Întrebări frecvente

Pentru cheltuieli mici, bonul fiscal poate fi document justificativ dacă are elementele cerute și este însoțit de decontul de cheltuieli întocmit conform OMFP nr. 2634/2015. Pentru a deduce TVA-ul ai însă nevoie de factură emisă pe firmă. În 4expenses configurezi per categorie dacă bonul e suficient sau dacă factura e obligatorie, iar nota nu poate fi trimisă fără documentul cerut — regula devine vizibilă în momentul creării, nu la respingere.

Da. Arhivarea documentelor financiar-contabile rămâne o obligație a firmei, iar bonurile termice se decolorează în câteva luni. Practica recomandată: păstrezi originalul conform politicii tale de arhivare și folosești imaginea din 4expenses ca document de lucru și ca dovadă a conținutului la data încărcării, cu marcaj de timp.

Nu este doar o problemă administrativă. Fără document justificativ, cheltuiala nu poate fi considerată deductibilă la calculul impozitului pe profit (art. 25 din Codul fiscal) și, după caz, o plată făcută de pe cardul firmei poate fi tratată ca avantaj acordat angajatului, cu efecte la impozitare. De aceea lista de excepții din 4expenses atribuie fiecare astfel de sumă unei persoane și o urmărește până la închidere.

Da. Legea nr. 70/2015 stabilește plafoane pentru încasările și plățile în numerar, inclusiv pentru avansurile acordate salariaților. 4expenses marchează operațiunile în numerar separat de cele prin card sau transfer și avertizează la depășirea plafonului configurat, în momentul deciziei — nu la control.

Documentele pot conține date personale, deci sunt tratate ca atare conform GDPR: acces pe roluri (un manager vede doar echipa lui, financiarul vede tot), jurnal de audit al accesărilor și politici de retenție configurabile pe tip de document.

Pentru deplasările interne, nivelul de referință este cel stabilit pentru instituțiile publice (HG nr. 714/2018); la angajatorii privați indemnizația este neimpozabilă în limita a de 2,5 ori acest nivel, iar din 2023 se aplică suplimentar un plafon lunar raportat la salariul de bază, conform Codului fiscal. Pentru deplasările externe referința este stabilită pe țări (HG nr. 518/1995). 4expenses ține aceste praguri ca setări actualizabile și separă, pentru fiecare deplasare, partea neimpozabilă de cea care depășește plafonul.

După regulile privind numărul de ore petrecute în deplasare, care diferă între deplasările interne și cele externe. Aplicația calculează numărul de zile pe baza orelor de plecare și de sosire introduse și afișează explicit raționamentul, ca să poată fi verificat — asta elimină cele mai frecvente dispute dintre angajat și financiar.

Termenul se stabilește prin procedura internă a firmei și se consemnează la acordarea avansului. 4expenses cere explicit un termen la aprobare, trimite memento-uri înainte de expirare și escaladează către responsabil după. Raportul de solduri arată vechimea fiecărei sume deschise.

Diferența devine sumă de plată către angajat și intră în lotul de decontare. Dacă a cheltuit mai puțin, diferența devine sumă de restituit. În ambele cazuri soldul avansului se închide doar după confirmarea operațiunii de regularizare, nu la aprobarea documentelor.

Da, pe baza kilometrilor parcurși și a unui tarif intern configurat, cu traseul și scopul reținute alături de sumă. Dacă se folosește mașina firmei, aplicația marchează tipul de vehicul și modul de utilizare, pentru ca exportul contabil să conțină informația necesară tratamentului corect al TVA (art. 298 din Codul fiscal limitează deducerea la 50% pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv în scop de business).

Nu. Lucrează cu cardurile pe care le ai deja de la banca ta și se ocupă de reconciliere, control și justificare. Tranzacțiile se importă din extras și se potrivesc automat cu bonurile încărcate de angajați, pe baza sumei, datei și comerciantului. Relația cu banca rămâne neatinsă.

Da. Fluxurile se definesc pe departament, pe categorie de cheltuială și pe praguri de sumă, iar o firmă poate rula simultan mai multe configurații. Escaladarea peste un prag se face automat, fără ca angajatul să fie nevoit să știe pe cine să întrebe.

Aprobarea se deleagă automat pe perioada absenței către persoana stabilită, astfel încât deconturile să nu se blocheze. Jurnalul de audit arată cine a aprobat efectiv, în calitate de delegat.

Da. Fiecare categorie de cheltuială poartă o schemă contabilă definită o singură dată, așa că exportul conține deja conturile, defalcarea TVA pe cote, partenerul identificat prin CUI și alocarea pe centre de cost sau proiecte. Documentele justificative pleacă odată cu datele, legate de rândul corespunzător.

Da, printr-un rol dedicat care vede loturile aprobate și documentele justificative, fără acces la restul datelor din aplicație. Astfel nu mai e nevoie de transmiterea lunară a unei arhive pe e-mail.

Pentru o echipă mică, o zi: definești categoriile de cheltuieli, centrele de cost, plafoanele și fluxul de aprobare, apoi inviți angajații. Recomandarea noastră este să pornești cu un singur departament o lună întreagă, ca politicile să se așeze pe cazuri reale, apoi să extinzi pe toată firma.

Lista angajaților cu departamentul din care fac parte, categoriile de cheltuieli pe care le folosești deja în contabilitate și centrele de cost sau proiectele. Totul poate fi importat din Excel; nu ai nevoie de istoricul cheltuielilor pentru a porni.

Ai o perioadă de probă cu acces la module, fără card la înregistrare. Dacă decizi să continui, activezi abonamentul din panou; dacă nu, contul se suspendă automat la final, fără nicio plată.

Da. Dacă administrezi un grup de firme sau ești contabil pentru mai mulți clienți, le gestionezi dintr-un cont centralizat, cu comutare rapidă. Fiecare entitate are categoriile, bugetele și deconturile separate, iar rapoartele se pot consolida pe grup.