Rozliczanie delegacji i wydatków firmowych w Polsce

Zrób zdjęcie paragonu, sprawdź wpisane kwoty, zatwierdź rozliczenie i wyeksportuj dane dla księgowości. Delegacje, zaliczki, diety i karty firmowe w jednym miejscu, zamiast w arkuszu i w teczce z kwitami.

Paragon sfotografowany, pola uzupełnione i sprawdzone
Akceptacja z budżetami na dział
Diety i kilometrówka liczone według reguł
Zatwierdzona paczka eksportowana do księgowości

Zobacz abonamenty Jak to działa

Jak działa 4expenses, w trzech krokach

Od paragonu w ręku pracownika do paczki zaimportowanej przez księgowego — bez ani jednego arkusza kalkulacyjnego pomiędzy.

Fotografujesz paragon

Pracownik fotografuje paragon lub fakturę w aplikacji w momencie płatności, a następnie wpisuje lub sprawdza sprzedawcę, datę, kwotę i VAT. Rozliczenie powstaje z tych danych.

Rozliczenie przechodzi akceptację

Trafia automatycznie do skonfigurowanych osób zatwierdzających, zależnie od kwoty i działu. Zatwierdzający widzi dokument źródłowy i pozostały budżet na jednym ekranie.

Paczka trafia do księgowości

Zatwierdzone wydatki są eksportowane z kontami, VAT według stawek, centrami kosztów i dołączonymi dokumentami. Pracownik dostaje zwrot, a zaliczka zamyka się automatycznie.

Wszystkie wydatki firmy w jednej platformie

4expenses łączy cały cykl wydatku w jednym panelu — od zdjęcia paragonu po zatwierdzenie w ramach budżetu i eksport do księgowości.

Rejestracja dokumentów

Paragony i faktury fotografowane, a dostawca, data, kwota i VAT wpisywane i sprawdzane.

Rozliczenia i zaliczki

Zaliczki z terminem rozliczenia, śledzone salda i rozliczone różnice.

Budżety i zatwierdzenia

Limity per dział i projekt, zatwierdzanie na kilku poziomach zależnie od kwoty.

Karty i eksport do księgowości

Transakcje z wyciągu karty dopasowywane do paragonów, a zatwierdzona partia eksportowana z dokumentami.

Mniej czasu na administrację, więcej kontroli nad pieniędzmi.

Twoja firma

● Live

142

Aktywni użytkownicy

Centra kosztów

Budżet wykorzystany

Budżet miesięczny

Delegacje14/21

Materiały biurowe3/10

Zobacz plany 4expenses

Abonamenty

Przejrzyste plany do rozliczania wydatków Twojego zespołu

Zacznij od planu podstawowego i rozwijaj się wraz z zespołem. Bez ukrytych kosztów i bez długoterminowych umów — plan zmienisz w dowolnym momencie.

Start

€1/mies.

5 użytkowników
1 firma
256 MB przestrzeni dyskowej
100 e-maili/mies.

Wybierz plan

Plus

€2/mies.

10 użytkowników
2 firmy
1 GB przestrzeni dyskowej
500 e-maili/mies.
Invoicing included

Wybierz plan

Polecany

Pro

€4/mies.

20 użytkowników
5 firm
5 GB przestrzeni dyskowej
2 000 e-maili/mies.
Invoicing included

Wybierz plan

Premium

€8/mies.

40 użytkowników
25 firm
20 GB przestrzeni dyskowej
10 000 e-maili/mies.
Invoicing included

Wybierz plan

Zobacz wszystkie szczegóły i porównaj plany

Połącz 4expenses z narzędziami, których używa Twój zespół

4expenses nie działa w oderwaniu. Wgrywaj paragony z telefonu przez osobisty link każdego pracownika, importuj transakcje z kart firmowych i automatycznie dopasowuj je do dokumentów, wyślij zatwierdzoną paczkę do 4invoices, zarchiwizuj ją w 4docs i wyeksportuj jako CSV, XML lub JSON do programu księgowego. Przypomnienia o akceptacji wychodzą przez SMS lub WhatsApp z 4notify — bez podwójnego wprowadzania danych. Zobacz szczegóły Do samego fakturowania — wystawiania, e-faktur i windykacji — użyj platformy fakturowej 4invoices, z tego samego ekosystemu 4b2b, która natywnie współdzieli dane z 4expenses.

Import transakcji z kartyParagony z telefonuObieg akceptacjiDopasowanie karta ↔ dokument4invoices4docs4notify SMS / WhatsAppCSVXMLJSON

Najczęstsze pytania o 4expenses

Odpowiedzi o rozliczeniach wydatków, fotografowaniu paragonów, zaliczkach, dietach i eksporcie do księgowości.

Czy zdjęcie paragonu fiskalnego wystarczy jako dokument?

Przy drobnych wydatkach paragon fiskalny może być dowodem księgowym, jeśli zawiera wymagane elementy i trafia do rozliczenia razem z wydatkiem. Do odliczenia VAT zazwyczaj potrzebna jest faktura wystawiona na firmę, z jej numerem NIP. W 4expenses ustawiasz dla każdej kategorii, czy wystarczy paragon, czy faktura jest obowiązkowa — a rozliczenia bez wymaganego dokumentu nie da się wysłać.

Czy nadal muszę przechowywać papierowy paragon?

Tak. Archiwizacja dokumentów księgowych pozostaje obowiązkiem firmy, a papier termiczny z czasem blaknie. Oryginał trzymaj zgodnie z polityką archiwizacji, a obraz w 4expenses traktuj jako dokument roboczy i dowód tego, co widniało na paragonie w dniu jego zeskanowania.

Jak liczone są diety i kiedy podlegają opodatkowaniu?

Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży, a stawki te wynikają z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Zapewnione bezpłatnie posiłki pomniejszają dietę. 4expenses liczy doby, stosuje limity ustawione w konfiguracji firmy i oznacza kwoty ponad limit, zanim trafią do kadr i płac.

Co dzieje się z transakcją kartą, do której nikt nie dodał paragonu?

Trafia na listę wyjątków, przypisaną do posiadacza karty, który dostaje przypomnienia, dopóki dokument nie zostanie dodany. Płatność bez dokumentu to nie tylko niedogodność administracyjna: bez dowodu księgowego trudno ją wykazać jako koszt, więc warto domknąć ją na czas.

Czy biuro rachunkowe może zaimportować dane bez przepisywania?

Tak. Każda kategoria wydatków ma przypisany schemat księgowy, więc eksport CSV zawiera już konta, podział VAT na stawki, kontrahenta z numerem NIP i przypisanie do centrum kosztów — a dokumenty źródłowe są dołączone do odpowiednich pozycji.

Czy 4expenses wydaje karty firmowe?

Nie. Pracuje z kartami, które firma już ma w swoim banku, i zajmuje się uzgodnieniem, kontrolą oraz dokumentowaniem wydatków. Relacja z bankiem pozostaje bez zmian, a luka między wyciągiem a paragonami zostaje zamknięta.

Zobacz więcej pytań

4expenses Partners

Program partnerski

Polecaj 4expenses swoim partnerom i zarabiaj cykliczne prowizje za każdą firmę, która cyfryzuje swoje wydatki.

Zarejestruj się bezpłatnie

Załóż konto partnerskie na 4expenses.net i natychmiast otrzymaj swój kod partnerski oraz unikalny link polecający.

Polecaj firmom

Polecane przez Ciebie firmy wykupują abonament 4expenses z Twoim kodem lub linkiem.

Zarabiaj prowizje

Otrzymuj cykliczną prowizję w wysokości 10-30% od każdej płatności klientów, którzy użyli Twojego kodu.

Zostań partnerem