Pistă de audit pentru cheltuieli: cine a aprobat, ce document și pe ce bază
Într-o verificare nu se cere suma, ci traseul ei: documentul justificativ, persoana care a aprobat și data. 4expenses păstrează pe fiecare linie datele documentului, textul extras prin OCR și istoricul complet de aprobare. Arhivarea fișierului original rămâne în sarcina firmei — aplicația reține ce s-a aprobat, de către cine și pe ce bază.
Ce rămâne înregistrat pe fiecare cheltuială
Cine a aprobat, când și pe ce sumă
Fiecare pas de aprobare se înregistrează cu persoana, momentul și suma aprobată. Dacă suma se modifică după aprobare, pasul se reia — nu se suprascrie o aprobare dată pe altă valoare.
Delegările de aprobare, înregistrate
Când un aprobator lipsește și dreptul trece temporar la altcineva, delegarea rămâne în evidență cu perioada ei. Altfel, într-un control apare o aprobare dată de o persoană care, pe hârtie, nu avea acest drept.
Datele documentului, legate de linie
Furnizorul, data, suma și textul citit prin OCR rămân legate de linia pe care o susțin, nu ținute într-un dosar separat. Legea contabilității (art. 6 din Legea 82/1991) cere ca orice operațiune să fie consemnată pe bază de document justificativ.
Decontul se blochează după trimitere
Un decont poate fi modificat doar cât este în lucru sau după ce a fost returnat spre corectare. Odată trimis, aplicația refuză orice editare — deci suma aprobată nu poate fi schimbată în urma aprobării.
Referința lotului de export
Fiecare linie trimisă în contabilitate poartă referința lotului în care a plecat, astfel încât o înregistrare contabilă să poată fi urmărită înapoi până la bonul scanat.
Termenul legal de păstrare, explicat
Documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui de încheiere a exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea 82/1991, termen redus de Legea 36/2023). Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (art. 35 alin. (3)). 4expenses nu ține arhiva documentelor originale — o organizezi separat, după politica firmei.
Pista de audit nu este un raport care se generează la cerere, ci o consecință a felului în care se introduc datele: datele documentului legate de linie, aprobarea pe pași și referința lotului de export. 4expenses acoperă acest traseu decizional; păstrarea fișierelor originale pe durata legală rămâne o obligație separată a firmei, pe care o poți acoperi cu un sistem de arhivare electronică.
Întrebări frecvente despre pista de audit
Informațiile fiscale și legale de pe această pagină sunt verificate la 30 iulie 2026 și au caracter informativ — nu constituie consultanță fiscală. Legislația se modifică, iar aplicarea depinde de situația concretă a firmei: confirmă cu contabilul sau consultantul tău înainte de a lua o decizie.
Vezi și
Vezi pe orice cheltuială cine a aprobat-o, când și pe ce bază
Datele documentului legate de linie, aprobatori pe pași, delegări înregistrate și referință de export.