Documentazione 4expenses

Crea l'account, importa i dipendenti (uno per uno o in blocco da CSV/Excel) e definisci le categorie di spesa che già usi in contabilità. Poi aggiungi i centri di costo e i progetti su cui verranno allocate le note, insieme alle impostazioni predefinite per ciascun dipendente.

Ogni categoria riceve uno schema contabile definito una sola volta. Il lotto di spese approvate si esporta con i conti, la ripartizione IVA per aliquota, i partner identificati dalla partita IVA e l'allocazione sui centri di costo — con i giustificativi allegati alle righe corrispondenti.

Configuri i limiti delle indennità di trasferta in territorio nazionale e all'estero (parametrati ai limiti di esenzione fiscale), i massimali per categoria di spesa e i limiti alle operazioni in contanti. Le regole si applicano già alla creazione della nota, così gli sforamenti diventano eccezioni assunte e tracciabili, non rifiuti a sorpresa.

I movimenti della carta aziendale vengono abbinati alle ricevute caricate dai dipendenti, in base a importo, data ed esercente. Gli abbinamenti chiari si chiudono; il resto compare in una lista di eccezioni assegnata al titolare della carta, con solleciti fino al caricamento del documento. L'estratto conto si inserisce nella piattaforma; non c'è un import automatico dai formati bancari.

Ruoli e permessi (RBAC) controllano cosa vede ogni utente — il dipendente solo le proprie note, l'approvatore il suo team, l'amministrazione tutto, il commercialista esterno solo i lotti approvati. Accesso con password o con l'account Google, per gli account esistenti.

Brevi tutorial video coprono la configurazione iniziale, il caricamento di una ricevuta, l'approvazione di un rimborso, la giustificazione di un anticipo, la riconciliazione dell'estratto conto della carta e la generazione dell'export contabile — organizzati per ruolo utente (amministratore, approvatore, dipendente).