Управление на служебни разходи: бонове, аванси и командировки

Служителят снима фискалния бон, попълва сумата и категорията, а мениджърът одобрява или връща разхода с коментар. Счетоводителят експортира периода в CSV или XML.

Бонът е снимен, полетата са попълнени и проверени
Одобрение с бюджети по отдели
Командировъчни и километраж по зададените правила
Одобрената партида — експортирана към счетоводството

Вижте абонаментите Как работи

Как работи 4expenses в три стъпки

От бона в ръката на служителя до партидата, която счетоводителят импортира — без Excel и без събиране на хартия между тях.

Снимате бона

Служителят снима бона или фактурата в приложението в момента на плащане и попълва доставчика, датата, сумата и ДДС-то. Отчетът за разходи се съставя от тези данни.

Разходът отива за одобрение

Отчетът автоматично отива при определените одобряващи според сумата и отдела. Одобряващият вижда документа и остатъка по бюджета на същия екран.

Партидата отива към счетоводството

Одобрените разходи се експортират със сметките, ДДС по ставки, центровете на разходи и прикачените документи. Служителят получава възстановяването, а авансът се приспада автоматично.

Всички разходи на фирмата на една платформа

4expenses събира целия живот на един разход на едно табло — от снимката на бона до одобрението по бюджет и експорта към счетоводството.

Снимане на бонове

Бонове и фактури се снимат, а доставчикът, датата, сумата и ДДС-то се въвеждат и проверяват.

Командировки и аванси

Аванси с краен срок за отчитане, следени салда и уредени разлики.

Бюджети и одобрения

Лимити по отдел и проект, с одобрение на нива според сумата.

Карти и експорт към счетоводството

Картови транзакции, сверени с бонове, и пакет за експорт с прикачените документи.

По-малко време за администрация, повече контрол над парите.

Вашата фирма

● Live

142

Активни потребители

Центрове на разходи

Усвоен бюджет

Месечен бюджет

Командировки14/21

Консумативи3/10

Вижте плановете на 4expenses

Абонаменти

Прозрачни планове за разходите на вашия екип

Започнете с основен план и растете заедно с екипа. Без скрити такси и без дългосрочни договори — сменяте плана по всяко време.

Start

€1/месец

5 потребители
1 фирма
256 MB пространство
100 имейла/месец

Изберете план

Plus

€2/месец

10 потребители
2 фирми
1 GB пространство
500 имейла/месец
Включено фактуриране

Изберете план

Препоръчан

Pro

€4/месец

20 потребители
5 фирми
5 GB пространство
2 000 имейла/месец
Включено фактуриране

Изберете план

Premium

€8/месец

40 потребители
25 фирми
20 GB пространство
10 000 имейла/месец
Включено фактуриране

Изберете план

Вижте всички подробности и сравнете плановете

Свържете 4expenses с инструментите, които екипът ви вече ползва

4expenses не работи изолирано. Качвайте бонове от телефона чрез личен линк за всеки служител, импортирайте транзакциите от фирмените карти и ги сверявайте автоматично с бонове, изпращайте одобрената партида към 4invoices, архивирайте я в 4docs и я експортирайте в CSV, XML или JSON за вашата счетоводна програма. Напомнянията за одобрение се изпращат по SMS или WhatsApp чрез 4notify. Вижте подробности За самото фактуриране — издаване, е-фактуриране и събиране — използвайте платформата за фактуриране 4invoices, от същата екосистема 4b2b, която споделя данните си с 4expenses директно.

ДДС 20 %ЗДДС, чл. 114Закон за счетоводството

Често задавани въпроси за 4expenses

Отговори за отчетите за разходи, снимането на бонове, авансите, командировъчните и експорта за счетоводството.

Достатъчен ли е снимката на фискалния бон като първичен документ?

При малки разходи фискалният бон може да служи като първичен документ, когато съдържа задължителните реквизити и е приложен към отчета. За ползване на данъчен кредит по ДДС е нужна фактура с данните на фирмата. Преценката за конкретния случай се прави заедно със счетоводителя.

Трябва ли да пазя хартиения бон?

Зависи от вашата политика за архивиране и от изискванията на счетоводното законодателство. Оригиналите на термохартия избледняват, затова снимката в 4expenses служи като работен документ. Срока и начина на съхранение договаряте със счетоводителя.

Как се изчисляват командировъчните и кога са облагаеми?

Командировъчните се изчисляват по дни и държави според правилата, които задавате за фирмата. Размерите и данъчното третиране се проверяват по действащата нормативна уредба, а 4expenses отбелязва отклоненията за преглед преди одобрение.

Какво става с картова транзакция, за която няма бон?

Транзакцията остава в списъка с изключения, закачена към картодържателя, който получава напомняния, докато документът не бъде качен. Неподкрепеният разход се вижда в отчета и преди експорта, така че не минава незабелязано.

Може ли счетоводителят да импортира данните без ръчно преписване?

Да. Всяка категория разход има счетоводна схема, така че експортът съдържа сметките, разбивката по ДДС ставки, доставчика и разпределението по центрове на разходи. Експортът е в CSV, Saga, WinMentor или SmartBill.

Издава ли 4expenses фирмени карти?

Не. 4expenses работи с картите, които вече имате от банката си, и се грижи за сверяването, контрола и обосноваването на разходите. Банковата ви връзка остава непроменена.

Вижте още въпроси

4expenses Partners

Партньорска програма

Препоръчвайте 4expenses на вашите партньори и печелете повтарящи се комисиони за всяка компания, която дигитализира разходите си.

Регистрирайте се безплатно

Създайте партньорски акаунт в 4expenses.net и веднага получете своя партньорски код и уникална препоръчителна връзка.

Препоръчайте на компании

Компаниите, които препоръчвате, се абонират за 4expenses с вашия код или връзка.

Печелете комисиони

Получавате повтаряща се комисиона от 10-30% от всяко плащане на клиенти, използвали вашия код.

Станете партньор