Software de gestão de despesas de empresa para organizações em Portugal — mapas de despesas, recibos lidos por OCR, adiantamentos, ajudas de custo, cartões corporativos e exportação contabilística, numa única plataforma.
A 4expenses é uma plataforma de gestão de despesas de empresa, parte do ecossistema 4b2b junto com a 4invoices.net (faturação), a 4notify.net (notificações SMS/Email/WhatsApp) e a 4hosting.net (alojamento). Ajudamos as empresas em Portugal a fechar a distância entre o momento em que alguém da equipa paga algo e o momento em que essa despesa chega corretamente à contabilidade: o recibo é fotografado no local, o OCR lê o fornecedor, a data, o valor e o IVA, o mapa de despesas segue para aprovação com o orçamento à vista, e o lote aprovado é exportado com contas e documentos anexados. A diferença em relação a um ajuste de contas em papel ou em Excel: o trabalho repetitivo (copiar valores, calcular ajudas de custo e quilómetros, cobrar adiantamentos sem justificação, cruzar os movimentos dos cartões com os recibos) está automatizado, e a área financeira vê a despesa em tempo real, e não no fecho do mês.
Cada despesa é visível em tempo real no painel: consumo de orçamento por departamento e projeto, adiantamentos abertos e a sua antiguidade, mapas à espera de aprovação e movimentos de cartão sem documento. Sem custos escondidos — o preço mensal é fixo, por utilizador ativo.
A política de despesas, os limites das ajudas de custo e a exigência de documento de suporte aplicam-se quando o mapa é criado, e não na altura da recusa. Ultrapassar uma regra continua possível, mas passa a ser uma exceção assumida por uma pessoa concreta.
O OCR lê os documentos e assinala explicitamente os campos de que não tem certeza, e a reconciliação dos cartões fecha sozinha as correspondências evidentes. As decisões que contam — aprovar uma derrapagem de orçamento, qualificar uma despesa atípica — continuam a ser de uma pessoa.
A 4expenses é construída por uma equipa mista de especialistas financeiros e de contabilidade e engenheiros de software. Cada conta recebe um especialista de implementação dedicado, que ajuda a definir as categorias de despesa, os centros de custo, os limites e os esquemas de exportação para a contabilidade.
Os documentos carregados podem conter dados pessoais, pelo que são tratados em conformidade com o RGPD: papéis e permissões granulares (colaborador, chefia que aprova, financeiro, contabilista certificado externo), e políticas de retenção por tipo de documento. A aplicação ajuda a conservar os documentos e os respetivos dados; o cumprimento dos requisitos legais continua a ser da responsabilidade da empresa e do seu contabilista. Alojamento na União Europeia.
A 4expenses não é uma aplicação isolada. As despesas aprovadas seguem para a contabilidade, as faturas recebidas ligam-se à 4invoices.net, a imputação a projetos encaixa com a 4myprojects.net e as notificações a colaboradores e aprovadores passam pela 4notify.net. A mesma conta, a mesma fatura.
Definimos em conjunto as categorias de despesa, os centros de custo, os limites e o circuito de aprovação, e depois ligamos a exportação para a contabilidade. O seu especialista de implementação dedicado contacta-o em 24h.
