Platformă de gestiune a cheltuielilor de business pentru companii din România — note de cheltuieli, bonuri scanate cu OCR, deconturi, diurnă și export contabil, într-un singur loc.
4expenses este o platformă de gestiune a cheltuielilor de business, parte din ecosistemul 4b2b alături de 4invoices.net (facturare), 4notify.net (notificări SMS/Email/WhatsApp) și 4hosting.net (hosting). Ajutăm companiile din România să închidă golul dintre momentul în care un angajat plătește ceva și momentul în care cheltuiala ajunge corect în contabilitate: bonul se fotografiază pe loc, OCR-ul citește furnizorul, data, suma și TVA-ul, nota pleacă pe fluxul de aprobare cu bugetul la vedere, iar lotul aprobat se exportă cu conturi și documente atașate. Diferența față de un decont pe hârtie sau în Excel: partea repetabilă (transcrierea sumelor, calculul diurnei, urmărirea avansurilor, potrivirea tranzacțiilor de card cu bonurile) e automatizată, iar financiarul vede cheltuielile în timp real, nu la închiderea lunii.
Toate cheltuielile sunt vizibile în timp real: consum de buget pe departament și proiect, avansuri deschise cu vechimea lor, deconturi în așteptare și tranzacții de card fără document. Prețul lunar este fix, fără costuri ascunse.
Politicile de cheltuieli, plafoanele de diurnă și cerințele de document justificativ se aplică în momentul creării notei, nu la respingere. Ce depășește o regulă rămâne posibil, dar devine o excepție asumată de cineva anume.
OCR-ul citește documentele și marchează explicit câmpurile despre care nu e sigur, iar reconcilierea de card închide singură potrivirile clare. Deciziile care contează — aprobarea unei depășiri de buget, tratamentul unei cheltuieli atipice — rămân ale omului.
4expenses este construit de o echipă mixtă de specialiști financiar-contabili și ingineri software. Compania are sediul în București și deservește clienți din toată România. Fiecare cont primește un specialist de implementare dedicat, care ajută la definirea categoriilor de cheltuieli, a centrelor de cost, a plafoanelor și a schemelor de export către contabilitate.
Documentele încărcate pot conține date personale, deci sunt procesate conform GDPR: roluri și permisiuni granulare (angajat, aprobator, financiar, contabil extern), politici de retenție pe tip de document. Aplicația ajută la păstrarea documentelor justificative și a datelor asociate; respectarea cerințelor legale rămâne în sarcina firmei și a contabilului ei. Găzduire în Uniunea Europeană.
4expenses nu este o aplicație izolată. Cheltuielile aprobate merg către contabilitate, facturile primite se leagă de 4invoices.net, alocarea pe proiecte se corelează cu 4myprojects.net, iar notificările către angajați și aprobatori trec prin 4notify.net. Un singur cont și o singură factură de abonament pentru tot ecosistemul.
Definim împreună categoriile de cheltuieli, centrele de cost, plafoanele și fluxul de aprobare, apoi conectăm exportul către contabilitate. Specialistul de implementare dedicat te contactează în 24h.
