Warum jagen Sie im Monatsabschluss noch immer nach Spesenbelegen?

Belege liegen in Schubladen, Jackentaschen und Mailpostfächern. Mit 4expenses fotografieren Mitarbeitende jeden Beleg am Tag der Ausgabe, und die Abrechnung entsteht aus den erfassten Belegen.

Beleg fotografiert, Felder automatisch erkannt
Freigabe-Workflows mit Budgets je Abteilung
Spesen und Kilometerentschädigung nach Ihren Regeln
CSV-Export für Ihren Treuhänder

Preise ansehen So funktioniert es

So funktioniert 4expenses, in drei Schritten

Vom Beleg in der Hand der Mitarbeitenden bis zum Stapel, den die Buchhaltung importiert — ohne eine einzige Tabelle dazwischen.

Beleg fotografieren

Die Mitarbeitenden fotografieren Beleg oder Rechnung direkt beim Bezahlen in der App. Die OCR liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, die Abrechnung füllt sich selbst.

Abrechnung wird freigegeben

Sie läuft automatisch zu den konfigurierten Freigebenden, abhängig von Betrag und Abteilung. Die freigebende Person sieht Beleg und Restbudget auf demselben Bildschirm.

Stapel geht in die Buchhaltung

Freigegebene Ausgaben werden mit Konten, Umsatzsteuer je Satz, Kostenstellen und angehängten Belegen exportiert. Die Erstattung läuft, der Vorschuss schließt sich automatisch.

Alles rund um die Firmenausgaben, in einer Plattform

4expenses bringt den gesamten Lebenslauf einer Ausgabe in ein einziges Dashboard — vom fotografierten Beleg über die Budgetfreigabe bis zum Buchhaltungsexport.

Erfassung und OCR

Belege und Rechnungen fotografiert, Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer werden automatisch ausgelesen.

Abrechnungen und Vorschüsse

Vorschüsse mit Abrechnungsfrist, überwachte Salden und ausgeglichene Differenzen.

Budgets und Freigaben

Limits je Abteilung und Projekt, mit mehrstufiger Freigabe abhängig vom Betrag.

Karten und Buchhaltungsexport

Kartenumsätze mit Belegen abgestimmt, Stapel mit angehängten Dokumenten exportiert.

Weniger Zeit für Verwaltung, mehr Kontrolle über das Geld.

Ihr Unternehmen

● Live

142

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Kostenstellen

Budget verbraucht

Monatsbudget

Reisen14/21

Verbrauchsmaterial3/10

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Verbinden Sie 4expenses mit den Tools Ihres Teams

4expenses steht nicht für sich allein. Laden Sie Belege per persönlichem Link pro Mitarbeiter vom Smartphone hoch, importieren Sie Firmenkarten-Transaktionen und gleichen Sie sie automatisch mit den Belegen ab, übergeben Sie den freigegebenen Stapel an 4invoices, archivieren Sie ihn in 4docs und exportieren Sie ihn als CSV, XML oder JSON für Ihre Buchhaltungssoftware. Freigabe-Erinnerungen gehen per SMS oder WhatsApp über 4notify raus — ganz ohne doppelte Eingabe. Mehr Details Für die Fakturierung selbst — Rechnungsstellung, E-Invoicing und Zahlungseingänge — nutzen Sie die Rechnungsplattform 4invoices, aus demselben 4b2b-Ökosystem, die ihre Daten nativ mit 4expenses teilt.

MWST-Normalsatz 8,1 %Aufbewahrung 10 Jahre (Art. 958f OR)Vorsteuerabzug nur mit gültiger Rechnung (Art. 28 MWSTG)

Häufige Fragen zur Spesenabrechnung in der Schweiz

Antworten zu Belegen, Aufbewahrung, Spesen, Kilometerentschädigung und dem Export für Ihren Treuhänder.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege während der ganzen Frist lesbar und unveränderbar bleiben. 4expenses speichert jeden Beleg mit Erfassungsdatum und Freigabeverlauf; die Pflicht zur Aufbewahrung bleibt aber bei Ihnen.

Reicht ein Quittungsbeleg für den Vorsteuerabzug?

Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie in der Regel eine Rechnung mit der MWST-Nummer Ihres Unternehmens und den übrigen Angaben nach der MWST-Verordnung. Ob ein Beleg genügt, entscheidet Ihr Treuhänder je Kategorie. 4expenses schlägt Betrag und MWST-Satz vor; die Prüfung erfolgt vor der Freigabe.

Wie werden Spesen und Kilometerentschädigung abgerechnet?

4expenses rechnet Spesen und Kilometerentschädigung nach den Regeln, die Sie je Kategorie hinterlegen, und weist Abweichungen zur Prüfung aus. Die anwendbaren Ansätze und die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Kann mein Treuhänder direkt weiterarbeiten?

Ja. Der freigegebene Stapel lässt sich als CSV exportieren, mit Konten, MWST-Sätzen, Kostenstellen und angehängten Belegen. Den Import in Ihre Buchhaltungssoftware richtet Ihr Treuhänder ein.

Gibt es Pauschalen für Verpflegung?

Pauschalen legen Sie als Regel je Kategorie fest. 4expenses markiert Beträge, die über die hinterlegte Grenze hinausgehen. Welche Pauschalen steuerlich anerkannt sind, bestätigt Ihr Treuhänder anhand der aktuellen Vorgaben der Steuerverwaltung.

Stellt 4expenses Firmenkarten aus?

Nein. 4expenses arbeitet mit den Karten, die Ihre Bank bereits ausgibt. Es gibt keine Live-Anbindung an Ihre Bank: Sie laden eine Kontoauszugsdatei hoch, und die Belege werden den Umsätzen zugeordnet.

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