4expenses-integraties
4expenses sluit aan op wat u dagelijks al gebruikt voor uitgaven: vastleggen vanaf telefoon of browser, export naar uw boekhouding en archivering van documenten in 4docs. Hieronder leggen we helder uit wat er wel en niet is.
Vastleggen via telefoon en browser
Web- en mobiele app
Medewerkers fotograferen de bon met hun telefoon of uploaden die in de browser, en de uitgave komt in het rapport van de financiële afdeling terecht, zonder spreadsheets of tussenliggende e-mails.
Bonnen uitlezen (OCR)
Veldherkenning
Geüploade bonnen worden met OCR uitgelezen om bedrag, datum en btw voor te stellen. De labelsets van de OCR zijn ingericht voor documenten in het Roemeens, Duits en Engels, dus bij Nederlandse bonnen controleert u de velden handmatig voordat u goedkeurt.
Export naar de boekhouding
CSV · XML · JSON
De goedgekeurde uitgavenbatch wordt geëxporteerd als CSV, XML of JSON, zodat u die in uw boekhoudprogramma kunt inlezen. Documenten kunnen ook naar 4invoices worden gestuurd. Een directe koppeling met specifieke boekhoudpakketten is er niet: u werkt met exportbestanden.
Archivering in 4docs
4b2b-ecosysteem
Wanneer een uitgavenbatch wordt afgesloten, kunnen de bewijsstukken worden gearchiveerd in 4docs, het documentbeheersysteem uit hetzelfde 4b2b-ecosysteem, zodat ze geordend en vindbaar blijven buiten de uitgaven-app.
Goedkeuringen en beleid
Budgetten per afdeling
Uitgaven doorlopen goedkeuringsstromen en worden afgezet tegen budgetten per afdeling of project en tegen het uitgavenbeleid van uw bedrijf, zodat elke beslissing bij de juiste persoon ligt.
Reizen en voorschotten
Declaraties van medewerkers
Reisdeclaraties, voorschotten en dagvergoedingen worden samen met de overige uitgaven vastgelegd. Limieten en fiscale regels bepaalt uw bedrijf samen met de boekhouder: de applicatie berekent niet automatisch de vrijstellingsgrenzen van elk land.