Integrazioni 4expenses

Ogni dipendente riceve un link personale per fotografare e caricare gli scontrini direttamente dal telefono, senza account nell'app. I campi (importo, data, IVA, partita IVA) vengono letti con OCR, con set di etichette per rumeno, tedesco e inglese, e l'amministrazione li verifica prima dell'approvazione.

Approvazioni in attesa, anticipi scaduti e movimenti di carta senza giustificativo possono generare promemoria via SMS o WhatsApp, inviati tramite 4notify. La funzione è opzionale e si attiva in base alle esigenze dell'azienda.

Il lotto di spese approvate si esporta in CSV, XML o JSON, con i conti, la ripartizione IVA per aliquota, i partner identificati dalla partita IVA e i centri di costo. Il file si importa nel software contabile dell'azienda e i documenti possono essere inviati anche a 4invoices — senza reinserimento.

I movimenti già strutturati delle carte aziendali si importano nell'app e si abbinano automaticamente ai giustificativi caricati. Ciò che non corrisponde finisce in un elenco di eccezioni, così nessuna spesa senza documento passa inosservata.

Le spese seguono flussi di approvazione con passaggi e deleghe, secondo le policy aziendali. Per ogni decisione si conserva chi ha approvato o respinto e quando, così l'amministrazione può ricostruire il percorso in qualsiasi momento.

Al blocco di un lotto di spese, i giustificativi possono essere archiviati in 4docs, il sistema di gestione documentale dello stesso ecosistema 4b2b, per restare ordinati e facili da trovare fuori dall'app delle spese.