Questions fréquentes

Un fichier Excel ou CSV avec les personnes qui déposent des notes de frais, leur service, ainsi que vos centres de coûts et vos catégories de dépenses suffit — exactement la structure que vous tenez déjà en comptabilité. Nous associons automatiquement les colonnes ; les cartes, les budgets et les seuils de validation se paramètrent ensuite. L'historique des dépenses n'est pas nécessaire pour démarrer, et notre équipe accompagne le premier import sans frais supplémentaires.

Chaque module — Notes de frais, Saisie des justificatifs par photo, Avances & régularisations, Indemnités & déplacements, Cartes affaires, Budgets & validations, Export comptable — s'active indépendamment depuis le panneau d'administration. Vous commencez par la capture et les validations, par exemple, et ajoutez le rapprochement des cartes plus tard, sans reconfiguration. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez, sans licence par fonction.

Les 6 premiers mois sont gratuits sur toutes les formules, avec accès aux modules, sans carte à l'inscription et sans engagement annuel. Si vous décidez de continuer, vous activez l'abonnement depuis le panneau ; sinon, le compte est suspendu automatiquement à la fin de la période, sans aucun paiement.

Oui. Si vous dirigez un groupe de sociétés ou tenez la comptabilité de plusieurs clients, vous les gérez toutes depuis un compte centralisé, avec basculement rapide. Chaque entité conserve séparément ses catégories de dépenses, ses budgets et ses régularisations, tandis que les rapports peuvent être consolidés au niveau du groupe.

Carte bancaire (Visa, Mastercard) ou virement contre proforma. Facturation mensuelle ou annuelle (remise sur l'annuel), par personne déposant des notes de frais ou par société. L'abonnement se renouvelle automatiquement, mais vous pouvez le modifier ou l'annuler à tout moment depuis le panneau.

Photo du justificatif, vérification de la catégorie et du montant, envoi — moins d'une minute par pièce en général. Plusieurs justificatifs se regroupent en une note de frais unique qui passe la validation en un seul bloc. Une dépense laissée en attente déclenche un rappel automatique, au lieu que la comptabilité relance chacun en fin de mois.

Vous photographiez le justificatif, puis vous saisissez ou vérifiez le fournisseur, la date, le montant TTC et le montant de TVA avant l'envoi. La note de frais ne part pas sans les données du justificatif exigé pour la catégorie.

La numérisation est admise lorsqu'elle produit une copie fiable et inaltérable du document d'origine, dans les conditions fixées par l'administration fiscale. 4expenses horodate chaque pièce, en conserve une empreinte du contenu pour que toute modification soit détectable. Les pièces justificatives comptables restent à conserver dix ans ; comme les tickets thermiques s'effacent en quelques mois, l'image est en pratique la preuve la plus solide de leur contenu.

Non dans la plupart des cas : la déduction suppose une facture au nom de la société comportant les mentions obligatoires. Certaines dépenses, comme les véhicules de tourisme, la restauration ou l'hébergement, ont leurs propres règles ; faites-les confirmer par votre expert-comptable. Dans 4expenses, vous définissez par catégorie la pièce exigée, et la note ne peut pas être envoyée sans elle.

Oui. La saisie se fait dans le navigateur du téléphone, sans installation depuis un store. Les justificatifs peuvent être photographiés hors connexion et sont transmis dès que l'appareil retrouve du réseau, avec l'horodatage de la prise de vue et non celui de l'envoi. C'est toute la différence entre un ticket capté en salle d'embarquement et un ticket perdu.

Pas de connexion directe : les opérations de carte déjà structurées s'importent depuis un fichier que vous chargez vous-même, puis sont rapprochées automatiquement des justificatifs déposés, sur le montant, la date et le commerçant. Côté comptabilité, l'export sort en CSV, avec écritures prêtes à intégrer ou à remettre à votre comptable. Votre banque et votre outil comptable restent inchangés.

Selon les limites d'exonération publiées chaque année par l'URSSAF, qui distinguent le repas pris hors des locaux, le repas au restaurant lors d'un déplacement professionnel et le grand déplacement avec nuitée. En dessous de ces plafonds, l'allocation forfaitaire est exonérée de cotisations sans justificatif de dépense ; au-dessus, la fraction excédentaire est réintégrée. 4expenses tient ces plafonds comme paramètres actualisables et sépare, pour chaque déplacement, la part exonérée de la part à réintégrer.

Sur la base des kilomètres parcourus, avec le barème kilométrique de l'administration (fonction de la puissance fiscale et de la distance annuelle) ou un tarif interne, le trajet et le motif étant enregistrés à côté du montant. Si le véhicule appartient à la société, l'application conserve le type de véhicule et l'usage, afin que l'export comptable porte l'information nécessaire au traitement correct de la TVA sur les carburants.

Le délai relève de votre politique interne de frais et il est consigné au moment du versement. 4expenses exige une date explicite à la validation, envoie des rappels avant l'échéance et escalade ensuite vers le responsable. L'état des soldes montre l'ancienneté de chaque montant ouvert, plutôt que de la révéler à la clôture.

La différence devient une somme à lui verser et rejoint le prochain lot de remboursement ; s'il a dépensé moins, elle est à restituer. Dans les deux cas, le solde de l'avance ne se ferme qu'après confirmation de l'opération de régularisation, et non à l'approbation des pièces.

Les justificatifs sont archivés numériquement sur notre propre infrastructure (serveurs Hetzner, datacenter Helsinki, dans l'UE) et conservés pendant la durée légale applicable aux pièces comptables. Chaque justificatif porte une empreinte de son contenu, de sorte qu'une modification ultérieure serait détectable, et le verrouillage du lot d'export rend les notes correspondantes définitives. Qui a validé quoi et sur quelle base est consigné dans le journal des décisions, avec un instantané de ce que le validateur avait sous les yeux. Ils restent accessibles pendant toute la durée de l'abonnement, et un export complet est possible à tout moment.

Non. L'outil fonctionne avec les cartes que vous détenez déjà auprès de votre banque et prend en charge le rapprochement, le contrôle et la justification. Les opérations structurées s'importent depuis un fichier que vous chargez, puis sont rapprochées automatiquement des justificatifs déposés ; ce qui reste sans pièce apparaît sur une liste d'exceptions, nominative et suivie jusqu'à clôture. Votre relation bancaire n'est pas touchée.

Oui. Les budgets se définissent par catégorie, centre de coûts, projet et période, avec un seuil d'alerte et une limite bloquante. L'essentiel est que la personne voie le disponible avant d'engager la dépense : un budget découvert au rapport mensuel ne pilote rien.

Oui. Ils se définissent par service, par catégorie de dépense et par seuil de montant, et une société peut en faire tourner plusieurs en parallèle. Au-delà d'un seuil, l'escalade est automatique, et en cas d'absence la validation passe pour la période à la personne désignée, afin que les notes ne restent pas bloquées. Le journal des décisions indique qui a réellement validé, et à quel titre.

Les justificatifs contiennent des données personnelles, donc l'accès est géré par rôle : déposant, manager (sa seule équipe), finance (l'ensemble) et comptable externe (uniquement les lots validés). Les décisions de validation sont consignées dans le journal des décisions, et les durées de conservation se paramètrent par type de pièce.

Chaque catégorie de dépense porte un schéma comptable défini une seule fois : l'export contient déjà les comptes, la ventilation de la TVA par taux, le fournisseur identifié par son numéro d'identification et l'affectation au centre de coûts ou au projet. Les justificatifs partent avec les données, rattachés à la ligne correspondante. Votre comptable externe peut aussi consulter directement les lots validés, sans archive mensuelle envoyée par e-mail.

Oui. Le programme d'affiliation vous donne un code de parrainage unique et des commissions mensuelles récurrentes pour chaque société qui choisit 4expenses sur votre recommandation. Il est idéal pour les experts-comptables, les cabinets comptables et les consultants en gestion, qui traitent déjà les notes de frais de leurs clients chaque mois.