Software de gestión de gastos de empresa para compañías en España — informes de gastos, tickets leídos con OCR, anticipos, dietas, tarjetas corporativas y exportación contable, en una sola plataforma.
4expenses es una plataforma de gestión de gastos de empresa, parte del ecosistema 4b2b junto a 4invoices.net (facturación), 4notify.net (notificaciones SMS/Email/WhatsApp) y 4hosting.net (hosting). Ayudamos a las empresas en España a cerrar la distancia entre el momento en que alguien del equipo paga algo y el momento en que ese gasto llega correctamente a contabilidad: el ticket se fotografía en el sitio, el OCR lee el proveedor, la fecha, el importe y el IVA, el informe entra en el flujo de aprobación con el presupuesto a la vista, y el lote aprobado se exporta con cuentas y documentos adjuntos. La diferencia frente a una liquidación en papel o en Excel: el trabajo repetitivo (teclear importes, calcular dietas y kilometraje, reclamar los anticipos sin justificar, cuadrar los movimientos de tarjeta con los tickets) está automatizado, y el departamento financiero ve el gasto en tiempo real, no al cierre del mes.
Cada gasto es visible en tiempo real en el panel: consumo de presupuesto por departamento y proyecto, anticipos abiertos con su antigüedad, informes pendientes de aprobación y movimientos de tarjeta sin documento. Sin costes ocultos — el precio mensual es fijo, por usuario activo.
La política de gastos, los límites de dietas y la obligación de justificante se aplican al crear el informe, no al rechazarlo. Saltarse una regla sigue siendo posible, pero pasa a ser una excepción asumida por una persona con nombre y apellidos.
El OCR lee los documentos y marca de forma explícita los campos de los que no está seguro, y la conciliación de tarjetas cierra sola las coincidencias claras. Las decisiones que importan — aprobar una desviación de presupuesto, calificar un gasto atípico — siguen siendo de una persona. En tickets españoles conviene revisar los campos leídos.
4expenses está construido por un equipo mixto de especialistas financiero-contables e ingenieros de software. Cada cuenta recibe un especialista de implementación dedicado, que te ayuda a definir las categorías de gasto, los centros de coste, los límites y los esquemas de exportación a contabilidad.
Los justificantes que se suben pueden contener datos personales, así que se tratan conforme al RGPD: roles y permisos granulares (empleado, responsable que aprueba, financiero, asesoría externa), y políticas de conservación por tipo de documento. La aplicación ayuda a conservar los justificantes y sus datos; el cumplimiento de los requisitos legales sigue siendo responsabilidad de la empresa y de su asesoría. Alojamiento en la Unión Europea.
4expenses no es una aplicación aislada. Los gastos aprobados pasan a contabilidad, las facturas recibidas se enlazan con 4invoices.net, la imputación a proyectos encaja con 4myprojects.net y los avisos a empleados y aprobadores salen por 4notify.net. La misma cuenta, la misma factura.
Definimos juntos las categorías de gasto, los centros de coste, los límites y el flujo de aprobación, y después conectamos la exportación a contabilidad. Tu especialista de implementación dedicado te contacta en 24h.
