Carduri corporate și reconciliere

Fiecare tranzacție de pe cardul de firmă își găsește singură bonul: reconcilierea automată arată instant ce plată a rămas fără document justificativ și cine trebuie să-l încarce.

Cardurile de firmă rezolvă problema banilor în avans, dar creează una nouă: la finalul lunii apar zeci de tranzacții pentru care nimeni nu mai știe ce s-a cumpărat și de ce. 4expenses potrivește automat tranzacțiile de card importate (deja structurate) cu bonurile încărcate de angajați, pe baza sumei, datei și comerciantului. Ce se potrivește se închide singur; ce rămâne fără document apare într-o listă de excepții, cu titularul cardului notificat direct. În loc să reconstitui luna la închidere, ai în permanență o singură întrebare de urmărit: ce tranzacții mai au nevoie de justificativ.

Import de tranzacții de card (deja structurate) și potrivire automată cu documentele.
Listă de excepții: tranzacții fără document și documente fără tranzacție.
Notificarea automată a titularului de card pentru justificativele lipsă.
Alocare pe centru de cost și proiect direct din tranzacție.
Reguli per card: categorii permise, plafoane, comercianți restricționați.
Marcarea cheltuielilor personale efectuate din greșeală de pe cardul firmei.
Evidența separată a cheltuielilor pe card, numerar și transfer bancar.
Raport lunar per card: cheltuit, justificat, nejustificat.

Reconciliere automată: ce înseamnă concret o potrivire

O tranzacție și un bon reprezintă aceeași cheltuială dacă suma coincide, data este în același interval și comerciantul se potrivește. Aplicația aplică aceste criterii automat și închide potrivirile clare fără intervenție. Când mai multe documente ar putea corespunde aceleiași tranzacții — situație frecventă la restaurante sau benzinării, unde apar sume identice — sunt propuse variantele, iar decizia rămâne la om. Efectul este că munca umană se limitează la cazurile ambigue, care sunt puține.

Cheltuiala fără document este o problemă fiscală, nu doar administrativă

O plată efectuată de pe cardul firmei fără document justificativ nu poate fi considerată cheltuială deductibilă și, în funcție de situație, poate fi tratată ca avantaj acordat angajatului, cu consecințe la impozitare. De aceea lista de excepții nu este un simplu raport, ci un instrument de control: cât timp o tranzacție rămâne nejustificată, ea este vizibilă, atribuită unei persoane și urmărită până la închidere.

Reguli pe card, aplicate înainte de plată

Poți defini pentru fiecare card ce categorii sunt permise, ce plafon lunar are și ce tip de comercianți este restricționat. Regulile sunt vizibile pentru titular, ceea ce previne majoritatea situațiilor neplăcute. Când o tranzacție iese din tipar, ea este semnalată imediat, nu descoperită peste șase săptămâni în extras.

Cheltuielile personale întâmplătoare

Se întâmplă ca un angajat să plătească din greșeală ceva personal de pe cardul firmei. În loc să fie ascunsă, situația are un traseu explicit: tranzacția se marchează ca personală, suma intră automat ca sumă de restituit către firmă și se închide odată cu restituirea. Este mai simplu pentru angajat și mai curat pentru contabilitate decât o justificare improvizată.

Referințe legale

Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 25 (deductibilitate) și art. 76 (avantaje de natură salarială)
Legea nr. 82/1991 — Legea contabilității, art. 6 (documentul justificativ)
OMFP nr. 2634/2015 — documentele financiar-contabile
Legea nr. 70/2015 — plafoane pentru operațiunile în numerar (delimitarea față de plata cu cardul)

Întrebări frecvente

Cum ajung tranzacțiile de card în aplicație?

Prin import de tranzacții de card deja structurate (nu se parsează fișiere de extras bancar). Tranzacțiile sunt apoi potrivite automat cu documentele încărcate de angajați.

Ce se întâmplă cu o tranzacție care rămâne fără bon?

Rămâne în lista de excepții, atribuită titularului de card, care primește notificări până la încărcarea documentului. Raportul lunar arată explicit valoarea nejustificată.

Se pot impune plafoane pe card?

Da, plafoane lunare și restricții pe categorii de cheltuieli, definite per card sau per rol. Depășirile sunt semnalate imediat.

Cum tratez o cheltuială personală făcută din greșeală de pe cardul firmei?

O marchezi ca personală; suma devine automat de restituit și rămâne urmărită până la stingere, fără să fie înregistrată drept cheltuială a firmei.

Aplicația emite carduri?

Nu. 4expenses lucrează cu cardurile pe care le ai deja de la banca ta și se ocupă de reconciliere, control și justificare.

Articole utile

Scanare bonuri cu OCR →Documentul care închide tranzacția de card.Bugete și aprobări →Plafoane și avizări pentru cheltuielile pe card.Export contabil →Tranzacțiile reconciliate ajung în contabilitate.

Vezi abonamente Contactează un consultant