Diurnă și deplasări

De la ordinul de deplasare până la decontul final: diurna se calculează automat pe zile și pe țări, iar kilometrii, cazarea și transportul intră în același dosar de deplasare.

Deplasările sunt cheltuiala cel mai greu de urmărit, pentru că un singur drum produce cinci tipuri de documente: ordinul de deplasare, diurna, bonurile de combustibil sau biletele, factura de cazare și eventualele cheltuieli de protocol. 4expenses le adună într-un singur dosar de deplasare. Introduci destinația, data plecării și a întoarcerii, iar diurna se calculează pe zile, diferențiat pentru deplasările interne și externe, cu plafoanele fiscale aplicate automat. Kilometrii parcurși cu mașina personală se transformă în sumă de decontat pe baza tarifului configurat, iar toate documentele deplasării rămân legate între ele.

Ordin de deplasare generat din aplicație, cu scop, destinație și perioadă.
Diurnă internă și externă calculată pe zile, cu plafoanele fiscale aplicate.
Tratarea corectă a zilelor parțiale de plecare și de întoarcere.
Decontarea kilometrilor pentru mașina personală, pe baza tarifului configurat.
Cazare, transport, taxe de drum și parcări atașate aceleiași deplasări.
Deplasări externe în valută, cu conversie la cursul din data documentului.
Semnalarea automată a sumelor care depășesc plafonul neimpozabil.
Raport pe deplasare: cost total, pe categorii, pe proiect sau client.

Cum se calculează diurna și unde apare plafonul fiscal

Pentru deplasările în țară, nivelul de referință este cel stabilit pentru instituțiile publice; pentru angajatorii privați, indemnizația este neimpozabilă în limita a de 2,5 ori acest nivel legal, iar din 2023 se aplică suplimentar un plafon lunar raportat la salariul de bază, conform Codului fiscal. Pentru deplasările externe, referința este stabilită pe țări. 4expenses ține aceste praguri ca setări actualizabile și calculează, pentru fiecare deplasare, cât din diurnă este neimpozabil și cât depășește plafonul — astfel încât partea impozabilă să fie identificată înainte de statul de plată, nu descoperită la revizie.

Zilele parțiale, capcana clasică a deconturilor de deplasare

Majoritatea erorilor de diurnă apar la prima și la ultima zi: plecarea după-amiaza și întoarcerea dimineața nu se tratează identic cu o zi completă, iar regulile diferă între deplasarea internă și cea externă. Aplicația aplică aceste reguli automat, pe baza orelor de plecare și de sosire introduse, și arată explicit cum a ajuns la numărul de zile — ceea ce elimină discuțiile dintre angajat și financiar pe „mi se cuvenea încă o zi".

Kilometri cu mașina personală și TVA la combustibil

Când angajatul folosește mașina personală, decontarea se face de regulă pe kilometru parcurs, pe baza unui tarif intern. Când folosește mașina firmei și alimentează, intervine regula de deducere: pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv în scop de business, TVA-ul deductibil este limitat la 50% (art. 298 din Codul fiscal), iar cheltuiala are un tratament corespunzător. 4expenses marchează de la început tipul de vehicul și modul de utilizare, astfel încât exportul către contabilitate să conțină deja informația necesară pentru tratamentul corect.

Un dosar per deplasare, nu bonuri răzlețe

Toate documentele unei deplasări — ordinul, diurna, bonurile, factura de cazare, biletele — rămân grupate. Consecința practică este că poți răspunde la întrebarea „cât ne-a costat vizita la clientul X?" fără să reconstitui nimic, iar la un audit prezinți un dosar coerent în locul unui set de cheltuieli aparent independente.

Referințe legale

Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 76 (indemnizația de delegare/detașare și plafoanele de neimpozitare)
HG nr. 714/2018 — drepturile de delegare și detașare în țară (nivelul de referință)
HG nr. 518/1995 — deplasările în străinătate (nivelurile pe țări)
OMFP nr. 2634/2015 — ordinul de deplasare și decontul de cheltuieli
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 298 (limitarea deducerii TVA pentru vehicule)

Întrebări frecvente

Diurna este impozabilă?

Este neimpozabilă în limita plafoanelor prevăzute de Codul fiscal — raportate la nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice și, din 2023, la un plafon lunar legat de salariul de bază. Ce depășește aceste limite se impozitează. 4expenses calculează și semnalează partea care depășește plafonul.

Cum se tratează ziua de plecare și cea de întoarcere?

Se aplică regulile privind numărul de ore petrecute în deplasare, diferite pentru deplasările interne și externe. Aplicația calculează zilele pe baza orelor introduse și afișează raționamentul, ca să poată fi verificat.

Se poate deconta mașina personală?

Da, pe baza kilometrilor parcurși și a unui tarif intern configurat. Deplasarea reține traseul și scopul, astfel încât suma decontată să aibă justificarea alături.

Ce document generează aplicația pentru deplasare?

Ordinul de deplasare și decontul aferent, în forma prevăzută de OMFP nr. 2634/2015, cu documentele justificative atașate.

Cum sunt gestionate deplasările externe în mai multe țări?

Diurna se calculează pe segmente, în funcție de țara în care se află angajatul în fiecare zi, iar cheltuielile în valută sunt convertite la cursul din data fiecărui document.

Articole utile

Deconturi și avansuri →Avansul acordat înainte de plecare și regularizarea lui.Note de cheltuieli →Cheltuielile individuale din timpul deplasării.Bugete și aprobări →Aprobarea deplasării înainte de a fi efectuată.

Vezi abonamente Contactează un consultant