Häufige Fragen zur Spesenabrechnung in Österreich

Buchhaltungsunterlagen sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege während der gesamten Frist lesbar und unveränderbar bleiben. 4expenses speichert jeden Beleg mit Erfassungsdatum und Freigabeverlauf.

Das kann zulässig sein, wenn der Scan die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung erfüllt. Entscheidend sind Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Dokumentation des Ablaufs. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Originale vernichten.

Für viele Ausgaben ja. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie aber eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Angaben nach dem UStG. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten erleichterte Anforderungen. 4expenses schlägt Betrag und Steuersatz vor, die Prüfung erfolgt vor der Freigabe.

Taggeld richtet sich nach den gesetzlichen Sätzen, Kilometergeld nach dem amtlichen Satz für den privaten Pkw. 4expenses rechnet nach den Regeln, die Sie je Kategorie hinterlegen, und weist Abweichungen zur Prüfung aus. Die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Taggelder sind in Österreich nur innerhalb der gesetzlichen Voraussetzungen und Sätze steuerfrei. Die Sätze legt der Gesetzgeber fest; 4expenses markiert Beträge, die über Ihre hinterlegte Grenze hinausgehen. Die Behandlung bestätigt Ihr Steuerberater.

Ein Vorschuss wird mit den Spesenabrechnungen verknüpft und bleibt offen, bis die Abrechnung freigegeben ist. Differenzen zwischen Vorschuss und tatsächlichen Ausgaben werden ausgeglichen.

Freigaben richten Sie je Abteilung, Kostenkategorie und Betragsgrenze ein. Oberhalb einer Grenze erfolgt die Freigabe auf einer höheren Stufe, und die freigebende Person sieht Beleg und verbleibendes Budget auf einer Ansicht.

Budgets legen Sie je Abteilung und Projekt fest. Das verbleibende Budget sieht die freigebende Person auf derselben Ansicht wie den Beleg.

Ja. Der freigegebene Stapel lässt sich als CSV exportieren, mit Konten, USt.-Sätzen, Kostenstellen und angehängten Belegen. Den Import in Ihr Buchhaltungsprogramm richtet Ihr Steuerberater ein.

Nein. 4expenses arbeitet mit den Karten, die Ihre Bank bereits ausgibt. Kartenumsätze werden nicht automatisch importiert: Den Beleg erfassen Sie zur jeweiligen Ausgabe.

Die Mitarbeitenden fotografieren den Beleg direkt beim Bezahlen. Die OCR ist auf deutsche und englische Belege abgestimmt; bei Belegen in anderen Sprachen prüfen Sie die Felder vor dem Einreichen selbst.

Nein, wenn der Beleg für die Kategorie als Pflicht hinterlegt ist: Eine Abrechnung lässt sich nicht einreichen, solange der vorgeschriebene Beleg fehlt.