Documentation 4expenses

Créez le compte, importez les collaborateurs (un par un ou en masse depuis un CSV/Excel) et définissez les catégories de dépenses que vous utilisez déjà en comptabilité. Ajoutez ensuite les centres de coûts et les projets auxquels les notes de frais seront affectées, ainsi que les règles par défaut de chaque collaborateur.

Chaque catégorie reçoit un schéma comptable défini une seule fois. Le lot de dépenses approuvées s'exporte avec les comptes, la ventilation de TVA par taux, les partenaires identifiés par leur numéro de TVA intracommunautaire et l'affectation aux centres de coûts — les justificatifs étant attachés aux lignes correspondantes.

Vous paramétrez les plafonds d'indemnités de déplacement sur le territoire national et à l'étranger (rapportés aux niveaux légaux de référence), les plafonds par catégorie de dépense et les limites applicables aux paiements en espèces. Les règles s'appliquent dès la création de la note : un dépassement devient une exception assumée et traçable, pas un refus surprise.

Les opérations de la carte professionnelle sont rapprochées des justificatifs téléversés par les collaborateurs, sur le montant, la date et le commerçant. Les rapprochements évidents se clôturent ; le reste apparaît dans une liste d'exceptions rattachée au porteur de la carte, avec des rappels jusqu'au dépôt du document. Le relevé est saisi dans la plateforme ; il n'y a pas d'import automatique depuis les formats bancaires.

Les rôles et permissions (RBAC) déterminent ce que voit chaque utilisateur — le collaborateur uniquement ses propres notes, le valideur son équipe, la direction financière l'ensemble, le cabinet comptable externe seulement les lots approuvés. Connexion par mot de passe ou avec le compte Google, pour les comptes existants.

De courts tutoriels vidéo couvrent la configuration initiale, le téléversement d'un justificatif, la validation d'une note de frais, la justification d'une avance, le rapprochement du relevé de carte et la génération de l'export comptable — organisés par rôle (administrateur, valideur, collaborateur).