Corporate cards and reconciliation

Every company-card transaction finds its own receipt: automatic reconciliation shows instantly which payment is missing a supporting document and who has to upload it.

Company cards solve the problem of fronting money, but create a new one: at month end a statement appears with dozens of transactions nobody can explain any more. 4expenses matches statement transactions against employee-uploaded receipts on amount, date and merchant. Clear matches close themselves; whatever is left without a document lands in an exception list, with the cardholder notified directly. Instead of reconstructing the month at close, you track a single question continuously: which transactions still need a document.

Import card transactions from the statement and match them against existing reports.
Exception list: transactions without a document and documents without a transaction.
Automatic cardholder reminders for missing supporting documents.
Cost centre and project allocation straight from the transaction.
Per-card rules: allowed categories, ceilings, restricted merchants.
Flagging of personal spend accidentally charged to the company card.
Separate tracking of card, cash and bank-transfer spending.
Monthly per-card report: spent, justified, unjustified.

Reconciliere automată: ce înseamnă concret o potrivire

O tranzacție și un bon reprezintă aceeași cheltuială dacă suma coincide, data este în același interval și comerciantul se potrivește. Aplicația aplică aceste criterii automat și închide potrivirile clare fără intervenție. Când mai multe documente ar putea corespunde aceleiași tranzacții — situație frecventă la restaurante sau benzinării, unde apar sume identice — sunt propuse variantele, iar decizia rămâne la om. Efectul este că munca umană se limitează la cazurile ambigue, care sunt puține.

Cheltuiala fără document este o problemă fiscală, nu doar administrativă

O plată efectuată de pe cardul firmei fără document justificativ nu poate fi considerată cheltuială deductibilă și, în funcție de situație, poate fi tratată ca avantaj acordat angajatului, cu consecințe la impozitare. De aceea lista de excepții nu este un simplu raport, ci un instrument de control: cât timp o tranzacție rămâne nejustificată, ea este vizibilă, atribuită unei persoane și urmărită până la închidere.

Reguli pe card, aplicate înainte de plată

Poți defini pentru fiecare card ce categorii sunt permise, ce plafon lunar are și ce tip de comercianți este restricționat. Regulile sunt vizibile pentru titular, ceea ce previne majoritatea situațiilor neplăcute. Când o tranzacție iese din tipar, ea este semnalată imediat, nu descoperită peste șase săptămâni în extras.

Cheltuielile personale întâmplătoare

Se întâmplă ca un angajat să plătească din greșeală ceva personal de pe cardul firmei. În loc să fie ascunsă, situația are un traseu explicit: tranzacția se marchează ca personală, suma intră automat ca sumă de restituit către firmă și se închide odată cu restituirea. Este mai simplu pentru angajat și mai curat pentru contabilitate decât o justificare improvizată.

Legal references

Legea nr. 227/2015 — Romanian Fiscal Code, art. 25 (deductibility) and art. 76 (benefits in kind)
Legea nr. 82/1991 — Romanian Accounting Act, art. 6 (supporting document requirement)
OMFP nr. 2634/2015 — statutory financial-accounting documents
Legea nr. 70/2015 — cash-operation ceilings (as distinct from card payments)

Frequently asked questions

Cum ajung tranzacțiile de card în aplicație?

Prin import din extrasul furnizat de bancă. Tranzacțiile sunt apoi potrivite automat cu documentele încărcate de angajați.

Ce se întâmplă cu o tranzacție care rămâne fără bon?

Rămâne în lista de excepții, atribuită titularului de card, care primește notificări până la încărcarea documentului. Raportul lunar arată explicit valoarea nejustificată.

Se pot impune plafoane pe card?

Da, plafoane lunare și restricții pe categorii de cheltuieli, definite per card sau per rol. Depășirile sunt semnalate imediat.

Cum tratez o cheltuială personală făcută din greșeală de pe cardul firmei?

O marchezi ca personală; suma devine automat de restituit și rămâne urmărită până la stingere, fără să fie înregistrată drept cheltuială a firmei.

Aplicația emite carduri?

Nu. 4expenses lucrează cu cardurile pe care le ai deja de la banca ta și se ocupă de reconciliere, control și justificare.

Related resources

Receipt scanning with OCR →Photograph the receipt or invoice and the app reads the supplier, date, total, VAT and tax ID — no typing and no transcription errors.Expense budgets and approval flows →Set limits by department, project and category, define who approves and up to what amount, and watch budget consumption in real time as expenses come in.Accounting export →The approved expense batch goes to accounting with everything the accountant needs: accounts, VAT by rate, cost centres, partners and the supporting documents attached.

See pricing Talk to a consultant