Veelgestelde vragen over 4expenses in België

Voor een beroepsuitgave bewijst het kassaticket de betaling, maar voor de terugvordering van btw heb je meestal een factuur op naam van het bedrijf nodig, met het btw-nummer. In 4expenses stel je per categorie in welk document verplicht is, en een onkostennota kan niet worden ingediend zonder dat document.

Boekhoudkundige stukken worden minstens 7 jaar bewaard, volgens het Wetboek van economisch recht. Je mag ze digitaal bewaren zolang ze leesbaar en onveranderlijk blijven gedurende de hele termijn. 4expenses bewaart elk bewijsstuk met de datum van registratie en de validatiegeschiedenis.

Dat hangt af van de digitale bewaring: de scan moet getrouw, leesbaar en onveranderlijk zijn gedurende de wettelijke termijn. Controleer de procedure met je boekhouder voordat je de originelen vernietigt.

De medewerker fotografeert de bon en vult datum, bedrag, btw en leverancier in, of controleert ze, voor het versturen.

Forfaitaire onkostenvergoedingen zijn in België onder voorwaarden vrijgesteld, binnen grenzen die de overheid vastlegt en jaarlijks kan wijzigen. 4expenses berekent die grenzen niet zelf: je stelt de plafonds in de instellingen van je bedrijf in en het systeem markeert wat erboven ligt. Je boekhouder controleert die instelling.

Je geeft de gereden kilometers in en 4expenses berekent het bedrag met het tarief dat je per categorie instelt. Het officiële barema is de referentie; welk tarief fiscaal onbelast is, bespreek je met je boekhouder.

Het voorschot wordt gekoppeld aan de onkostennota's die de medewerker indient, en blijft open tot de verantwoording is goedgekeurd. Verschillen tussen het voorschot en de werkelijke uitgaven worden vereffend.

Ja. Goedkeuringscircuits stel je in per afdeling, uitgavencategorie en bedragsdrempel. Naargelang het bedrag gebeurt de validatie op één of meerdere niveaus.

Ja. Plafonds stel je in per afdeling en per project. De validator ziet het resterende budget op hetzelfde scherm als het bewijsstuk, vóór de goedkeuring.

4expenses maakt een CSV-export met de rekeningen, de btw-verdeling per tarief, de kostenplaatsen en de bijgevoegde bewijsstukken. Je boekhouder importeert het bestand in zijn boekhoudsoftware.

Nee. Je gebruikt de kaarten die je bank al heeft verstrekt. 4expenses importeert kaartverrichtingen niet automatisch: je voegt bij elke uitgave het bewijsstuk toe.

Ze fotograferen het bewijsstuk op het moment van betaling, controleren categorie en bedrag en versturen het. De onkostennota gaat daarna naar de validators die je hebt ingesteld.