Häufige Fragen zur Spesenabrechnung in der Schweiz

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege während der ganzen Frist lesbar und unveränderbar bleiben. 4expenses speichert jeden Beleg mit Erfassungsdatum und Freigabeverlauf; die Pflicht zur Aufbewahrung bleibt aber bei Ihnen.

Das kann zulässig sein, wenn der digitale Beleg die Anforderungen an Lesbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie Originale vernichten.

Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie in der Regel eine Rechnung mit der MWST-Nummer Ihres Unternehmens und den übrigen Angaben nach der MWST-Verordnung. Ob ein Beleg genügt, entscheidet Ihr Treuhänder je Kategorie. 4expenses schlägt Betrag und MWST-Satz vor; die Prüfung erfolgt vor der Freigabe.

4expenses rechnet Spesen und Kilometerentschädigung nach den Regeln, die Sie je Kategorie hinterlegen, und weist Abweichungen zur Prüfung aus. Die anwendbaren Ansätze und die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Pauschalen legen Sie als Regel je Kategorie fest. 4expenses markiert Beträge, die über die hinterlegte Grenze hinausgehen. Welche Pauschalen steuerlich anerkannt sind, bestätigt Ihr Treuhänder anhand der aktuellen Vorgaben der Steuerverwaltung.

Ein Vorschuss wird mit den Spesenabrechnungen verknüpft und bleibt offen, bis die Abrechnung freigegeben ist. Differenzen zwischen Vorschuss und tatsächlichen Ausgaben werden ausgeglichen.

Freigaben richten Sie je Abteilung, Kostenkategorie und Betragsgrenze ein. Oberhalb einer Grenze erfolgt die Freigabe auf einer höheren Stufe, und die freigebende Person sieht Beleg und verbleibendes Budget auf einer Ansicht.

Budgets legen Sie je Abteilung und Projekt fest. Das verbleibende Budget sieht die freigebende Person auf derselben Ansicht wie den Beleg.

Ja. Der freigegebene Stapel lässt sich als CSV exportieren, mit Konten, MWST-Sätzen, Kostenstellen und angehängten Belegen. Den Import in Ihre Buchhaltungssoftware richtet Ihr Treuhänder ein.

Nein. 4expenses arbeitet mit den Karten, die Ihre Bank bereits ausgibt. Kartenumsätze werden nicht automatisch importiert: Den Beleg fügen Sie zu jeder Ausgabe hinzu.

Die Mitarbeitenden fotografieren den Beleg direkt beim Bezahlen. Die OCR ist auf deutsche und englische Belege abgestimmt; bei französischen oder italienischen Belegen prüfen Sie die Felder vor dem Einreichen selbst.

Nein, wenn der Beleg für die Kategorie als Pflicht hinterlegt ist: Eine Abrechnung lässt sich nicht einreichen, solange der vorgeschriebene Beleg fehlt.