Integrări 4expenses
4expenses nu trăiește izolat. Primește bonurile de pe telefonul angajaților, importă tranzacțiile cardurilor de firmă, exportă pentru contabilitate și lucrează împreună cu 4invoices, 4docs și 4notify — echipa nu mai introduce aceleași date de două ori.
Bonuri de pe telefon
Link personal per angajat · OCR
Fiecare angajat primește un link personal prin care fotografiază și încarcă bonurile direct de pe telefon, fără cont în aplicație. Câmpurile (sumă, dată, TVA, CUI) sunt citite prin OCR cu seturi pentru română, germană și engleză, iar financiarul le verifică înainte de aprobare.
Remindere SMS și WhatsApp
4notify · opțional
Aprobările în așteptare, avansurile cu termen depășit și tranzacțiile de card fără justificativ pot genera remindere prin SMS sau WhatsApp, trimise cu 4notify. Funcția este opțională și se activează după nevoile firmei.
Export contabil și 4invoices
CSV · XML · JSON
Lotul de cheltuieli aprobate se exportă în CSV, XML sau JSON, cu conturile, defalcarea TVA pe cote, partenerii identificați prin CUI și centrele de cost. Fișierul se importă în programul de contabilitate al firmei, iar documentele pot fi trimise și în 4invoices — fără reintroducere manuală.
Carduri corporate
Import de tranzacții · potrivire automată
Tranzacțiile deja structurate ale cardurilor de firmă se importă în aplicație și se potrivesc automat cu justificativele încărcate. Ce nu se potrivește ajunge într-o listă de excepții, ca nicio cheltuială fără document să nu treacă neobservată.
Aprobări și politici
Flux, pași, delegări
Cheltuielile trec prin fluxuri de aprobare cu pași și delegări, în funcție de politicile firmei. Pentru fiecare decizie se păstrează cine a aprobat sau a respins și când, ca financiarul să poată reconstitui oricând circuitul.
Arhivare în 4docs
Ecosistem 4b2b
La blocarea lotului de cheltuieli, justificativele pot fi arhivate în 4docs, sistemul de gestiune documentară din același ecosistem 4b2b, ca documentele să rămână ordonate și ușor de găsit în afara aplicației de cheltuieli.