Domande frequenti

È sufficiente un file Excel o CSV con le persone che presentano le note spese, il loro reparto, i tuoi centri di costo e le categorie di spesa — esattamente la struttura che già usi in contabilità. Mappiamo automaticamente le colonne; carte, budget e soglie di approvazione si configurano dopo. Lo storico delle spese non serve per iniziare, e il nostro team ti assiste nel primo import senza costi aggiuntivi.

Ogni modulo — Note spese, Acquisizione dei giustificativi da foto, Anticipi & rimborsi, Indennità & trasferte, Carte aziendali, Budget & approvazioni, Export contabile — si attiva in modo indipendente dal pannello di amministrazione. Parti ad esempio dall'acquisizione e dalle approvazioni, e aggiungi la riconciliazione delle carte in seguito, senza riconfigurazioni. Paghi solo per ciò che usi, senza licenza per funzione.

I primi 6 mesi sono gratuiti su ogni piano, con accesso ai moduli, senza carta alla registrazione e senza vincolo annuale. Se decidi di continuare, attivi l'abbonamento dal pannello; in caso contrario, l'account viene sospeso automaticamente al termine del periodo, senza alcun pagamento.

Sì. Se amministri un gruppo di società o tieni la contabilità di più clienti, le gestisci tutte da un account centralizzato, con passaggio rapido tra le aziende. Ogni entità mantiene separate le proprie categorie di spesa, i budget e i rimborsi, mentre i report possono essere consolidati a livello di gruppo.

Carta (Visa, Mastercard) o bonifico contro proforma. Fatturazione mensile o annuale (sconto sull'annuale), per persona che presenta note spese oppure per azienda. L'abbonamento si rinnova automaticamente, ma puoi modificarlo o annullarlo in qualsiasi momento dal pannello.

Foto del giustificativo, conferma di categoria e importo, invio — in genere meno di un minuto per documento. Più giustificativi si raggruppano in una sola nota spese che attraversa l'approvazione come un unico blocco. Una spesa lasciata aperta genera un promemoria automatico, invece di far rincorrere le persone all'amministrazione a fine mese.

Fotografi il giustificativo, poi indichi o verifichi fornitore, data, importo totale e IVA prima dell'invio. La nota spese non parte senza i dati del documento richiesto per la categoria.

La dematerializzazione è ammessa quando avviene con conservazione a norma: documento immodificabile, marca temporale e indice di conservazione. 4expenses acquisisce ogni giustificativo in modo immodificabile, con data di caricamento e impronta del contenuto, pronto per il tuo sistema di conservazione. I termini di conservazione fiscale restano quelli di legge; poiché gli scontrini termici sbiadiscono in pochi mesi, l'immagine è in pratica la prova più solida del loro contenuto.

In genere no: la detrazione richiede una fattura intestata all'azienda. Le regole cambiano in base al tipo di spesa, ad esempio per veicoli, vitto e alloggio, e alla documentazione richiesta: verifica il caso con il tuo commercialista. In 4expenses imposti per categoria quale documento è obbligatorio, e la nota non parte senza di esso.

Sì. La raccolta avviene nel browser del telefono, senza installare nulla da uno store. I giustificativi si fotografano anche offline e vengono trasmessi appena il dispositivo torna in rete, con l'orario dello scatto e non quello dell'invio. È la differenza tra uno scontrino salvato in aeroporto e uno scontrino perso.

Nessuna connessione diretta alla banca: i movimenti delle carte, già strutturati, vengono importati da un file caricato da te e riconciliati automaticamente con i giustificativi presentati, su importo, data ed esercente. Per la contabilità viene generato un export in CSV, con prima nota pronta da importare o da consegnare al commercialista. La tua banca e il tuo software contabile restano invariati.

Con il rimborso forfettario, l'indennità è esente entro i limiti fissati dalla normativa italiana, al netto delle spese di viaggio e trasporto documentate; la parte eccedente è imponibile. Se invece scegli il rimborso analitico, contano i giustificativi effettivi, e il rimborso misto riduce proporzionalmente la quota esente. 4expenses tiene queste soglie come impostazioni aggiornabili e separa, per ogni trasferta, la quota esente da quella imponibile.

Sui chilometri percorsi, con le tabelle ACI di riferimento per marca, modello e alimentazione oppure con una tariffa interna, mantenendo percorso e motivo accanto all'importo. Se si usa l'auto aziendale, l'applicazione registra veicolo e tipo di utilizzo, così l'export contabile porta le informazioni necessarie al corretto trattamento dell'IVA sui carburanti e ai limiti di deducibilità.

Il termine è quello della tua policy interna di trasferta e viene registrato al momento dell'erogazione. 4expenses richiede una data esplicita in fase di approvazione, invia solleciti prima della scadenza e poi escala al responsabile. Il report dei saldi mostra l'anzianità di ogni importo aperto, invece di farla emergere in sede di bilancio.

La differenza diventa somma da corrispondere e rientra nel prossimo lotto di rimborso; se ha speso meno, diventa somma da restituire. In entrambi i casi il saldo dell'anticipo si chiude solo dopo la conferma dell'operazione di regolarizzazione, non all'approvazione dei documenti.

I giustificativi sono archiviati digitalmente su infrastruttura propria (server Hetzner, datacenter Helsinki, nell'UE) e conservati per i termini di legge previsti per la documentazione fiscale e contabile. Ogni giustificativo porta un'impronta del proprio contenuto, così che una modifica successiva sarebbe rilevabile, e con il blocco del lotto di export le note spese collegate diventano definitive. Chi ha approvato che cosa e su quale base è registrato nel giornale delle decisioni, insieme a un'istantanea di ciò che l'approvatore ha effettivamente visto. Restano accessibili per tutta la durata dell'abbonamento, ed è sempre possibile un export completo.

No. Lavora con le carte che hai già dalla tua banca e si occupa di riconciliazione, controllo e giustificazione. I movimenti già strutturati si importano da un file caricato da te e si abbinano automaticamente ai giustificativi; ciò che resta senza documento finisce in una lista di eccezioni, con un nome accanto e un termine di chiusura. Il rapporto con la banca resta intatto.

Sì. I budget si definiscono per categoria, centro di costo, progetto e periodo, con soglia di avviso e limite bloccante. Il punto è che la persona veda il residuo prima di spendere: un budget scoperto nel report mensile non governa nulla.

Sì. Si definiscono per reparto, categoria di spesa e soglia di importo, e una società può farne girare più configurazioni in parallelo. Oltre una soglia l'escalation è automatica, e in caso di assenza l'approvazione passa per quel periodo alla persona indicata, così le note non si bloccano. Il giornale delle decisioni mostra chi ha approvato davvero e in quale ruolo.

I giustificativi contengono dati personali, quindi l'accesso è per ruolo: chi presenta, il responsabile (solo il proprio team), l'amministrazione (tutto) e il commercialista esterno (solo i lotti approvati). Le decisioni di approvazione restano nel giornale delle decisioni e i periodi di conservazione si configurano per tipo di documento.

Ogni categoria di spesa porta uno schema contabile definito una volta sola: l'export contiene già i conti, la ripartizione dell'IVA per aliquota, il fornitore identificato dalla partita IVA e l'attribuzione a centro di costo o progetto. I giustificativi viaggiano con i dati, collegati alla riga corrispondente. Il commercialista può anche consultare direttamente i lotti approvati, senza il consueto archivio mensile via e-mail.

Sì. Il programma di affiliazione ti offre un codice di referral unico e commissioni mensili ricorrenti per ogni azienda che scelga 4expenses su tua raccomandazione. È ideale per commercialisti, studi contabili e consulenti di gestione, che ogni mese hanno già sul tavolo le note spese dei loro clienti.