Platforma do zarządzania wydatkami firmowymi dla firm w Polsce — rozliczenia wydatków, paragony skanowane przez OCR, zaliczki, delegacje i diety, karty firmowe oraz eksport do księgowości w jednym miejscu.
4expenses to platforma do zarządzania wydatkami firmowymi, część ekosystemu 4b2b obok 4invoices.net (fakturowanie), 4notify.net (powiadomienia SMS/Email/WhatsApp) i 4hosting.net (hosting). Pomagamy firmom w Polsce zamknąć lukę między chwilą, w której ktoś z zespołu za coś płaci, a chwilą, w której wydatek trafia poprawnie do księgowości: paragon fotografuje się od razu na miejscu, OCR odczytuje sprzedawcę, datę, kwotę i VAT, rozliczenie idzie do akceptacji z widocznym budżetem, a zatwierdzona partia jest eksportowana wraz z kontami i załączonymi dokumentami. Różnica w stosunku do rozliczeń na papierze lub w Excelu: powtarzalna praca (przepisywanie kwot, wyliczanie diet i kilometrówki, pilnowanie nierozliczonych zaliczek, dopasowywanie transakcji kartowych do paragonów) jest zautomatyzowana, a dział finansowy widzi wydatki na bieżąco, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Każdy wydatek jest widoczny na bieżąco: wykorzystanie budżetu w podziale na działy i projekty, otwarte zaliczki wraz z ich wiekiem, rozliczenia czekające na akceptację oraz transakcje kartowe bez dokumentu. Brak ukrytych kosztów — miesięczna cena jest stała, za aktywnego użytkownika.
Polityka wydatków, limity diet i wymóg dokumentu potwierdzającego działają już przy tworzeniu rozliczenia, a nie dopiero przy odrzuceniu. Przekroczenie reguły pozostaje możliwe, ale staje się wyjątkiem, za który odpowiada konkretna osoba.
OCR odczytuje dokumenty i wyraźnie zaznacza pola, co do których nie jest pewny, a uzgadnianie kart samo domyka oczywiste dopasowania. Decyzje, które naprawdę ważą — zgoda na przekroczenie budżetu, kwalifikacja niestandardowego wydatku — zostają po stronie człowieka. Przy polskich paragonach pola odczytane przez OCR warto sprawdzić.
4expenses jest tworzony przez mieszany zespół specjalistów finansowo-księgowych i inżynierów oprogramowania. Każde konto otrzymuje dedykowanego specjalistę wdrożeniowego, który pomaga zdefiniować kategorie wydatków, centra kosztów, limity i schematy eksportu do księgowości.
Wgrywane dokumenty mogą zawierać dane osobowe, dlatego są przetwarzane zgodnie z RODO. Granularne role i uprawnienia (pracownik, przełożony akceptujący, dział finansowy, biuro rachunkowe), oraz zasady przechowywania według rodzaju dokumentu. Aplikacja pomaga przechowywać dokumenty i powiązane z nimi dane; spełnienie wymogów prawnych pozostaje po stronie firmy i jej księgowego. Hosting w Unii Europejskiej.
4expenses nie jest izolowaną aplikacją. Zatwierdzone wydatki trafiają do księgowości, faktury zakupowe łączą się z 4invoices.net, przypisanie do projektów zgadza się z 4myprojects.net, a powiadomienia dla pracowników i osób akceptujących idą przez 4notify.net. Jedno konto, jedna faktura.
Wspólnie ustalamy kategorie wydatków, centra kosztów, limity i obieg akceptacji, a następnie podłączamy eksport do księgowości. Dedykowany specjalista wdrożeniowy skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
