4expenses Integrationen
4expenses steht nicht für sich allein. Es nimmt Belege vom Smartphone der Mitarbeitenden entgegen, importiert Firmenkartenumsätze, exportiert für die Buchhaltung und arbeitet mit 4invoices, 4docs und 4notify zusammen — Ihr Team gibt dieselben Daten nicht mehr doppelt ein.
Belege per Smartphone
Persönlicher Link pro Mitarbeiter · OCR
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Link, um Belege direkt mit dem Telefon zu fotografieren und hochzuladen — ohne Konto in der App. Die Felder (Betrag, Datum, USt, Steuernummer) liest eine OCR mit Etikettensätzen für Rumänisch, Deutsch und Englisch aus; die Finanzabteilung prüft sie vor der Freigabe.
SMS- und WhatsApp-Erinnerungen
4notify · optional
Offene Genehmigungen, überfällige Vorschüsse und Kartenumsätze ohne Beleg können Erinnerungen per SMS oder WhatsApp auslösen, versendet über 4notify. Die Funktion ist optional und wird nach Bedarf Ihres Unternehmens aktiviert.
Buchhaltungsexport und 4invoices
CSV · XML · JSON
Der genehmigte Spesenstapel wird als CSV, XML oder JSON exportiert — mit Konten, Umsatzsteuer nach Sätzen, über die USt-IdNr. identifizierten Partnern und Kostenstellen. Die Datei lässt sich in Ihre eigene Buchhaltungssoftware einlesen, und Belege können auch an 4invoices übergeben werden — ohne Neueingabe.
Firmenkarten
Umsatzimport · automatischer Abgleich
Bereits strukturierte Firmenkartenumsätze werden in die App importiert und automatisch den hochgeladenen Belegen zugeordnet. Was nicht passt, landet in einer Ausnahmeliste — so bleibt keine Ausgabe ohne Beleg unbemerkt.
Genehmigungen und Richtlinien
Ablauf, Stufen, Vertretungen
Ausgaben durchlaufen Genehmigungsabläufe mit Stufen und Vertretungen, gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens. Zu jeder Entscheidung wird festgehalten, wer wann genehmigt oder abgelehnt hat, sodass die Finanzabteilung den Ablauf jederzeit nachvollziehen kann.
Archivierung in 4docs
4b2b-Ökosystem
Beim Sperren eines Spesenstapels können die Belege in 4docs archiviert werden, dem Dokumentenmanagement desselben 4b2b-Ökosystems — geordnet und auffindbar außerhalb der Spesen-App.