Integrações 4expenses

Cada colaborador recebe uma ligação pessoal para fotografar e carregar comprovativos diretamente do telemóvel, sem conta na aplicação. Os campos (valor, data, IVA, NIF) são lidos por OCR com conjuntos de etiquetas para romeno, alemão e inglês, e o financeiro verifica-os antes da aprovação.

As aprovações pendentes, os adiantamentos com prazo ultrapassado e os movimentos de cartão sem comprovativo podem gerar lembretes por SMS ou WhatsApp, enviados através do 4notify. A função é opcional e ativa-se conforme as necessidades da empresa.

O lote de despesas aprovadas é exportado em CSV, XML ou JSON, com as contas, a decomposição do IVA por taxa, os fornecedores identificados pelo NIF e os centros de custo. O ficheiro importa-se no software de contabilidade da empresa e os documentos também podem ser enviados para o 4invoices — sem reintrodução.

Os movimentos já estruturados dos cartões da empresa são importados para a aplicação e conciliados automaticamente com os comprovativos carregados. O que não coincide vai para uma lista de exceções, para que nenhuma despesa sem documento passe despercebida.

As despesas seguem fluxos de aprovação com passos e delegações, de acordo com as políticas da empresa. Em cada decisão fica registado quem aprovou ou rejeitou e quando, para que o financeiro possa reconstituir o circuito a qualquer momento.

Ao bloquear um lote de despesas, os comprovativos podem ser arquivados no 4docs, o sistema de gestão documental do mesmo ecossistema 4b2b, para ficarem organizados e fáceis de encontrar fora da aplicação de despesas.