Preguntas frecuentes

Basta un archivo Excel o CSV con las personas que presentan notas de gastos, su departamento, tus centros de coste y tus categorías de gasto — exactamente la estructura que ya usas en contabilidad. Mapeamos las columnas automáticamente; las tarjetas, los presupuestos y los umbrales de aprobación se configuran después. No necesitas el histórico de gastos para arrancar, y nuestro equipo acompaña la primera importación sin coste adicional.

Cada módulo — Notas de gastos, Captura de justificantes por foto, Anticipos y liquidaciones, Dietas y desplazamientos, Tarjetas de empresa, Presupuestos y aprobaciones, Export contable — se activa de forma independiente desde el panel de administración. Puedes empezar por la captura y las aprobaciones, por ejemplo, y añadir la conciliación de tarjetas más adelante sin reconfigurar nada. Solo pagas por lo que usas, sin licencia por función.

Los primeros 6 meses son gratis en cualquier plan, con acceso a los módulos, sin tarjeta al registrarte y sin compromiso anual. Si decides continuar, activas la suscripción desde el panel; si no, la cuenta se suspende automáticamente al final del periodo, sin ningún cargo.

Sí. Si gestionas un grupo empresarial o llevas la contabilidad de varios clientes, los administras todos desde una cuenta centralizada, con cambio rápido entre empresas. Cada entidad mantiene por separado sus categorías de gasto, sus presupuestos y sus liquidaciones, mientras que los informes se pueden consolidar a nivel de grupo.

El pago se realiza con tarjeta (Visa, Mastercard) o por transferencia bancaria contra factura proforma. Puedes elegir facturación mensual o anual (con descuento en el pago anual), por persona que presenta gastos o por empresa. La suscripción se renueva automáticamente, pero puedes modificarla o cancelarla en cualquier momento desde el panel.

Foto del justificante, revisión de la categoría y el importe, y envío — menos de un minuto por documento en la mayoría de los casos. Varios justificantes se agrupan en una sola nota de gastos que pasa la aprobación como un bloque. Un gasto que queda pendiente genera un recordatorio automático, en lugar de que administración persiga a cada persona a final de mes.

Tú fotografías el justificante y después indicas o compruebas el comercio, su NIF, la fecha, el importe total y la cuota de IVA antes de enviarlo. La nota de gastos no se envía sin los datos del documento exigido para la categoría.

Si puedes destruir el papel depende de los requisitos de digitalización que apliquen a tu empresa; consúltalo antes con tu asesor o gestoría. 4expenses guarda cada justificante de forma inalterable, con una huella de su contenido en el momento de la captura. Los plazos de conservación siguen siendo los legales. Y como los tickets térmicos se borran en pocos meses, la imagen suele ser la prueba más sólida de lo que ponía.

Normalmente no: para deducir el IVA suele hacer falta una factura con los datos de tu empresa. Además existen límites legales, por ejemplo en vehículos y en ciertos gastos de representación o restauración; consulta el caso concreto con tu asesor. En 4expenses defines por categoría qué documento es obligatorio, y la nota no se puede enviar sin él.

Sí. La captura se hace en el navegador del móvil, sin instalar nada desde una tienda de aplicaciones. Los justificantes se pueden fotografiar sin conexión y se envían en cuanto el dispositivo vuelve a tener red, con la hora de la captura y no la del envío. Es la diferencia entre un ticket guardado en la puerta de embarque y un ticket perdido.

Los movimientos de tarjeta que importas se concilian automáticamente con los justificantes presentados, por importe, fecha y comercio. Para contabilidad se genera un export en CSV, con las cuentas, el desglose del IVA por tipos y la imputación a centro de coste o proyecto ya rellenados, listo para importar o para entregar a tu gestoría. Tu banco y tu software contable no cambian.

Las cuantías de dietas y gastos de manutención exentas de tributación dependen de la normativa vigente y de cada situación; consúltalas con tu asesor o fíjalas en la política de gastos de tu empresa. 4expenses guarda los importes elegidos como parámetros editables y separa, en cada desplazamiento, lo que abonas de lo que revisas fiscalmente.

Por kilómetros recorridos y con una tarifa por kilómetro según tu política interna, guardando el trayecto y el motivo junto al importe. Si se usa un vehículo de la empresa, la aplicación registra el vehículo y el tipo de uso, para que el export contable lleve la información necesaria para el tratamiento correcto del IVA del combustible. Qué tarifa queda exenta fiscalmente es algo que debes confirmar con tu asesor.

El plazo lo fija tu política interna de gastos y queda registrado al conceder el anticipo. 4expenses exige una fecha explícita en la aprobación, envía recordatorios antes del vencimiento y después escala al responsable. El informe de saldos muestra la antigüedad de cada importe abierto, en vez de descubrirla en el cierre.

La diferencia se convierte en importe a pagarle y entra en el siguiente lote de reembolso; si ha gastado menos, pasa a ser importe a devolver. En ambos casos el saldo del anticipo solo se cierra cuando se confirma la operación de regularización, no al aprobar los documentos.

Los justificantes se archivan digitalmente en infraestructura propia (servidores Hetzner, centro de datos de Helsinki, dentro de la UE) y se conservan durante los plazos legales aplicables a la documentación contable y fiscal. Cada justificante lleva una huella de su contenido, de modo que una modificación posterior sería detectable, y al bloquear el lote de exportación las liquidaciones asociadas quedan definitivas. Quién aprobó qué y sobre qué base queda en el diario de decisiones, junto con una instantánea de lo que el aprobador vio. Permanecen accesibles durante toda la vigencia de la suscripción, y siempre puedes hacer un export completo.

No. Funciona con las tarjetas que ya tienes en tu banco y se ocupa de la conciliación, el control y la justificación. Los movimientos ya estructurados se importan desde un fichero que subes tú y se emparejan automáticamente con los justificantes; lo que queda sin documento aparece en una lista de excepciones, con nombre y fecha de cierre. Tu relación con el banco no se toca.

Sí. Los presupuestos se definen por categoría, centro de coste, proyecto y periodo, con umbral de aviso y límite bloqueante. Lo importante es que la persona vea el disponible antes de gastar: un presupuesto que se descubre en el informe mensual no controla nada.

Sí. Se definen por departamento, categoría de gasto y umbral de importe, y una empresa puede tener varias configuraciones a la vez. Por encima de un umbral la escalada es automática, y en caso de ausencia la aprobación pasa durante ese periodo a la persona designada, para que las notas no se queden bloqueadas. El diario de decisiones muestra quién aprobó realmente y en calidad de qué.

Los justificantes contienen datos personales, así que el acceso va por rol: quien presenta, el responsable (solo su equipo), finanzas (todo) y la gestoría externa (solo los lotes aprobados). Las decisiones de aprobación quedan en el diario de decisiones y los plazos de conservación se configuran por tipo de documento.

Cada categoría de gasto lleva un esquema contable definido una sola vez: el export ya contiene las cuentas, el desglose del IVA por tipos, el proveedor identificado por NIF y la imputación a centro de coste o proyecto. Los justificantes viajan con los datos, enlazados a su línea. Tu gestoría también puede consultar directamente los lotes aprobados, sin el archivo mensual por correo.

Sí. El programa de afiliados te da un código de referido único y comisiones mensuales recurrentes por cada empresa que elija 4expenses por tu recomendación. Es ideal para asesorías, despachos contables y consultores financieros, que cada mes ya tienen sobre la mesa las notas de gastos de sus clientes.