Najczęściej zadawane pytania

Wystarczy plik Excel lub CSV z osobami, które składają wnioski o zwrot wydatków, ich działem oraz Twoimi centrami kosztów i kategoriami wydatków — dokładnie ta struktura, którą już prowadzisz w księgowości. Kolumny mapujemy automatycznie; karty, budżety i progi akceptacji konfigurujesz później. Historia wydatków nie jest potrzebna do startu, a nasz zespół wspiera pierwszy import bez dodatkowych kosztów.

Każdy moduł — Wnioski o zwrot wydatków, Fotografowanie dokumentów, Zaliczki & rozliczenia, Diety & delegacje, Karty firmowe, Budżety & akceptacje, Eksport księgowy — aktywuje się niezależnie z panelu administracyjnego. Możesz zacząć na przykład od skanowania i akceptacji, a uzgadnianie kart dodać później, bez żadnej rekonfiguracji. Płacisz tylko za to, czego używasz, bez licencji per funkcja.

Pierwsze 6 miesięcy jest bezpłatne w każdym planie, z dostępem do modułów, bez podawania karty przy rejestracji i bez rocznego zobowiązania. Jeśli zdecydujesz się kontynuować, aktywujesz abonament z panelu; jeśli nie, konto zostaje automatycznie zawieszone po zakończeniu okresu, bez żadnej opłaty.

Tak. Jeśli zarządzasz grupą firm lub prowadzisz księgi kilku klientów, obsługujesz je wszystkie z jednego, scentralizowanego konta z szybkim przełączaniem. Każdy podmiot ma osobne kategorie wydatków, budżety i rozliczenia, a raporty można konsolidować na poziomie grupy.

Płatność odbywa się kartą (Visa, Mastercard) lub przelewem na podstawie faktury proforma. Możesz wybrać rozliczenie miesięczne lub roczne (ze zniżką przy płatności rocznej), naliczane per osoba składająca wydatki albo per firma. Abonament odnawia się automatycznie, ale możesz go zmienić lub anulować w dowolnym momencie z poziomu panelu.

Zdjęcie dokumentu, potwierdzenie kategorii i kwoty, wysłanie — zwykle mniej niż minuta na jeden dokument. Kilka dokumentów łączy się w jeden wniosek o zwrot, który przechodzi akceptację jako całość. Wydatek pozostawiony bez rozliczenia generuje automatyczne przypomnienie, zamiast comiesięcznego dopytywania przez księgowość.

Fotografujesz dokument, a następnie wpisujesz lub sprawdzasz sprzedawcę, datę, kwotę brutto i kwotę VAT przed wysłaniem. Wniosku nie da się wysłać bez danych dokumentu wymaganego dla danej kategorii.

To, czy możesz zniszczyć papierowy oryginał, zależy od wymogów dotyczących digitalizacji, które obowiązują Twoją firmę — sprawdź to wcześniej z księgowym. 4expenses zapisuje każdy dokument w formie niezmiennej, z sumą kontrolną jego treści z chwili skanowania. Ustawowe terminy przechowywania pozostają bez zmian. A ponieważ paragony termiczne blakną po kilku miesiącach, obraz jest w praktyce mocniejszym dowodem treści.

Zazwyczaj nie: do odliczenia VAT potrzebny jest zwykle dokument z danymi nabywcy, czyli faktura na firmę lub paragon z NIP, jeśli przepisy to dopuszczają. Obowiązują też ustawowe ograniczenia, np. dla samochodów czy wydatków reprezentacyjnych — konkretny przypadek skonsultuj z księgowym. W 4expenses ustawiasz per kategoria, jaki dokument jest wymagany, a wniosku nie da się wysłać bez niego.

Tak. Skanowanie działa w przeglądarce telefonu, bez instalowania czegokolwiek ze sklepu z aplikacjami. Dokumenty można fotografować offline, a wysyłają się, gdy urządzenie znów ma sieć — z czasem wykonania zdjęcia, nie czasem wysyłki. To różnica między paragonem zapisanym przy bramce na lotnisku a paragonem zgubionym.

Bez bezpośredniego połączenia z bankiem: transakcje kartowe importujesz ręcznie z pliku, a następnie są dopasowywane do zgłoszonych dokumentów — po kwocie, dacie i sprzedawcy. Dla księgowości powstaje eksport w formacie CSV, z gotowymi kontami, podziałem VAT na stawki oraz przypisaniem do centrum kosztów lub projektu, do wczytania lub przekazania biuru rachunkowemu. Twój bank i program księgowy pozostają bez zmian.

Wysokość diet i ryczałtów oraz limity wolne od podatku wynikają z obowiązujących przepisów o podróżach służbowych i zależą od sytuacji — ustal je z księgowym lub zapisz w polityce wydatków firmy. 4expenses przechowuje przyjęte stawki jako ustawienia, które można aktualizować, i dla każdej delegacji rozdziela to, co wypłacasz, od tego, co wymaga weryfikacji podatkowej.

Na podstawie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr zgodnej z Twoją polityką wewnętrzną, przy czym trasa i cel zapisują się obok kwoty. Jeśli używany jest samochód firmowy, aplikacja odnotowuje pojazd i sposób użytkowania, aby eksport księgowy zawierał informacje potrzebne do prawidłowego rozliczenia VAT od paliwa. Jaka stawka jest wolna od podatku, potwierdź z księgowym.

Termin wynika z Twojej polityki wewnętrznej dotyczącej podróży służbowych i zapisuje się go przy wypłacie zaliczki. 4expenses wymaga wskazania daty przy akceptacji, przypomina przed jej upływem i eskaluje do przełożonego po terminie. Raport sald pokazuje wiek każdej otwartej kwoty, zamiast ujawniać go przy zamknięciu roku.

Różnica staje się kwotą do wypłaty i wchodzi do najbliższej paczki zwrotów; jeśli wydał mniej, staje się kwotą do zwrotu. W obu przypadkach saldo zaliczki zamyka się dopiero po potwierdzeniu operacji rozliczeniowej, a nie w chwili akceptacji dokumentów.

Dokumenty są archiwizowane cyfrowo na własnej infrastrukturze (serwery Hetzner, centrum danych w Helsinkach, w UE) i przechowywane przez ustawowe okresy właściwe dla dokumentacji księgowej i podatkowej. Każdy dokument ma sumę kontrolną swojej treści, więc późniejsza zmiana byłaby wykrywalna, a po zablokowaniu partii eksportu powiązane rozliczenia stają się ostateczne. Kto co zatwierdził i na jakiej podstawie, zapisuje dziennik decyzji — wraz z migawką tego, co zatwierdzający widział. Pozostają dostępne przez cały czas trwania abonamentu, a pełny eksport jest możliwy w każdej chwili.

Nie. Działa na kartach, które już masz w swoim banku, i zajmuje się uzgadnianiem, kontrolą i udokumentowaniem wydatków. Gotowe, ustrukturyzowane transakcje wgrywasz ręcznie z pliku i są dopasowywane do zgłoszonych dokumentów; to, co zostaje bez dokumentu, trafia na listę wyjątków — z nazwiskiem i terminem wyjaśnienia. Relacja z bankiem pozostaje nietknięta.

Tak. Budżety definiuje się per kategoria, centrum kosztów, projekt i okres, z progiem ostrzegawczym i limitem blokującym. Najważniejsze jest to, że osoba widzi dostępną kwotę przed wydatkiem: budżet odkryty w raporcie miesięcznym niczym nie steruje.

Tak. Definiuje się je per dział, kategoria wydatku i próg kwotowy, a jedna firma może prowadzić kilka konfiguracji równolegle. Powyżej progu eskalacja jest automatyczna, a w czasie nieobecności akceptacja przechodzi na wskazaną osobę, żeby rozliczenia nie stały w miejscu. Dziennik decyzji pokazuje, kto faktycznie zaakceptował i w jakiej roli.

Dokumenty zawierają dane osobowe, więc dostęp jest oparty na rolach: osoba zgłaszająca, kierownik (tylko własny zespół), finanse (całość) i zewnętrzna księgowość (tylko zaakceptowane paczki). Decyzje o akceptacji zapisują się w dzienniku decyzji, a okresy przechowywania ustawia się per typ dokumentu.

Każda kategoria wydatku ma raz zdefiniowany schemat księgowy, więc eksport zawiera już konta, podział VAT na stawki, kontrahenta zidentyfikowanego po NIP oraz przypisanie do centrum kosztów lub projektu. Dokumenty idą razem z danymi, powiązane z odpowiednim wierszem. Biuro rachunkowe może też zaglądać bezpośrednio do zaakceptowanych paczek, bez comiesięcznego archiwum wysyłanego mailem.

Tak. Program partnerski daje Ci unikalny kod polecający i cykliczne, miesięczne prowizje za każdą firmę, która wybierze 4expenses dzięki Twojej rekomendacji. To rozwiązanie idealne dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i konsultantów finansowych, którzy i tak co miesiąc mają na biurku rozliczenia wydatków swoich klientów.