylblad emellan.

Fota kvittot

Den anställde fotograferar kvittot eller fakturan i appen när betalningen sker och anger eller kontrollerar leverantör, datum, belopp och moms. Utläggsrapporten byggs upp av dessa uppgifter.

Utlägget attesteras

Det skickas automatiskt vidare till de attestanter ni har ställt in, efter belopp och avdelning. Attestanten ser kvittot och återstående budget i samma vy.

Underlaget går till bokföringen

Attesterade utlägg exporteras som CSV med konton, moms per momssats, kostnadsställen och bifogade underlag. Den anställde får pengarna tillbaka och förskottet stängs av sig självt.

Allt om företagets utgifter, på en plattform

4expenses samlar hela livscykeln för ett utlägg i en enda översikt — från det fotade kvittot till attest mot budget och bokföringsexport.

Fotografering av kvitton

Kvitton och fakturor fotograferas, och leverantör, datum, belopp och moms fylls i och kontrolleras.

Reseräkningar och förskott

Förskott med tidsfrist för redovisning, saldon som följs upp och differenser som regleras.

Budgetar och attest

Gränser per avdelning och projekt, med attest i flera steg beroende på belopp.

Kort och bokföringsexport

Korttransaktioner som stäms av mot kvitton och ett underlag som exporteras med bifogade dokument.

Mindre tid på administration, mer kontroll över pengarna.

Ditt företag

● Live

142

Aktiva användare

Kostnadsställen

Förbrukad budget

Månadsbudget

Resor14/21

Förbrukningsmaterial3/10

Se abonnemangen för 4expenses

Priser

Tydliga abonnemang för teamets utlägg

Börja med ett basabonnemang och växa i takt med teamet. Inga dolda avgifter, inga långa bindningstider — byt abonnemang när du vill.

Start

€1/månad

5 användare
1 företag
256 MB lagring
100 e-postmeddelanden/månad

Välj abonnemang

Plus

€2/månad

10 användare
2 företag
1 GB lagring
500 e-postmeddelanden/månad
Fakturering ingår

Välj abonnemang

Rekommenderas

Pro

€4/månad

20 användare
5 företag
5 GB lagring
2 000 e-postmeddelanden/månad
Fakturering ingår

Välj abonnemang

Premium

€8/månad

40 användare
25 företag
20 GB lagring
10 000 e-postmeddelanden/månad
Fakturering ingår

Välj abonnemang

Se alla detaljer och jämför abonnemangen

Koppla 4expenses till de verktyg som teamet redan använder

4expenses lever inte isolerat. Ladda upp kvitton från mobilen via en personlig länk för varje anställd, importera företagskortets transaktioner och matcha dem automatiskt mot kvittona, skicka det attesterade underlaget till 4invoices, arkivera det i 4docs och exportera det som CSV, XML eller JSON till bokföringsprogrammet. Attestpåminnelser skickas via SMS eller WhatsApp med 4notify — utan dubbelregistrering. Visa detaljer För själva faktureringen — utfärdande, e-fakturering och inbetalningar — använd faktureringsplattformen 4invoices, från samma 4b2b-ekosystem, som delar data direkt med 4expenses.

Import av korttransaktionerKvitton från mobilenAttestflödeMatchning kort ↔ kvitto4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSVXMLJSON

Vanliga frågor om 4expenses

Svar om utläggsrapporter, fotografering av kvitton, förskott, reseräkning, traktamente och bokföringsexport.

Hur länge måste företaget spara kvitton och underlag?

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller även underlag för utlägg och reseräkningar. 4expenses sparar det skannade kvittot tillsammans med utlägget, så att det går att hitta vid en granskning.

Kan jag slänga pappersoriginalet när kvittot är skannat?

Det beror på hur företaget arkiverar och vilka krav bokföringslagen ställer på digitalt arkiverade underlag. Underlaget ska kunna återges läsbart och oförändrat under hela arkiveringstiden. Spara därför originalet tills ni stämt av saken med er redovisningskonsult.

Vad händer om en anställd lägger ut pengar utan att lämna kvitto?

Ett utlägg utan underlag går inte att styrka som en avdragsgill kostnad, och i värsta fall nekar Skatteverket avdraget. I 4expenses markeras utlägget som ofullständigt och den anställde får en påminnelse tills kvittot är uppladdat.

Hur hanteras körning med egen bil i tjänsten?

Skattefri milersättning förutsätter en körjournal med datum, ärende, sträcka och antal kilometer. Skatteverket anger 25 kr per mil för privat bil, och för förmånsbil gäller lägre belopp som beror på drivmedel. 4expenses samlar körningen i en och samma reseräkning och räknar enligt de belopp företaget har ställt in.

Räknar 4expenses ut traktamente och måltidsavdrag åt mig?

Nej. Skatteverkets regler om traktamente, nattraktamente och minskning vid fria måltider tillämpar du själv. I 4expenses anger du belopp och underlag per resa, och reseräkningen följer det som företaget har ställt in. Vi lovar ingen automatisk skatteefterlevnad.

Kan redovisningskonsulten använda uppgifterna utan att skriva in dem igen?

Ja. Varje utgiftskategori har en konteringsregel, så exporten innehåller redan konton, moms per momssats, kostnadsställen och de bifogade underlagen som CSV. Det är ett tydligt underlag till bokföringen, inte en direkt koppling till ett visst redovisningsprogram.

Ger 4expenses ut företagskort?

Nej. Lösningen arbetar med de kort ni redan har från er bank och tar hand om avstämning, kontroll och dokumentation. Kortutgivaren och bankrelationen förblir oförändrade.

Se fler frågor

4expenses Partners

Partnerprogram

Rekommendera 4expenses till dina kontakter och tjäna återkommande provision för varje företag som digitaliserar sin utläggshantering.

Anmäl dig gratis

Skapa ditt partnerkonto på 4expenses.net och få direkt din partnerkod och en unik rekommendationslänk.

Rekommendera företag

Företagen du rekommenderar tecknar abonnemang på 4expenses med din kod eller länk.

Tjäna provision

Få en återkommande provision på 10–30 % av varje betalning från kunder som använt din kod, månad efter månad.

Bli partner