Declaraties en bonnetjes beheren zonder zoekgeraakte kassabonnen
Een bonnetje in een jaszak, een declaratie die weken blijft liggen, een Excel-sheet die niemand vertrouwt. 4expenses brengt bonnen, voorschotten, reiskosten en budgetten samen in één declaratieproces, van foto tot export naar je boekhouding.
- Bon gefotografeerd, velden ingevuld en gecontroleerd
- Goedkeuringsflows met budgetten per afdeling
- Voorschotten en reiskosten vastgelegd per declaratie
- Goedgekeurde batch direct geëxporteerd naar de boekhouding
Zo werkt 4expenses, in drie stappen
Van het bonnetje in de hand van de medewerker tot de batch die de boekhouder importeert — zonder één spreadsheet ertussen.
Fotografeer het bonnetje
De medewerker fotografeert het bonnetje of de factuur in de app op het moment van betalen en voert leverancier, datum, bedrag en btw in of controleert ze. De declaratie wordt uit deze gegevens opgebouwd.
De declaratie wordt goedgekeurd
Ze gaat automatisch naar de goedkeurders die je hebt ingesteld, op basis van bedrag en afdeling. De goedkeurder ziet het bewijsstuk en het resterende budget op hetzelfde scherm.
De batch gaat naar de boekhouding
Goedgekeurde uitgaven worden als csv geëxporteerd met rekeningen, btw per tarief, kostenplaatsen en de bijgevoegde documenten. De medewerker krijgt de vergoeding en het voorschot sluit zichzelf af.
Alles over de uitgaven van je bedrijf, op één platform
4expenses brengt de hele levensloop van een uitgave samen in één dashboard — van het gefotografeerde bonnetje tot goedkeuring op budget en export naar de boekhouding.
Minder tijd kwijt aan administratie, meer grip op het geld.
Transparante abonnementen voor de declaraties van je team
Begin met een basisabonnement en groei mee met je team. Geen verborgen kosten, geen langlopende contracten — wissel op elk moment van abonnement.
- 10 gebruikers
- 2 bedrijven
- 1 GB opslag
- 500 e-mails/maand
- Facturatie inbegrepen
- 20 gebruikers
- 5 bedrijven
- 5 GB opslag
- 2.000 e-mails/maand
- Facturatie inbegrepen
- 40 gebruikers
- 25 bedrijven
- 20 GB opslag
- 10.000 e-mails/maand
- Facturatie inbegrepen
Koppel 4expenses aan de tools van je team
4expenses staat niet op zichzelf. Upload bonnetjes vanaf de telefoon via een persoonlijke link voor elke medewerker, importeer transacties van zakelijke kaarten en koppel ze automatisch aan de bonnen, stuur de goedgekeurde batch naar 4invoices, archiveer hem in 4docs en exporteer hem als CSV, XML of JSON naar je boekhoudpakket. Herinneringen voor goedkeuring gaan per sms of WhatsApp via 4notify — zonder dubbel invoeren. Bekijk details Voor het factureren zelf — uitgeven, e-facturatie en incasso — gebruik je het facturatieplatform 4invoices, uit hetzelfde 4b2b-ecosysteem, dat zijn gegevens native deelt met 4expenses.
Partnerprogramma
Beveel 4expenses aan bij uw partners en verdien terugkerende commissies voor elk bedrijf dat zijn onkosten digitaliseert.