Dokumentacja 4expenses

Załóż konto, zaimportuj pracowników (pojedynczo lub masowo z CSV/Excel) i zdefiniuj kategorie wydatków, których już używasz w księgowości. Następnie dodaj centra kosztów i projekty, do których będą przypisywane rozliczenia, oraz ustawienia domyślne dla każdego pracownika.

Każda kategoria otrzymuje schemat księgowy zdefiniowany raz. Zatwierdzona paczka wydatków jest eksportowana wraz z kontami, rozbiciem VAT na stawki, kontrahentami zidentyfikowanymi na podstawie numeru NIP i przypisaniem do centrów kosztów — z dokumentami źródłowymi podpiętymi do odpowiednich wierszy.

Ustawiasz limity diet krajowych i zagranicznych (odniesione do ustawowych poziomów referencyjnych), limity dla poszczególnych kategorii wydatków oraz progi dla operacji gotówkowych. Reguły działają już przy tworzeniu rozliczenia, więc przekroczenia stają się świadomie przyjętymi i w pełni audytowalnymi wyjątkami, a nie niespodziewanymi odrzuceniami.

Transakcje karty firmowej są dopasowywane do paragonów wgranych przez pracowników — na podstawie kwoty, daty i sprzedawcy. Jednoznaczne dopasowania zamykają się; pozostałe trafiają na listę wyjątków przypisaną do posiadacza karty, z przypomnieniami do momentu wgrania dokumentu. Wyciąg wprowadza się w platformie; nie ma automatycznego importu z bankowych formatów plików.

Role i uprawnienia (RBAC) decydują, co widzi każdy użytkownik — pracownik tylko własne rozliczenia, akceptujący swój zespół, dział finansowy wszystko, zewnętrzne biuro rachunkowe wyłącznie zatwierdzone partie. Logowanie hasłem lub kontem Google, dla istniejących kont.

Krótkie samouczki wideo obejmują wstępną konfigurację, wgranie paragonu, zatwierdzenie rozliczenia, udokumentowanie zaliczki, uzgodnienie wyciągu z karty i wygenerowanie eksportu księgowego — uporządkowane według roli użytkownika (administrator, akceptujący, pracownik).