Documentação 4expenses

Crie a conta, importe os colaboradores (um a um ou em massa a partir de CSV/Excel) e defina as categorias de despesa que já usa na contabilidade. Depois acrescente os centros de custo e os projetos a que as notas serão imputadas, além dos valores predefinidos de cada colaborador.

Cada categoria recebe um esquema contabilístico definido uma única vez. O lote de despesas aprovadas é exportado com as contas, a decomposição do IVA por taxa, os fornecedores identificados pelo NIF e a imputação a centros de custo — com os comprovativos anexados às linhas correspondentes.

Configura os limites das ajudas de custo em território nacional e no estrangeiro (referidos aos níveis legais de referência), os tetos por categoria de despesa e os limites das operações em dinheiro. As regras aplicam-se logo na criação da nota, pelo que os excessos passam a ser exceções assumidas e rastreáveis, e não recusas inesperadas.

Os movimentos do cartão empresarial são correspondidos aos recibos carregados pelos colaboradores, com base no valor, na data e no comerciante. As correspondências claras fecham-se; as restantes ficam numa lista de exceções atribuída ao titular do cartão, com lembretes até o documento ser carregado. O extrato é introduzido na plataforma; não há importação automática a partir de formatos bancários.

As funções e permissões (RBAC) controlam o que cada utilizador vê — o colaborador apenas as suas notas, o aprovador a sua equipa, a área financeira tudo, o contabilista externo só os lotes aprovados. Autenticação com palavra-passe ou com a conta Google, para contas existentes.

Tutoriais em vídeo curtos cobrem a configuração inicial, o carregamento de um recibo, a aprovação de um reembolso de despesas, a justificação de um adiantamento, a reconciliação do extrato do cartão e a geração da exportação contabilística — organizados por perfil de utilizador (administrador, aprovador, colaborador).