Häufig gestellte Fragen

Eine Excel- oder CSV-Datei mit den Personen, die Belege einreichen, ihrer Abteilung sowie Ihren Kostenstellen und Ausgabenkategorien genügt — genau die Struktur, die Sie in der Buchhaltung ohnehin führen. Wir ordnen die Spalten automatisch zu; Kartenzuordnungen, Budgets und Freigabegrenzen ergänzen Sie danach. Historische Ausgaben sind für den Start nicht nötig, und unser Team begleitet den ersten Import ohne Zusatzkosten.

Jedes Modul — Reisekostenabrechnung, Belegerfassung per OCR, Vorschüsse & Abrechnungen, Verpflegungspauschalen & Dienstreisen, Firmenkarten, Budgets & Freigaben, Buchhaltungsexport — lässt sich unabhängig im Verwaltungsbereich aktivieren. Sie starten zum Beispiel mit Belegerfassung und Freigaben und ergänzen die Kartenabstimmung später, ganz ohne Neukonfiguration. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen, ohne Lizenz pro Funktion.

Die ersten 6 Monate sind in jedem Tarif kostenlos, mit Zugriff auf die Module, ohne Karte bei der Anmeldung und ohne Jahresbindung. Wenn Sie weitermachen möchten, aktivieren Sie das Abonnement im Verwaltungsbereich; andernfalls wird das Konto am Ende automatisch gesperrt, ohne jede Zahlung.

Ja. Wenn Sie eine Firmengruppe führen oder die Buchhaltung mehrerer Mandanten betreuen, verwalten Sie alle über ein zentrales Konto mit schnellem Wechsel. Jede Einheit führt ihre eigenen Ausgabenkategorien, Budgets und Abrechnungen getrennt, während sich Berichte auf Gruppenebene konsolidieren lassen.

Karte (Visa, Mastercard) oder Banküberweisung gegen Proforma-Rechnung. Wählen Sie monatliche oder jährliche Abrechnung (Rabatt bei Jahreszahlung), pro einreichender Person oder pro Unternehmen. Das Abonnement verlängert sich automatisch, lässt sich aber jederzeit im Verwaltungsbereich ändern oder kündigen.

Beleg abfotografieren, Kategorie und Betrag bestätigen, absenden — in der Regel unter einer Minute pro Beleg. Mehrere Belege lassen sich zu einer Reisekostenabrechnung bündeln, die als Ganzes durch die Freigabe läuft. Wer eine Ausgabe offen lässt, wird automatisch erinnert, statt dass die Buchhaltung am Monatsende nachtelefoniert.

Aus Kassenbelegen und Rechnungen werden Datum, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag, Händler sowie USt-IdNr. oder Steuernummer gelesen — die deutschen Belegfelder, also Summe, Gesamtbetrag und die MwSt-Zeile. Unsichere Felder werden markiert statt stillschweigend übernommen: die Person bestätigt sie mit einem Tippen, und ohne Bestätigung lässt sich die Abrechnung nicht absenden. Welcher Belegtyp je Kategorie verlangt wird — Kassenbeleg oder vollständige Rechnung auf das Unternehmen — legen Sie selbst fest; die Regel greift beim Erfassen. Denselben Beleg zweimal einzureichen fällt vor der Freigabe auf, nicht erst in der Buchhaltung.

Ersetzendes Scannen ist zulässig, wenn der Prozess GoBD-konform abläuft: bildgleiche Erfassung, Unveränderbarkeit, Protokollierung und eine dokumentierte Verfahrensdokumentation. 4expenses erfasst jeden Beleg unveränderbar mit Zeitstempel und Prüfsumme und liefert die Angaben, die Ihre Verfahrensdokumentation dazu braucht. Ob das Original danach vernichtet wird, entscheidet diese Dokumentation — Thermobelege verblassen ohnehin binnen Monaten, weshalb das Bild der belastbarere Nachweis ist.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro genügt der Beleg ohne Angabe des Leistungsempfängers; darüber verlangt der Vorsteuerabzug nach dem UStG eine vollständige Rechnung auf das Unternehmen mit allen Pflichtangaben. In 4expenses legen Sie pro Kategorie fest, welcher Belegtyp verlangt wird, und eine Abrechnung lässt sich ohne diesen Beleg nicht absenden — die Regel greift beim Erfassen, nicht erst bei der Ablehnung.

Ja. Die Erfassung läuft im Browser des Smartphones, ohne Installation aus einem App-Store. Belege können auch ohne Verbindung fotografiert werden und werden übertragen, sobald das Gerät wieder online ist — mit dem Zeitpunkt der Aufnahme, nicht dem der Übertragung. Das ist der Unterschied zwischen einem Beleg im Flughafen-Wartebereich und einem verlorenen Beleg.

Keine direkte Bankanbindung: Bereits strukturierte Kartenumsätze laden Sie als Datei hoch, danach werden sie den eingereichten Belegen zugeordnet — über Betrag, Datum und Händler. Für die Buchhaltung entsteht ein Export als CSV-Datei, die Sie in Ihre Buchhaltungssoftware einlesen oder Ihrem Steuerberater geben können. Ihre Bankverbindung und Ihre Buchhaltungssoftware bleiben unverändert.

Im Inland gelten die gesetzlichen Pauschalen: 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen, 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit. Für Auslandsreisen gelten die jährlich veröffentlichten Länderpauschalen. Kostenlose Mahlzeiten kürzen die Pauschale (20 Prozent für Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen), und was darüber hinaus gezahlt wird, ist grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. 4expenses führt diese Sätze als aktualisierbare Einstellung und trennt pro Reise den steuerfreien vom steuerpflichtigen Anteil.

Über die gefahrenen Kilometer mit dem pauschalen Satz von 0,30 Euro je Kilometer oder einem intern festgelegten Satz, wobei Strecke und Anlass beim Betrag gespeichert bleiben. Bei einem Firmenwagen hält die Anwendung Fahrzeug und Nutzungsart fest, damit der Export die Angaben für die umsatzsteuerliche Behandlung mitbringt. Bewirtungsbelege werden getrennt geführt, weil davon nur 70 Prozent den Gewinn mindern.

Die Frist ergibt sich aus Ihrer internen Reisekostenrichtlinie und wird bei der Auszahlung festgehalten. 4expenses verlangt bei der Freigabe ein ausdrückliches Datum, erinnert vor Ablauf und eskaliert danach an die verantwortliche Führungskraft. Der Saldenbericht zeigt das Alter jedes offenen Betrags, sodass niemand erst beim Jahresabschluss davon erfährt.

Die Differenz wird zur Auszahlung an die Person und läuft mit der nächsten Erstattung; wurde weniger ausgegeben, ist sie zurückzuzahlen. In beiden Fällen schließt der Vorschusssaldo erst, wenn die Ausgleichsbuchung bestätigt ist — nicht bereits mit der Freigabe der Belege.

Die Belege werden digital auf eigener Infrastruktur archiviert (Hetzner-Server, Rechenzentrum Helsinki, in der EU) und über die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege vorgehalten. Jeder Beleg trägt eine Prüfsumme seines Inhalts, sodass eine nachträgliche Veränderung erkennbar wäre, und mit dem Sperren des Exportstapels erreichen die zugehörigen Abrechnungen einen Endzustand. Wer was auf welcher Grundlage freigegeben hat, hält das Entscheidungsjournal fest — samt einer Momentaufnahme dessen, was der Freigebende gesehen hat. Sie bleiben für die gesamte Dauer des Abonnements zugänglich, und ein vollständiger Export ist jederzeit möglich.

Nein. Die Anwendung arbeitet mit den Karten, die Sie bereits von Ihrer Bank haben, und übernimmt Abstimmung, Kontrolle und Belegnachweis. Umsätze laden Sie als Datei aus dem Auszug hoch, die Zuordnung zu den eingereichten Belegen erfolgt nach Betrag, Datum und Händler; was ohne Beleg bleibt, landet auf einer Ausnahmeliste mit Namen und Fälligkeit. Ihre Bankbeziehung bleibt unberührt.

Ja. Budgets werden je Kategorie, Kostenstelle, Projekt und Zeitraum gesetzt, mit Warnschwelle und harter Grenze. Entscheidend ist, dass die einreichende Person den Stand vor der Ausgabe sieht — ein Budget, von dem man erst im Monatsbericht erfährt, steuert nichts.

Ja. Freigaben werden je Abteilung, Ausgabenkategorie und Betragsschwelle definiert, und ein Unternehmen kann mehrere Konfigurationen gleichzeitig fahren. Über einer Schwelle wird automatisch eskaliert, und bei Abwesenheit geht die Freigabe für diesen Zeitraum auf die benannte Person über, damit Abrechnungen nicht liegen bleiben. Das Entscheidungsjournal zeigt, wer tatsächlich freigegeben hat und in welcher Rolle.

Belege enthalten personenbezogene Daten, deshalb ist der Zugriff rollenbasiert: einreichende Person, Führungskraft (nur das eigene Team), Finanzen (alles) und externe Buchhaltung (nur freigegebene Stapel). Freigabeentscheidungen bleiben im Entscheidungsjournal, und Aufbewahrungsfristen sind pro Belegart konfigurierbar.

Jede Ausgabenkategorie trägt ein einmal definiertes Buchungsschema, sodass der Export Konten, die Aufteilung der Umsatzsteuer nach Sätzen, den über die Steuernummer identifizierten Partner sowie die Zuordnung auf Kostenstelle oder Projekt bereits mitbringt. Die Belege gehen mit, verknüpft mit der jeweiligen Buchungszeile. Ihr Steuerberater kann die freigegebenen Stapel auch direkt einsehen, statt monatlich ein Archiv per E-Mail zu erhalten.

Ja. Das Partnerprogramm gibt Ihnen einen eigenen Empfehlungscode und wiederkehrende monatliche Provisionen für jedes Unternehmen, das sich auf Ihre Empfehlung hin für 4expenses entscheidet. Ideal für Steuerberater, Buchhaltungsbüros und Finanzberater, die die Reisekostenabrechnungen ihrer Mandanten ohnehin jeden Monat auf dem Tisch haben.