Per diem and business travel

From the travel order to the final settlement: per diem is calculated automatically by day and country, while mileage, accommodation and transport join the same travel file.

Travel is the hardest spend to track, because a single trip generates five kinds of document: the travel order, the per diem, fuel receipts or tickets, the hotel invoice and any entertainment costs. 4expenses gathers them into one travel file. You enter the destination and the departure and return dates, and per diem is computed by day — separately for domestic and foreign travel — with the tax-free ceilings applied automatically. Kilometres driven in a personal car convert into a reimbursable amount using your configured rate, and every document of the trip stays linked to the rest.

Travel order generated in the app, with purpose, destination and dates.
Domestic and foreign per diem computed by day, with statutory ceilings applied.
Correct handling of partial departure and return days.
Mileage reimbursement for personal cars at your configured rate.
Accommodation, transport, tolls and parking attached to the same trip.
Foreign travel in other currencies, converted at the document-date rate.
Automatic flagging of amounts above the tax-free ceiling.
Per-trip report: total cost, by category, by project or client.

Cum se calculează diurna și unde apare plafonul fiscal

Pentru deplasările în țară, nivelul de referință este cel stabilit pentru instituțiile publice; pentru angajatorii privați, indemnizația este neimpozabilă în limita a de 2,5 ori acest nivel legal, iar din 2023 se aplică suplimentar un plafon lunar raportat la salariul de bază, conform Codului fiscal. Pentru deplasările externe, referința este stabilită pe țări. 4expenses ține aceste praguri ca setări actualizabile și calculează, pentru fiecare deplasare, cât din diurnă este neimpozabil și cât depășește plafonul — astfel încât partea impozabilă să fie identificată înainte de statul de plată, nu descoperită la revizie.

Zilele parțiale, capcana clasică a deconturilor de deplasare

Majoritatea erorilor de diurnă apar la prima și la ultima zi: plecarea după-amiaza și întoarcerea dimineața nu se tratează identic cu o zi completă, iar regulile diferă între deplasarea internă și cea externă. Aplicația aplică aceste reguli automat, pe baza orelor de plecare și de sosire introduse, și arată explicit cum a ajuns la numărul de zile — ceea ce elimină discuțiile dintre angajat și financiar pe „mi se cuvenea încă o zi".

Kilometri cu mașina personală și TVA la combustibil

Când angajatul folosește mașina personală, decontarea se face de regulă pe kilometru parcurs, pe baza unui tarif intern. Când folosește mașina firmei și alimentează, intervine regula de deducere: pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv în scop de business, TVA-ul deductibil este limitat la 50% (art. 298 din Codul fiscal), iar cheltuiala are un tratament corespunzător. 4expenses marchează de la început tipul de vehicul și modul de utilizare, astfel încât exportul către contabilitate să conțină deja informația necesară pentru tratamentul corect.

Un dosar per deplasare, nu bonuri răzlețe

Toate documentele unei deplasări — ordinul, diurna, bonurile, factura de cazare, biletele — rămân grupate. Consecința practică este că poți răspunde la întrebarea „cât ne-a costat vizita la clientul X?" fără să reconstitui nimic, iar la un audit prezinți un dosar coerent în locul unui set de cheltuieli aparent independente.

Legal references

Legea nr. 227/2015 — Romanian Fiscal Code, art. 76 (travel allowance and tax-free ceilings)
HG nr. 714/2018 — domestic delegation and secondment entitlements (reference level)
HG nr. 518/1995 — foreign travel (per-country levels)
OMFP nr. 2634/2015 — travel order and expense report
Legea nr. 227/2015 — Romanian Fiscal Code, art. 298 (limited VAT deduction on vehicles)

Frequently asked questions

Diurna este impozabilă?

Este neimpozabilă în limita plafoanelor prevăzute de Codul fiscal — raportate la nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice și, din 2023, la un plafon lunar legat de salariul de bază. Ce depășește aceste limite se impozitează. 4expenses calculează și semnalează partea care depășește plafonul.

Cum se tratează ziua de plecare și cea de întoarcere?

Se aplică regulile privind numărul de ore petrecute în deplasare, diferite pentru deplasările interne și externe. Aplicația calculează zilele pe baza orelor introduse și afișează raționamentul, ca să poată fi verificat.

Se poate deconta mașina personală?

Da, pe baza kilometrilor parcurși și a unui tarif intern configurat. Deplasarea reține traseul și scopul, astfel încât suma decontată să aibă justificarea alături.

Ce document generează aplicația pentru deplasare?

Ordinul de deplasare și decontul aferent, în forma prevăzută de OMFP nr. 2634/2015, cu documentele justificative atașate.

Cum sunt gestionate deplasările externe în mai multe țări?

Diurna se calculează pe segmente, în funcție de țara în care se află angajatul în fiecare zi, iar cheltuielile în valută sunt convertite la cursul din data fiecărui document.

Related resources

Expense settlements and cash advances →Track every advance through to closure: how much was issued, how much is backed by documents, what is left to refund and whose deadline has passed.Online expense reports →The employee photographs the receipt as they pay, the app fills in the expense report, and approval and settlement start on their own — no Excel forms emailed around at month end.Expense budgets and approval flows →Set limits by department, project and category, define who approves and up to what amount, and watch budget consumption in real time as expenses come in.

See pricing Talk to a consultant