Intégrations 4expenses

Chaque collaborateur reçoit un lien personnel pour photographier et téléverser ses justificatifs directement depuis son téléphone, sans compte dans l'application. Les champs (montant, date, TVA, numéro fiscal) sont lus par OCR avec des jeux d'étiquettes pour le roumain, l'allemand et l'anglais, puis vérifiés par la direction financière avant approbation.

Les approbations en attente, les avances dont l'échéance est dépassée et les opérations par carte sans justificatif peuvent déclencher des rappels par SMS ou WhatsApp, envoyés via 4notify. La fonction est optionnelle et s'active selon les besoins de l'entreprise.

Le lot de dépenses approuvées s'exporte en CSV, XML ou JSON, avec les comptes, la ventilation de TVA par taux, les partenaires identifiés par leur numéro de TVA et les centres de coûts. Le fichier s'importe dans votre propre logiciel comptable, et les documents peuvent aussi être envoyés vers 4invoices — sans ressaisie.

Les opérations déjà structurées des cartes professionnelles sont importées dans l'application et rapprochées automatiquement des justificatifs téléversés. Ce qui ne correspond pas atterrit dans une liste d'exceptions, pour qu'aucune dépense sans pièce ne passe inaperçue.

Les dépenses suivent des circuits d'approbation avec étapes et délégations, selon les politiques de l'entreprise. Pour chaque décision, l'application conserve qui a approuvé ou refusé, et quand, afin que la direction financière puisse reconstituer le circuit à tout moment.

Au verrouillage d'un lot de dépenses, les justificatifs peuvent être archivés dans 4docs, le système de gestion documentaire du même écosystème 4b2b, pour rester classés et faciles à retrouver en dehors de l'application de dépenses.