Veelgestelde vragen

Een Excel- of CSV-bestand volstaat, met de medewerkers die declaraties indienen, hun afdeling, je kostenplaatsen en je uitgavencategorieën — precies de structuur die je al in je boekhouding gebruikt. We koppelen de kolommen automatisch; pasjes, budgetten en goedkeuringsdrempels stel je daarna in. Een uitgavenhistorie is om te beginnen niet nodig, en ons team begeleidt de eerste import zonder extra kosten.

Elke module — Declaraties, Inname van bonnen per foto, Voorschotten & afrekeningen, Reiskosten & dagvergoedingen, Bedrijfspassen, Budgetten & goedkeuringen, Boekhoudexport — activeer je los van elkaar in het beheerpaneel. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met inname en goedkeuringen en later de afstemming van pasjes toevoegen, zonder iets opnieuw in te richten. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, zonder licentie per functie.

De eerste 6 maanden zijn gratis in elk plan, met toegang tot de modules, zonder kaart bij registratie en zonder jaarverplichting. Als je doorgaat, activeer je het abonnement via het paneel; zo niet, dan wordt het account na afloop automatisch opgeschort, zonder enige betaling.

Ja. Beheer je een groep vennootschappen of voer je de administratie voor meerdere klanten, dan beheer je ze allemaal vanuit één centraal account, met snel schakelen tussen bedrijven. Elke entiteit houdt haar eigen uitgavencategorieën, budgetten en afrekeningen gescheiden, terwijl rapporten op groepsniveau kunnen worden geconsolideerd.

Betalen kan met kaart (Visa, Mastercard) of per bankoverschrijving op basis van een proformafactuur. Je kiest maandelijkse of jaarlijkse facturering (met korting bij jaarbetaling), per medewerker die declareert of per bedrijf. Het abonnement wordt automatisch verlengd, maar je kunt het op elk moment in het paneel wijzigen of opzeggen.

Foto van het bewijsstuk, categorie en bedrag bevestigen, versturen — meestal minder dan een minuut per document. Meerdere bonnen worden gebundeld tot één declaratie die als geheel door de goedkeuring gaat. Een openstaande uitgave levert een automatische herinnering op, in plaats van dat de administratie aan het eind van de maand mensen achterna moet zitten.

Je fotografeert het bewijsstuk en vult leverancier, datum, totaalbedrag, btw-bedrag en btw-tarief in, of controleert ze, vóór het versturen. De declaratie gaat niet weg zonder de gegevens van het document dat voor de categorie verplicht is.

Of je het papier mag vernietigen, hangt af van de eisen die jouw boekhouder en de belastingdienst aan digitalisering stellen — vraag dat vooraf na. 4expenses legt elk bewijsstuk onveranderlijk vast, met een vingerafdruk van de inhoud op het moment van inname. De wettelijke bewaartermijnen blijven gewoon gelden. Omdat thermische kassabonnen binnen enkele maanden vervagen, is het beeld in de praktijk vaak het sterkere bewijs van wat erop stond.

Meestal niet: voor aftrek van voorbelasting heb je doorgaans een factuur met de gegevens van je bedrijf nodig. Daarnaast gelden wettelijke beperkingen, bijvoorbeeld voor auto's en voor bepaalde representatiekosten — raadpleeg daarvoor je boekhouder. In 4expenses stel je per categorie in welk document verplicht is, en de declaratie kan niet worden verstuurd zonder dat document.

Ja. De inname gebeurt in de browser van je telefoon, zonder dat je iets uit een appstore hoeft te installeren. Bewijsstukken kun je ook offline fotograferen en ze worden verstuurd zodra het toestel weer netwerk heeft, met het tijdstip van de foto en niet dat van het versturen. Het is het verschil tussen een bon die bij de gate is bewaard en een bon die kwijt is.

Geen directe bankkoppeling: pastransacties die je zelf uit een bestand uploadt, worden afgestemd met de ingediende bewijsstukken, op bedrag, datum en leverancier. Voor de boekhouding maakt 4expenses een export in CSV, met de rekeningen, de btw-verdeling per tarief en de toewijzing aan kostenplaats of project al ingevuld, klaar om in te lezen of aan je boekhouder te geven. Je bank en je boekhoudpakket blijven ongewijzigd.

Voor onbelaste vergoedingen gelden regels en grenzen die per land en per situatie verschillen; voor Nederland stem je ze af met je boekhouder of loonadministrateur, of leg je ze vast in het declaratiebeleid van je bedrijf. 4expenses legt de gekozen vergoedingen en drempels vast als aanpasbare instellingen.

Op basis van de gereden kilometers en een tarief per kilometer — volgens je eigen beleid — waarbij route en reden naast het bedrag worden bewaard. Wordt een bedrijfsauto gebruikt, dan registreert de applicatie het voertuig en het soort gebruik, zodat de boekhoudexport de informatie bevat die nodig is voor een correcte behandeling van de btw op brandstof. Welk tarief fiscaal onbelast is, bespreek je met je boekhouder.

De termijn is die van je interne reiskostenbeleid en wordt vastgelegd op het moment van uitkering. 4expenses vraagt bij de goedkeuring om een expliciete datum, stuurt herinneringen vóór de vervaldatum en escaleert daarna naar de leidinggevende. Het saldorapport toont de ouderdom van elk openstaand bedrag, in plaats van die pas bij de jaarafsluiting te onthullen.

Het verschil wordt een te betalen bedrag en gaat mee in de eerstvolgende vergoedingsbatch; heeft hij of zij minder uitgegeven, dan wordt het een terug te betalen bedrag. In beide gevallen wordt het saldo van het voorschot pas gesloten nadat de afrekening is bevestigd, niet op het moment dat de documenten worden goedgekeurd.

Bewijsstukken worden digitaal gearchiveerd op eigen infrastructuur (Hetzner-servers, datacenter in Helsinki, binnen de EU) en bewaard gedurende de wettelijke termijnen voor boekhoudkundige en fiscale documentatie. Elk bewijsstuk heeft een vingerafdruk van zijn inhoud, zodat een latere wijziging zichtbaar zou zijn, en zodra de exportbatch wordt vergrendeld, worden de gekoppelde afrekeningen definitief. Wie wat heeft goedgekeurd en op welke basis, staat in het besluitenjournaal, samen met een momentopname van wat de goedkeurder daadwerkelijk zag. Ze blijven toegankelijk zolang het abonnement loopt, en een volledige export is altijd mogelijk.

Nee. Het werkt met de pasjes die je al bij je bank hebt en regelt de afstemming, de controle en de verantwoording. Transacties importeer je en worden automatisch gekoppeld aan de geüploade bewijsstukken; wat zonder document overblijft, komt op een uitzonderingenlijst, met een naam erbij en een uiterste afsluitdatum. Je relatie met de bank blijft ongemoeid.

Ja. Budgetten stel je in per categorie, kostenplaats, project en periode, met een waarschuwingsdrempel en een blokkerende limiet. Het gaat erom dat de medewerker het resterende bedrag ziet vóór hij of zij uitgeeft: een budget dat pas in het maandrapport blijkt overschreden, stuurt niets.

Ja. Ze worden ingesteld per afdeling, uitgavencategorie en bedragsdrempel, en een bedrijf kan meerdere configuraties naast elkaar laten lopen. Boven een drempel verloopt de escalatie automatisch, en bij afwezigheid gaat de goedkeuring voor die periode naar de aangewezen persoon, zodat declaraties niet blijven liggen. Het besluitenjournaal toont wie er werkelijk heeft goedgekeurd en in welke rol.

Bewijsstukken bevatten persoonsgegevens, dus toegang loopt via rollen: de indiener, de leidinggevende (alleen het eigen team), finance (alles) en de externe boekhouder (alleen goedgekeurde batches). Goedkeuringsbesluiten worden vastgelegd in het besluitenjournaal en de bewaartermijnen stel je in per documenttype.

Elke uitgavencategorie krijgt één keer een boekhoudschema: de export bevat dan al de rekeningen, de btw-verdeling per tarief, de leverancier geïdentificeerd op btw-nummer en de toewijzing aan kostenplaats of project. De bewijsstukken reizen mee met de gegevens, gekoppeld aan de bijbehorende regel. Je boekhouder kan ook rechtstreeks de goedgekeurde batches inzien, zonder het gebruikelijke maandelijkse archief per e-mail.

Ja. Met het partnerprogramma krijg je een unieke verwijscode en terugkerende maandelijkse commissies voor elk bedrijf dat op jouw aanbeveling voor 4expenses kiest. Het is ideaal voor boekhouders, administratiekantoren en financieel adviseurs, die elke maand de declaraties van hun klanten al op hun bureau hebben.