Gestione delle spese aziendali per le imprese italiane — note spese, giustificativi letti con OCR, anticipi, indennità di trasferta, carte aziendali ed export contabile, in un'unica piattaforma.
4expenses è una piattaforma di gestione delle spese aziendali, parte dell'ecosistema 4b2b accanto a 4invoices.net (fatturazione), 4notify.net (notifiche SMS/Email/WhatsApp) e 4hosting.net (hosting). Aiutiamo le imprese italiane a colmare la distanza tra il momento in cui una persona paga qualcosa e il momento in cui quella spesa arriva correttamente in contabilità: il giustificativo si fotografa sul posto, l'OCR legge fornitore, data, importo e IVA, la nota spese entra nel flusso di approvazione con il budget sotto gli occhi, e il lotto approvato si esporta con conti e documenti allegati. La differenza rispetto a una nota spese su carta o in Excel: il lavoro ripetitivo — ricopiare gli importi, calcolare l'indennità di trasferta e i rimborsi chilometrici, sollecitare gli anticipi non ancora giustificati, riconciliare i movimenti delle carte con i giustificativi — è automatizzato, e l'amministrazione vede le spese in tempo reale, non alla chiusura del mese.
Ogni spesa è visibile in tempo reale nella dashboard: consumo del budget per reparto e progetto, anticipi aperti con la loro anzianità, note spese in attesa di approvazione e movimenti di carta senza documento. Nessun costo nascosto — il prezzo mensile è fisso, per utente attivo.
La policy di spesa, i massimali di trasferta e l'obbligo di giustificativo si applicano nel momento in cui la nota viene creata, non al momento del rifiuto. Superare una regola resta possibile, ma diventa un'eccezione con un responsabile con nome e cognome.
L'OCR legge i documenti e segnala in modo esplicito i campi su cui non è sicuro, e la riconciliazione delle carte chiude da sola le corrispondenze evidenti. Le decisioni che contano — approvare uno sforamento di budget, qualificare una spesa atipica — restano di una persona.
4expenses è costruito da un team misto di specialisti amministrativo-contabili e ingegneri software. L'azienda ha sede a Bucarest e serve clienti in tutta Europa. Ogni account riceve uno specialista di implementazione dedicato, che ti aiuta a definire le categorie di spesa, i centri di costo, i massimali e gli schemi di export verso la contabilità.
I giustificativi caricati possono contenere dati personali, quindi sono trattati in conformità al GDPR: ruoli e permessi granulari (dipendente, responsabile che approva, amministrazione, studio contabile esterno), e criteri di conservazione per tipo di documento. L'applicazione aiuta a conservare i giustificativi e i relativi dati; il rispetto degli obblighi di legge resta in capo all'azienda e al suo commercialista. Hosting nell'Unione Europea.
4expenses non è un'applicazione isolata. Le spese approvate vanno in contabilità, le fatture ricevute si collegano a 4invoices.net, l'attribuzione ai progetti si allinea con 4myprojects.net e le notifiche a dipendenti e approvatori passano da 4notify.net. Lo stesso account, la stessa fattura.
Definiamo insieme le categorie di spesa, i centri di costo, i massimali e il flusso di approvazione, poi colleghiamo l'export verso la contabilità. Il tuo specialista di implementazione dedicato ti contatta entro 24h.
