Documentație 4expenses

Creează contul, importă angajații (individual sau în masă din CSV/Excel) și definește categoriile de cheltuieli pe care le folosești deja în contabilitate. Apoi adaugi centrele de cost și proiectele pe care se vor aloca notele, plus regulile implicite per angajat.

Fiecare categorie primește o schemă contabilă definită o singură dată. Lotul de cheltuieli aprobate se exportă cu conturile, defalcarea TVA pe cote, partenerii identificați prin CUI și alocarea pe centre de cost — cu documentele justificative atașate rândurilor corespunzătoare.

Configurezi plafoanele de diurnă internă și externă (raportate la nivelurile legale de referință), plafoanele per categorie de cheltuială și limitele pentru operațiunile în numerar. Regulile se aplică la crearea notei, iar depășirile devin excepții asumate și trasabile, nu respingeri surpriză.

Tranzacțiile cardului corporate se asociază cu bonurile încărcate de angajați, pe baza sumei, datei și comerciantului. Cele clare se închid; restul apare într-o listă de excepții atribuită titularului de card, cu notificări până la încărcarea documentului. Extrasul se introduce în platformă; nu există import automat din formate bancare.

Rolurile și permisiunile (RBAC) controlează ce vede fiecare utilizator — angajatul doar notele sale, aprobatorul echipa sa, departamentul financiar tot, contabilul extern doar loturile aprobate. Autentificare cu parolă sau cu contul Google, pentru conturile existente.

Tutoriale video scurte pentru configurarea inițială, încărcarea unui bon, aprobarea unui decont, justificarea unui avans, reconcilierea extrasului de card și generarea exportului contabil — organizate pe rolul utilizatorului (administrator, aprobator, angajat).