Verwaltung betrieblicher Ausgaben für Unternehmen in Deutschland — Ausgabenberichte, per OCR erfasste Belege, Vorschüsse, Verpflegungspauschalen, Firmenkarten und Buchhaltungsexport in einer einzigen Plattform.
4expenses ist eine Plattform für die Verwaltung betrieblicher Ausgaben, Teil des 4b2b-Ökosystems neben 4invoices.net (Rechnungsstellung), 4notify.net (SMS-/E-Mail-/WhatsApp-Benachrichtigungen) und 4hosting.net (Hosting). Wir helfen Unternehmen in Deutschland, die Lücke zwischen dem Moment zu schließen, in dem jemand im Team etwas bezahlt, und dem Moment, in dem die Ausgabe korrekt in der Buchhaltung landet: Der Beleg wird direkt vor Ort fotografiert, die OCR liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, der Ausgabenbericht geht mit sichtbarem Budget in die Freigabe, und der freigegebene Stapel wird mit Konten und angehängten Belegen exportiert. Der Unterschied zur Reisekostenabrechnung auf Papier oder in Excel: Die wiederkehrende Arbeit — Beträge abtippen, Verpflegungspauschalen berechnen, offene Vorschüsse nachhalten, Kartenumsätze den Belegen zuordnen — ist automatisiert, und die Finanzabteilung sieht die Ausgaben in Echtzeit statt erst zum Monatsabschluss.
Jede Ausgabe ist in Echtzeit sichtbar: Budgetverbrauch je Abteilung und Projekt, offene Vorschüsse mit ihrem Alter, Abrechnungen in der Freigabe und Kartenumsätze ohne Beleg. Der monatliche Preis ist fix, pro aktivem Nutzer, ohne versteckte Kosten.
Reisekostenrichtlinie, Pauschalen und Belegpflichten greifen bereits beim Anlegen des Berichts, nicht erst bei der Ablehnung. Eine Regel zu überschreiten bleibt möglich, wird aber zur Ausnahme, die eine namentlich benannte Person verantwortet.
Die OCR liest die Belege und markiert ausdrücklich die Felder, bei denen sie unsicher ist; der Kartenabgleich schließt eindeutige Treffer von selbst. Die Entscheidungen, auf die es ankommt — eine Budgetüberschreitung freigeben, eine unübliche Ausgabe einordnen —, bleiben bei einem Menschen.
4expenses wird von einem gemischten Team aus Finanz- und Buchhaltungsfachleuten und Software-Ingenieuren entwickelt. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Bukarest und betreut Kunden in ganz Europa. Jedes Konto erhält einen dedizierten Implementierungsspezialisten, der bei der Definition der Ausgabenkategorien, der Kostenstellen, der Limits und der Exportschemata für die Buchhaltung hilft.
Hochgeladene Belege können personenbezogene Daten enthalten und werden deshalb DSGVO-konform verarbeitet: granulare Rollen und Berechtigungen (Mitarbeitende, freigebende Führungskraft, Finanzabteilung, externe Steuerberatung), sowie Aufbewahrungsregeln je Belegart. Die Anwendung hilft, Belege und die zugehörigen Daten aufzubewahren; die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bleibt Aufgabe des Unternehmens und seiner Steuerberatung. Gehostet in der Europäischen Union.
4expenses ist keine isolierte Anwendung. Freigegebene Ausgaben gehen in die Buchhaltung, eingehende Rechnungen verbinden sich mit 4invoices.net, die Projektzuordnung passt zu 4myprojects.net, und Benachrichtigungen an Mitarbeitende und Freigebende laufen über 4notify.net. Ein Konto, eine Rechnung.
Wir definieren gemeinsam die Ausgabenkategorien, Kostenstellen, Limits und den Freigabeprozess und verbinden anschließend den Buchhaltungsexport. Ihr dedizierter Implementierungsspezialist meldet sich innerhalb von 24 h.
