Perguntas frequentes

Basta um ficheiro Excel ou CSV com as pessoas que submetem notas de despesa, o respetivo departamento, os seus centros de custo e as categorias de despesa — exatamente a estrutura que já usa na contabilidade. Fazemos a correspondência automática das colunas; cartões, orçamentos e limites de aprovação configuram-se depois. Não precisa do histórico de despesas para arrancar, e a nossa equipa acompanha a primeira importação sem custo adicional.

Cada módulo — Notas de despesa, Captura de justificativos por fotografia, Adiantamentos & prestação de contas, Ajudas de custo & deslocações, Cartões da empresa, Orçamentos & aprovações, Exportação contabilística — ativa-se de forma independente a partir do painel de administração. Comece, por exemplo, pela captura e pelas aprovações, e acrescente a reconciliação de cartões mais tarde, sem qualquer reconfiguração. Só paga pelo que usa, sem licenciamento por funcionalidade.

Os primeiros 6 meses são grátis em qualquer plano, com acesso aos módulos, sem cartão no registo e sem fidelização anual. Se decidir continuar, ativa a subscrição a partir do painel; caso contrário, a conta é suspensa automaticamente no final do período, sem qualquer cobrança.

Sim. Se gere um grupo de empresas ou faz a contabilidade de vários clientes, gere todas a partir de uma conta centralizada, com mudança rápida entre empresas. Cada entidade mantém separadas as suas categorias de despesa, os orçamentos e as prestações de contas, enquanto os relatórios podem ser consolidados ao nível do grupo.

O pagamento é feito por cartão (Visa, Mastercard) ou transferência bancária mediante fatura pró-forma. Pode escolher faturação mensal ou anual (com desconto no pagamento anual), por pessoa que submete despesas ou por empresa. A subscrição renova-se automaticamente, mas pode alterá-la ou cancelá-la a qualquer momento a partir do painel.

Fotografia do justificativo, confirmação da categoria e do valor, envio — normalmente menos de um minuto por documento. Vários justificativos agrupam-se numa única nota de despesa, que percorre a aprovação como um só bloco. Uma despesa que fica pendente gera um lembrete automático, em vez de a contabilidade andar atrás de cada pessoa no fim do mês.

Fotografe o justificativo e depois indique ou confirme o fornecedor, o NIF, a data, o valor total e o montante de IVA antes de submeter. A nota de despesa não segue sem os dados do documento exigido para a categoria.

A desmaterialização é aceite quando o processo garante a integridade e a legibilidade do documento durante todo o prazo de conservação. 4expenses guarda cada justificativo de forma inalterável, com marca temporal e impressão digital do conteúdo, como prova do conteúdo no momento da captura. Os prazos continuam a ser os legais — os documentos fiscais e contabilísticos conservam-se dez anos —, e os papéis térmicos desvanecem em poucos meses, pelo que a imagem é, na prática, a prova mais sólida.

Só se tiver o NIF da empresa e respeitar os requisitos legais; um documento sem identificação do adquirente não dá direito à dedução. E há exclusões a ter presentes — o art. 21.º do Código do IVA exclui, em regra, a dedução em despesas de transporte, alojamento e alimentação, com exceções limitadas, por exemplo na participação em congressos e feiras. No 4expenses define por categoria qual o documento obrigatório, e a nota não segue sem ele.

Sim. A captura é feita no browser do telemóvel, sem instalar nada a partir de uma loja de aplicações. Os justificativos podem ser fotografados sem ligação e são transmitidos assim que o equipamento volta a ter rede, com a hora da captura e não a do envio. É a diferença entre um recibo guardado na porta de embarque e um recibo perdido.

Não há ligação direta ao banco. Os movimentos de cartão já estruturados são importados a partir de um ficheiro carregado por si e reconciliados automaticamente com os justificativos submetidos, por valor, data e comerciante. Para a contabilidade é gerada uma exportação em CSV, com os lançamentos prontos a importar ou a entregar ao seu contabilista. O seu banco e o seu programa de contabilidade mantêm-se inalterados.

Pelos limites de isenção correspondentes aos montantes fixados para os trabalhadores da Administração Pública, distinguindo deslocações em território nacional e no estrangeiro, com ou sem dormida. O que for pago acima desses limites é tributado como rendimento do trabalho e entra na base contributiva. Há ainda a tributação autónoma prevista no CIRC sobre ajudas de custo e compensação por deslocação em viatura própria não faturadas a clientes — motivo pelo qual o 4expenses marca desde o início as que são refaturáveis, separando por deslocação a parte isenta da parte sujeita.

Com base nos quilómetros percorridos, aplicando o valor por quilómetro fixado para a função pública como limite de isenção, ou uma tarifa interna; o percurso e o motivo ficam guardados junto ao valor. Se for usada uma viatura da empresa, a aplicação regista o veículo e o tipo de utilização, para que a exportação contabilística leve a informação necessária ao tratamento correto do IVA do combustível e aos limites de dedução.

O prazo é o da sua política interna de despesas e fica registado no momento da concessão. O 4expenses exige uma data explícita na aprovação, envia lembretes antes do vencimento e depois escala para o responsável. O relatório de saldos mostra a antiguidade de cada valor aberto, em vez de a revelar no fecho de contas.

A diferença passa a valor a pagar-lhe e entra no lote de reembolso seguinte; se gastou menos, passa a valor a devolver. Em ambos os casos o saldo do adiantamento só fecha depois de confirmada a operação de regularização, e não na aprovação dos documentos.

Os justificativos são arquivados digitalmente em infraestrutura própria (servidores Hetzner, centro de dados de Helsínquia, na UE) e conservados pelos prazos legais aplicáveis à documentação fiscal e contabilística. Cada justificativo leva uma impressão do seu conteúdo, de modo que uma alteração posterior seria detetável, e com o bloqueio do lote de exportação os acertos associados tornam-se definitivos. Quem aprovou o quê e com que fundamento fica no diário de decisões, com um instantâneo do que o aprovador viu. Permanecem acessíveis durante toda a vigência da subscrição, e pode sempre fazer uma exportação completa.

Não. Trabalha com os cartões que já tem no seu banco e ocupa-se da reconciliação, do controlo e da justificação. Os movimentos já estruturados são importados a partir de um ficheiro carregado por si e associados automaticamente aos justificativos submetidos; o que fica sem documento aparece numa lista de exceções, com nome associado e prazo de fecho. A sua relação bancária não é alterada.

Sim. Os orçamentos definem-se por categoria, centro de custo, projeto e período, com limite de aviso e limite bloqueante. O essencial é que a pessoa veja o disponível antes de gastar: um orçamento descoberto no relatório mensal não controla nada.

Sim. Definem-se por departamento, categoria de despesa e limite de valor, e uma empresa pode ter várias configurações em simultâneo. Acima de um limite a escalada é automática e, em caso de ausência, a aprovação passa nesse período para a pessoa indicada, para que as notas não fiquem bloqueadas. O diário de decisões mostra quem aprovou efetivamente e em que qualidade.

Os justificativos contêm dados pessoais, pelo que o acesso é por perfil: quem submete, o responsável (apenas a sua equipa), a área financeira (tudo) e o contabilista externo (apenas os lotes aprovados). As decisões de aprovação ficam no diário de decisões e os prazos de conservação configuram-se por tipo de documento.

Cada categoria de despesa tem um esquema contabilístico definido uma única vez: a exportação já contém as contas, a repartição do IVA por taxas, o fornecedor identificado pelo NIF e a imputação a centro de custo ou projeto. Os justificativos seguem com os dados, ligados à respetiva linha. O seu contabilista pode também consultar diretamente os lotes aprovados, sem o habitual arquivo mensal por e-mail.

Sim. O programa de afiliados dá-lhe um código de referência único e comissões mensais recorrentes por cada empresa que escolha o 4expenses por sua recomendação. É ideal para contabilistas certificados, gabinetes de contabilidade e consultores financeiros, que todos os meses já têm em mãos as notas de despesa dos seus clientes.