4expenses Dokumentation

Legen Sie das Konto an, importieren Sie die Mitarbeiter (einzeln oder als CSV/Excel-Massenimport) und definieren Sie die Ausgabenkategorien, die Sie in der Buchhaltung ohnehin schon verwenden. Danach ergänzen Sie die Kostenstellen und Projekte, auf die Abrechnungen gebucht werden, sowie die Standardwerte je Mitarbeiter.

Jede Kategorie erhält ein einmalig festgelegtes Buchungsschema. Der genehmigte Buchungsstapel wird mit den Konten, der Umsatzsteuer nach Sätzen, den über die USt-IdNr. identifizierten Partnern und der Kostenstellenzuordnung exportiert — die Nachweise hängen an den jeweils passenden Zeilen.

Sie hinterlegen die Höchstsätze für Verpflegungspauschalen im In- und Ausland (bezogen auf die gesetzlichen Referenzwerte), die Obergrenzen je Ausgabenkategorie und die Limits für Barzahlungen. Die Regeln greifen bereits beim Anlegen der Abrechnung, sodass Überschreitungen zu bewusst übernommenen, nachvollziehbaren Ausnahmen werden statt zu überraschenden Ablehnungen.

Umsätze der Firmenkarte werden anhand von Betrag, Datum und Händler den von den Mitarbeitern hochgeladenen Belegen zugeordnet. Eindeutige Treffer schließen sich; der Rest landet in einer Ausnahmeliste beim Karteninhaber, mit Erinnerungen, bis der Nachweis vorliegt. Der Kartenauszug wird in der Plattform erfasst; einen automatischen Import aus Bankdateiformaten gibt es nicht.

Rollen und Berechtigungen (RBAC) steuern, was jeder Benutzer sieht — der Mitarbeiter nur seine eigenen Abrechnungen, die genehmigende Person das eigene Team, die Finanzabteilung alles, der externe Steuerberater nur die genehmigten Stapel. Anmeldung mit Passwort oder mit dem Google-Konto, für bestehende Konten.

Kurze Video-Tutorials zur Ersteinrichtung, zum Hochladen eines Belegs, zur Genehmigung einer Abrechnung, zum Nachweis eines Vorschusses, zum Abgleich des Kartenauszugs und zum Erzeugen des Buchhaltungsexports — gegliedert nach Benutzerrolle (Administrator, Genehmiger, Mitarbeiter).