4expenses-documentatie

Maak het account aan, importeer de medewerkers (afzonderlijk of in bulk vanuit CSV/Excel) en definieer de uitgavencategorieën die u in de boekhouding al gebruikt. Voeg daarna de kostenplaatsen en projecten toe waaraan declaraties worden toegewezen, plus de standaardinstellingen per medewerker.

Elke categorie krijgt een boekingsschema dat u één keer vastlegt. De batch goedgekeurde uitgaven wordt geëxporteerd met de rekeningen, de btw-verdeling per tarief, de relaties geïdentificeerd via hun btw-nummer en de toewijzing aan kostenplaatsen — met de bewijsstukken gekoppeld aan de bijbehorende regels.

U stelt de limieten in voor dagvergoedingen binnen- en buitenland, de maxima per uitgavencategorie en de limieten voor contante betalingen. De regels gelden al bij het aanmaken van de declaratie, zodat overschrijdingen bewust genomen, traceerbare uitzonderingen worden in plaats van verrassende afwijzingen. Welke bedragen fiscaal vrijgesteld zijn, bepaalt uw boekhouder.

Transacties van de zakelijke kaart worden gekoppeld aan de bonnen die medewerkers uploaden, op basis van bedrag, datum en winkelier. Duidelijke koppelingen sluiten zichzelf; de rest komt in een uitzonderingenlijst bij de kaarthouder, met herinneringen tot het document is geüpload. Het afschrift wordt in het platform ingevoerd; een automatische import uit bankbestandsformaten is er niet.

Rollen en rechten (RBAC) bepalen wat elke gebruiker ziet — de medewerker alleen zijn eigen declaraties, de goedkeurder zijn team, finance alles, de externe boekhouder alleen goedgekeurde batches. Aanmelden met wachtwoord of met het Google-account, voor bestaande accounts.

Korte video-tutorials behandelen de eerste configuratie, het uploaden van een bon, het goedkeuren van een afrekening, het verantwoorden van een voorschot, het afstemmen van het kaartafschrift en het genereren van de boekhoudexport — geordend per gebruikersrol (beheerder, goedkeurder, medewerker).