Documentación 4expenses

Crea la cuenta, importa a los empleados (uno a uno o en bloque desde CSV/Excel) y define las categorías de gasto que ya usas en contabilidad. Después añade los centros de coste y los proyectos a los que se imputarán los informes, junto con los valores por defecto de cada empleado.

Cada categoría recibe un esquema contable que se define una sola vez. El lote de gastos aprobados se exporta con las cuentas, el desglose de IVA por tipo, los proveedores identificados por NIF y la imputación a centros de coste — con los justificantes adjuntos a sus líneas correspondientes.

Configuras los límites de las dietas en territorio nacional y en el extranjero (referidos a los niveles legales de referencia), los topes por categoría de gasto y los límites de las operaciones en efectivo. Las reglas se aplican al crear el informe, de modo que los excesos se convierten en excepciones asumidas y trazables, no en rechazos por sorpresa.

Los movimientos de la tarjeta corporativa se cuadran con los tickets que suben los empleados, según importe, fecha y comercio. Los cuadres claros se cierran; el resto aparece en una lista de excepciones asignada al titular de la tarjeta, con recordatorios hasta que se sube el documento. El extracto se introduce en la plataforma; no hay importación automática desde formatos bancarios.

Los roles y permisos (RBAC) controlan qué ve cada usuario — el empleado solo sus propios informes, el aprobador su equipo, finanzas todo, la asesoría externa solo los lotes aprobados. Inicio de sesión con contraseña o con la cuenta de Google, para cuentas existentes.

Tutoriales en vídeo breves cubren la configuración inicial, la subida de un ticket, la aprobación de una liquidación, la justificación de un anticipo, la conciliación del extracto de tarjeta y la generación de la exportación contable — organizados por rol de usuario (administrador, aprobador, empleado).