Beheer van bedrijfsuitgaven voor bedrijven in Nederland — declaraties, bonnetjes gelezen met OCR, voorschotten, reiskostenvergoedingen, bedrijfspassen en boekhoudexport, op één platform.
4expenses is een platform voor het beheer van bedrijfsuitgaven, onderdeel van het 4b2b-ecosysteem naast 4invoices.net (facturatie), 4notify.net (sms-/e-mail-/WhatsApp-meldingen) en 4hosting.net (hosting). Wij helpen bedrijven in Nederland de kloof te dichten tussen het moment waarop iemand uit het team iets betaalt en het moment waarop die uitgave correct in de boekhouding terechtkomt: het bonnetje wordt ter plekke gefotografeerd, de OCR leest leverancier, datum, bedrag en btw uit, de declaratie gaat met het budget in beeld naar goedkeuring en de goedgekeurde batch wordt geëxporteerd met rekeningen en bijgevoegde documenten. Het verschil met een declaratie op papier of in Excel: het repetitieve werk (bedragen overtypen, reiskosten en dagvergoedingen berekenen, openstaande voorschotten opvolgen, pintransacties aan bonnetjes koppelen) is geautomatiseerd, en de financiële afdeling ziet de uitgaven in realtime in plaats van pas bij de maandafsluiting.
Elke uitgave is in realtime zichtbaar op het dashboard: budgetverbruik per afdeling en project, openstaande voorschotten met hun leeftijd, declaraties die op goedkeuring wachten en kaarttransacties zonder document. Geen verborgen kosten — de maandprijs is vast, per actieve gebruiker.
Het uitgavenbeleid, de limieten voor vergoedingen en de verplichting van een bewijsstuk gelden op het moment dat de declaratie wordt aangemaakt, niet pas bij afwijzing. Een regel overschrijden blijft mogelijk, maar wordt een uitzondering waarvoor een met naam genoemd persoon verantwoordelijk is.
De OCR leest de documenten en markeert uitdrukkelijk de velden waarover hij onzeker is, en de kaartafstemming sluit duidelijke koppelingen zelf af. De beslissingen die ertoe doen — een budgetoverschrijding goedkeuren, een ongebruikelijke uitgave beoordelen — blijven bij een mens. Bij Nederlandse bonnetjes is het verstandig de uitgelezen velden te controleren.
4expenses wordt gebouwd door een gemengd team van financiële en boekhoudkundige specialisten en software-ingenieurs. Elk account krijgt een eigen implementatiespecialist, die helpt bij het inrichten van uitgavencategorieën, kostenplaatsen, limieten en exportschema's voor de boekhouding.
Geüploade bonnetjes kunnen persoonsgegevens bevatten en worden daarom verwerkt in overeenstemming met de AVG: gedetailleerde rollen en rechten (medewerker, goedkeurder, financiële afdeling, externe boekhouder) en bewaarbeleid per documentsoort. De app helpt bewijsstukken en bijbehorende gegevens te bewaren; naleving van de wettelijke eisen blijft de verantwoordelijkheid van het bedrijf en zijn boekhouder. Hosting in de Europese Unie.
4expenses is geen losstaande applicatie. Goedgekeurde uitgaven gaan naar de boekhouding, ontvangen facturen koppelen aan 4invoices.net, de toewijzing aan projecten sluit aan op 4myprojects.net en meldingen aan medewerkers en goedkeurders lopen via 4notify.net. Hetzelfde account, dezelfde factuur.
Samen bepalen we de uitgavencategorieën, kostenplaatsen, limieten en het goedkeuringsproces, en daarna koppelen we de boekhoudexport. Je eigen implementatiespecialist neemt binnen 24 uur contact met je op.
